Prada è il più grande gruppo italiano della moda e del lusso con un fatturato di 3,184 miliardi di euro nell’esercizio fiscale 2016 e più di 12.400 dipendenti in tutto il mondo. Opera con i propri marchi Prada, Miu Miu, Church, Car Shoe, la storica pasticceria milanese Marchesi, e su licenza anche nel settore degli occhiali e dei profumi. I prodotti, fabbricati in 13 unità produttive, di cui 11 in Italia, o creati da fornitori esterni di alta qualità, sono venduti in 70 paesi attraverso una rete diretta di 620 negozi e la presenza nella grande distribuzione.
Progetto finalista
ll Progetto Europeo del Gruppo PRADA per la realizzazione di una Piattaforma Enterprise di Gestione Documentale e Conservazione Digitale si è qualificato per la fase finale del 2017 Digital360 AWARDS.
I numeri che fanno la differenza:
3 piattaforme documentali enterprise con fault tolerance e load balancing per 1.200 utenti contemporanei che gestiscono 6 archivi documentali, 7 archivi di conservazione digitale a norma di legge disponibili per 12 Company in Italia e Europa.
La problematica:
Il gruppo aveva l’esigenza di costruire una gestione centralizzata e armonizzata delle proprie attività operative, articolate e complesse, dislocate in Italia e all’estero, integrando la gestione elettronica dei documenti (prodotti e scambiati in volumi molto elevati) con il sistema gestionale aziendale SAP che controlla tutti gli aspetti amministrativi e contabili.
Altro obiettivo strategico era la dematerializzazione dei documenti in tutta l’azienda, per poter lavorare senza la carta, eliminando i vecchi archivi locali e centrali e rendendo i processi lavorativi digitalizzati, cioè più snelli, veloci e produttivi.
Le soluzioni
Integrazione SAP Ciclo Attivo – Integrazione SAP Ciclo Passivo
Integrazione Stealth – Intercompany
Contabilità e Finanza – Digitalizzazione cartaceo
Fascicolo del Dipendente (HR)
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Finance:
Finance, ciclo attivo e passivo integrati con SAP ERP e STEALTH. HR, gestione del fascicolo di ogni dipendente.
E’ stata installata la piattaforma documentale enterprise TopMedia Social NED di Top Consult, basata su un’architettura potente e robusta anche in condizioni di carico molto elevate. Dotata di alta affidabilità con funzioni di load balancing e fault tolerance, la piattaforma è orientata allo smart working e altamente integrabile.
Per la gestione di tutti i documenti dei flussi gestionali e contabili in Italia e in 10 paesi europei, la piattaforma documentale è integrata con il sistema gestionale SAP, via ArchiveLink, mediante il connettore “Connect per SAP”, appositamente progettato da Top Consult, e con altri gestionali specializzati come ad esempio Stealth.
Viene effettuata in house la conservazione digitale a norma di legge dei documenti fiscali delle diverse aziende italiane: fatture attive e passive, scritture contabili, registri IVA, libri magazzino, ecc.. Si usa il modulo Lex di Top Consult, assieme ai servizi di consulenza legale, organizzativa e applicativa ConLex e ManLex.
Vantaggi Produzione- Finance:
Ottimizzazione delle performance sull’ambiente di gestione;
Maggiore scalabilità in caso di nascita di nuovi archivi
Personale:
Nel settore del Personale, il sistema documentale è inoltre integrato con la soluzione SAP per le risorse umane e gestisce il fascicolo del dipendente (CV, lettere assunzione, contratti e lettere incarico, attribuzione device aziendali come cellulari e tablet, ecc.).
Piattaforma Documentale separata dedicata ad HR. Questa Piattaforma, sostenendo un unico archivio di gestione, potrà sostenere anche il suo archivio di conservazione senza bisogno di una piattaforma dedicata.
Vantaggi produzione – HR:
Separare in modo esplicito l’ambiente HR significa garantire una gestione indipendente delle installazioni (incluse le politiche di aggiornamento e di backup) e di riservatezza
I benefici del progetto documentale, la sparizione della carta:
L’impegnativo progetto di gestione documentale in Prada ha uno sviluppo pluriennale; iniziato nel 2015 con la migrazione delle applicazioni sulla nuova piattaforma TopMedia Social NED e la reingegnerizzazione dei processi per adeguarli ai nuovi scenari evolutivi, sarà completato nel 2018.
Nella piattaforma sono state introdotte anche specifiche modalità di test per le varie categorie di applicazioni, in modo da rendere più semplici e veloci cambiamenti e sviluppi.
Le capacità di scalabilità, robustezza e flessibilità della piattaforma enterprise di Top Consult consentono di sostenere senza problemi ritmi e volumi di tutti i complessi ambienti applicativi di Prada. Ad esempio per le sole applicazioni amministrative e contabili in Italia e nelle consociate collegate a SAP è possibile l’accesso di ben mille utenti contemporanei.
La gestione documentale e le applicazioni di business, mediante il colloquio dati-documenti, sono integrate su scala internazionale. Gli utenti italiani e stranieri possono accedere in pochi secondi alle informazioni necessarie al proprio lavoro: oltre 10 milioni di documenti sono archiviati nel sistema documentale, tutti disponibili in linea.
L’integrazione documentale-gestionale e la progressiva digitalizzazione dei documenti rendono i processi aziendali più fluidi e veloci. La carta viene eliminata in moltissimi processi e spariscono i tradizionali archivi cartacei sia negli uffici sia negli spazi centrali.
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Elementi distintivi e di reale innovatività/originalità della soluzione:
TopMedia Social NED per la gestione documentale e la collaborazione aziendale è una piattaforma di concezione completamente nuova. Affidabile e scalabile, è la prima piattaforma documentale italiana di tipo enterprise, equivalente a quelle dei leader mondiali del settore, ma conforme alle leggi italiane, meno complessa e meno costosa. Ha un’interfaccia utente intuitiva, dotata di funzioni social mutuate da smartphone e social network fruibili su tutti i client, che estende l’uso della gestione documentale anche a manager e mobile worker.
L’integrazione con SAP è realizzata mediante l’apposito “Connettore per SAP” di Top Consult. Tutti i documenti generati da SAP o in ingresso a SAP vengono archiviati nella piattaforma documentale e possono essere consultati direttamente, assieme alle loro correlazioni, dagli utenti SAP e non SAP.
La conservazione digitale dei documenti utilizza il modulo e i servizi specializzati ideati da Top Consult, pioniere della materia, creatore nel ’99 per il Comune di Pesaro del primo esempio in Italia di archivio digitale a norma di legge.
