LP - PEC - Top Consult

Con Top Consult gestisci in automatico l’archiviazione di tutta la corrispondenza in entrata ed uscita, PEC e REM comprese, protocolli e conservi digitalmente.

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Perchè usare la PEC?

La Posta Elettronica Certificata è lo strumento telematico di comunicazione obbligatorio utilizzato da imprese e Pubblica Amministrazione.
La PEC garantisce certezza sull’identità del mittente e del destinatario, sull’integrità del messaggio elettronico, sulla data e ora di invio e di consegna perché gli attestati di ricevimento e di spedizione sono firmati digitalmente dai Provider certificati. Legalmente l’utilizzo della PEC è equiparato ad ogni effetto di legge alla notifica tramite raccomandata A/R.

Il Decreto Semplificazioni (art. 37 del D.L. 76/2020) prevede l’obbligo per tutte le imprese di comunicare telematicamente al registro imprese il proprio domicilio digitale, quindi la PEC, entro il 1° ottobre 2020.
In caso di mancata comunicazione del domicilio fiscale, saranno previste sanzioni per i soggetti inadempienti e assegnazione d’ufficio di un domicilio digitale dalla Camera di Commercio per la sola ricezione dei documenti.
La sanzione amministrativa ammonta dai 206€ a 2.064€ per le società e dai 30 ai 1.548€ per le imprese individuali.

È obbligatorio conservare la PEC?

Assolutamente si!

Le aziende per adempiere ai fini civilistici (art. 2220 del Codice Civile) sono tenute a conservare la corrispondenza commerciale (e quindi la PEC) in entrata ed uscita per un periodo minimo di 10 anni. L’art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) stabilisce che la PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta certificata.

La conservazione non è semplice archiviazione in una cartella del pc, o un semplice programma software da comprare; è un servizio, un insieme di elementi che ne determinano la qualità e l’efficacia complessive. Inoltre i cambiamenti introdotti dalle nuove regole normative non sono solo informatici, ma soprattutto organizzativi, richiedono quindi una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un’attività di formazione specializzata.

Da tenere a mente...

È onere dell’utilizzatore della PEC procedere ad una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata. Il Gestore della PEC è obbligato a conservare per 30 mesi i soli log degli invii/ricezioni che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto ma non il contenuto del messaggio PEC... ecco perchè è fondamentale conservare a norma di legge i messaggi PEC!