Workflow documentale
per gestire i processi e ridurre gli errori
Aumenta l'efficienza e minimizza gli errori per ottimizzare i flussi di lavoro
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Workflow documentale: come gestire facilmente i flussi di lavoro
Un software appositamente realizzato per la gestione dei workflow documentali aziendali rappresenta uno strumento prezioso per aumentare l’efficienza interna, ridurre tempi di lavorazione, minimizzare i rischi di errore e innalzare il livello di collaborazione. Più il sistema è evoluto, maggiori saranno gli effetti positivi sperimentati dalle aziende che lo adottano.
Con l’integrazione del sistema documentale con applicativi che supportano il business si possono ottenere molti vantaggi in termini di condivisione delle informazioni e interscambio aggiornato di dati che, ancora di più, favoriranno abbattimento dei silos di informazioni, immediatezza nell’allineamento tra team e la creazione di workflow collaborativo all’insegna dell’efficienza.
Cos’è il workflow documentale
Con il termine workflow si vuole indicare l’azione di segmentare un processo in tante piccole attività, che generano un flusso di lavoro.
Un workflow documentale può riguardare qualsiasi genere di documento, dagli ordini ai contratti, dai verbali alle informative inerenti a qualità e privacy sino a tutto ciò che riguarda amministrazione, legal e finance. Razionalizzare le procedure che riguardano i flussi documentali e creare flussi di lavoro risulta infatti utile per qualsiasi business unit, semplificando le attività degli addetti e mettendole al riparo da rischi di dimenticanze o distrazioni.
Come implementare un workflow con il software documentale
Un software per il workflow documentale ha una funzione strategica quando viene implementato in processi che comportano lo svolgimento di più attività a opera di diversi soggetti che collaborano a un comune obiettivo.
Tale ruolo è riconducibile al fatto che i sistemi disegnati per supportare i processi sono in grado di interpretare procedure e regole, aiutano a organizzare una distribuzione del lavoro efficiente e promuovono una cultura aziendale improntata alla comunicazione e alla collaborazione.
Le piattaforme realizzate per organizzare i flussi documentali e i workflow per la gestione dei processi sono grandi database che integrano tutte le informazioni aziendali:
- Raccolgono i dati tradizionalmente archiviati dalle aziende ricevuti dall’esterno ma anche i dati prodotti nello svolgimento dei task
- Elaborano i dati per garantire piena consapevolezza alle aziende in merito al proprio modo di lavorare
- Offrono i suggerimenti utili a migliorare time to market e qualità
In pratica, i software per il workflow management dei documenti funzionano come dei motori che, se alimentati con dati e regole, consentono la produzione di modelli di lavoro efficienti, che coinvolgono sempre e solo gli addetti opportuni e rendono più facile al top management verificare quando vi sia il bisogno di intervenire per ottimizzare le lavorazioni.
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Sistema di workflow documentale aziendale, come fare
Acquisire un prodotto che consenta la gestione dei workflow è relativamente semplice: è sufficiente affidarsi al giusto partner tecnologico e identificare la soluzione più utile alle proprie necessità. Questa tecnologia è ormai alla portata di tutte le imprese, incluse le più piccole.
Per implementare un software per la gestione dei flussi documentali sono necessari alcuni passaggi fondamentali. Per questo, affidarsi ad un partner che possa vantare anni di esperienza è molto utile.
Le aziende devono, infatti, esaminare i vari documenti che usano per lavorare, classificarli, porre i criteri per indicizzarli e fare in modo che possano essere facilmente identificabili e recuperabili. Così facendo si può istruire il sistema e, d’altra parte, è più facile identificare i soggetti da coinvolgere per la loro formazione/modifica/firma eccetera.
Workflow documentale aziendale in 4 punti
Quali sono i vantaggi del flusso di lavoro automatico
l fine ultimo per cui si determinano flussi di lavoro automatico è porre al centro del workflow l’utente. Più nello specifico, l’obiettivo può essere considerato duplice: incrementare la produttività degli addetti e facilitare il processo decisionale del management che si occupa delle attività, promuovendo automazione dei processi aziendali.
In particolare, i benefici che si ottengono dall’uso di software per il workflow documentale sono:
Maggiore trasparenza
Maggiore trasparenza sia dal punto di vista della conoscenza sia delle responsabilità dei singoli in merito a una certa attività.
Incremento della collaborazione
Incremento della collaborazione grazie ad aggiornamenti in tempo reale sugli sviluppi dei vari progetti.
Diminuzione dei rischi di errori
Diminuzione dei rischi di errori grazie alla possibilità di sfruttare automatismi che servano ad un corretto trasferimento dei documenti e alla tracciabilità delle modifiche.
Evitare il ricorso alla posta elettronica
Possibilità di evitare il ricorso alla posta elettronica o, in generale, a soluzioni più tradizionali e meno sicure di condivisione della conoscenza.
Definizione di uno spazio comune digitale
Definizione di uno spazio comune digitale dove collaborare in piena sicurezza.
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Esempi di workflow
Sequenziale o parallelo, gerarchico o basato su eventi: i tipi di workflow possono essere molteplici. Alcuni esempi pratici di workflow aziendali possono essere:
Gestione degli acquisti
Gestione delle vendite
Customer care management
Contrattualistica per l’assunzione HR
Flusso di documentazione inerente alla logistica
TopMedia Social NED, la piattaforma progettata per facilitare il lavoro e la collaborazione
La piattaforma software per la gestione documentale TopMedia Social NED è stata appositamente progettata da Top Consult per essere l’elemento imprescindibile su cui fondare una reingegnerizzazione dei processi all’insegna del concetto di Workflow collaborativo. La soluzione, infatti, è in grado di gestire in piena sicurezza qualsiasi tipologia di documento in modo da rispondere alle esigenze di tutte le business unit aziendali, dalla produzione all’HR.
Obiettivo del prodotto è sempre stato migliorare i metodi di lavoro, per semplificare e automatizzare i singoli task. Ciò significa poter creare nuovi e più efficaci flussi di lavoro che coinvolgano in modo immediato tutti coloro che ci lavorano. I servizi offerti nel contesto di TopMedia Social NED concorrono a far sì che ogni documento sia sempre gestito, catalogato, segnalato, condiviso, modificato, firmato nel migliore dei modi e nel più breve tempo possibile.
Case study
L’azienda ha beneficiato di un’innovativa maniera di fare document management grazie all’uso di diversi strumenti. A questo si è poi aggiunta la possibilità di instaurare workflow approvativi che contemplano la firma elettronica.
Grazie alla tecnologia Top Consult, le aziende possono, infatti, cominciare a sperimentare i benefici dell’ottimizzazione dei workflow documentali in alcuni contesti per poi ampliare il raggio di azione di tale tecnologia ad altri reparti e processi.
Il workflow documentale e collaborativo di Top Consult
Il sistema è diventato collaborativo e l'utente smart
Con il Workflow Collaborativo, SocialFlow per Top Consult, l’utente è sempre partecipe e informato, interagisce con gli altri utenti e con i processi in modo attivo, ha sempre la visione d’insieme di tutti i processi in cui è coinvolto.
Social Flow integra fra loro le funzionalità dei moduli software Case Flow e Workflow. Il primo consente la gestione collaborativa delle pratiche ed il secondo l’automazione collaborativa dei flussi documentali. Nel caso di processi molto articolati la possibilità di integrare automaticamente le pratiche con i flussi documentali semplifica di molto il modo di lavorare degli utenti. Al termine di un flusso documentale ad esempio potrà essere aperta automaticamente una pratica archiviando in essa i documenti. Viceversa archiviando un documento in una pratica si potrà avviare automaticamente un flusso documentale.
In entrambi i casi gli utenti e il sistema operano in modalità collaborativa e tutte le conversazioni avvenute tra gli utenti o gli automatismi innescati dal sistema sono memorizzati nella bacheca che ha accompagnato il processo nella sua esecuzione. La storia di quello che è successo è archiviata automaticamente nella pratica con i relativi riferimenti ai documenti e ai flussi avvenuti.
Workflow Collaborativo per lavorare in modalità smart!
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Integrazione di sistemi esistenti con il software per la gestione del workflow documentale
Sempre più le aziende ricorrono ad applicativi informatici per gestire la quotidianità. ERP – Enterprise resource planning, CRM – Customer relationship management, SCM – Supply chain management sono i principali applicativi che consentono alle aziende di innovare le loro metodologie operative rendendo l’organizzazione nel suo complesso più competitiva.
Integrare questi software con quello per la gestione dei workflow documentali vuol dire incrementare ulteriormente il livello di efficienza. Qualsiasi gestionale si basa, infatti, sui dati che solitamente sono contenuti in documenti prodotti in azienda o ricevuti da partner e clienti.
Avere un archivio unico dove recuperare tutta il patrimonio conoscitivo (aggiornato e non ridondante) si traduce nella possibilità di correlare in modo più efficiente tutto il know how. Il sistema documentale si occuperà di fare tutte le elaborazioni in modo automatico e semi automatico per restituire sempre una visione globale della situazione aziendale.
GDPR compliance e sicurezza nel processo di workflow
Impostando un flusso di lavoro automatico, le aziende hanno l’opportunità di definire le proprie attività in base alle normative vigenti che fanno riferimento al GDPR – General Data Protection Regulation.
Tra le principali novità introdotte da tale regolamento vi è l’obbligo di dare garanzia “by default” di privacy e sicurezza dei dati quando si disegna un servizio. Inoltre, è possibile configurare processi e flussi documentali che li caratterizzano tenendo presente il Privacy Impact Assesment al fine di una corretta valutazione dei rischi di ogni singolo trattamento di dati.
Tutto ciò consente da un lato all’azienda di esporsi meno ai rischi di errori di conformità e, dall’altro, di essere maggiormente reattiva in caso di problemi.
FAQ sul workflow documentale
Gli strumenti per la gestione del workflow documentale rappresentano un alleato prezioso perché consentono in primo luogo di facilitare la creazione, organizzazione e condivisione dei dati; di innalzare il livello di sicurezza degli accessi alle informazioni; di diminuire il rischio di errori o smarrimenti e, infine, di porre una solida base per la digitalizzazione dei processi, da quelli amministrativi all’intera supply chain, sino a quelli relativi all’ambito human resource.
Gestione documentale e conservazione dei documenti sono due aspetti delicati che riguardano il business aziendale nel suo complesso. Digitalizzare i processi documentali significa avere i presupposti concreti per rivedere completamente i processi nell’ottica di un risparmio sui costi, ma soprattutto, di una maggiore efficienza.
Dal punto di vista pratico, fare una completa ed efficace gestione documentale garantisce il trattamento dell’intero ciclo di vita dei documenti, dalla loro produzione (o acquisizione da fonti esterne) alla loro conservazione. Tutto questo presuppone che vi siano le premesse tecniche e organizzative per facilitare l’interscambio di dati e agevolare la fruizione dei documenti da parte di tutti coloro che sono coinvolti nel trattamento, ovunque essi siano e qualunque sia il dispositivo che stanno utilizzando.
Con workflow management si fa riferimento a teorie e strumenti che consentono di gestire al meglio i gruppi di lavoro in ottica collaborativa. In tale logica ogni azienda configura modelli che implicano più attività e che concorrono alla realizzazione di un obiettivo comune. Per supportare tutto questo sul mercato vi sono software specifici che interpretano regole e procedure, agevolano la comunicazione e promuovono un’efficace distribuzione dei compiti.
Il fine ultimo di tali applicativi è quello di aumentare l’efficienza complessiva, la flessibilità dell’organizzazione e permettendo un puntuale controllo dei processi.
Nei processi strutturati il workflow tradizionale, gestito dal software gestionale, automatizza l’utente ingabbiandolo in una serie di passi precodificati attivati via email che irrigidiscono il lavoro.
In questa realtà abbiamo pensato di creare una soluzione innovativa, dove diciamo Sì alle regole ma anche alla flessibilità, creando il “Workflow Collaborativo”, che fa lavorare l’utente in modo “smart” ed evoluto nei processi aziendali strutturati. Nell’articolo andremmo a capire come un workflow collaborativo può semplificare i processi strutturati e approfondiremo le differenze e le peculiarità rispetto ai workflow tradizionali.
L’obiettivo principale di Top Consult nella realizzazione del modulo per la gestione del workflow documentale della propria piattaforma TopMedia Social NED era quello di offrire una soluzione semplice, utilizzabile dai dipendenti e collaboratori aziendali che non abbiano particolari competenze tecniche. Per garantire tale facilità di utilizzo, la software house torinese ha optato per uno strumento che consentisse di disegnare un workflow grafico, di delineare diagrammi di flusso in modo intuitivo mediante righe ed elementi semplici da riconoscere, ovviamente quindi senza la necessità di avere skill di programmazione.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
Accedi ai webcast di Top Consult sulla Gestione Documentale.
Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
