I benefici dei progetti collaborativi nell’esperienza diretta di due imprese di diverse dimensioni
GEA: come ti costruisco il “WhatsApp” aziendale!
“La mia idea era quella di costruire una specie di “WhatsApp” aziendale – dice Adriano Braghieri, General Manager di GEA, piccola e innovativa società di Settimo Milanese specializzata in sistemi di disinfestazione e di monitoraggio degli infestanti delle derrate e degli ambienti. La disponibilità degli strumenti collaborativi di Top Consult ci ha consentito di realizzarla concretamente e di cominciare a lavorare mediante gruppi di lavoro che condividono file e problematiche”.
“Coinvolgere le persone attorno ad un progetto comune, in cui tutti possono dare un contributo diretto, è uno stimolo alla partecipazione attiva”
GEA è un’azienda conto-terzista di produzione, impegnata ogni giorno nello sviluppo di prodotti a marchio del cliente; da gennaio, per tutti i nuovi prodotti viene lanciato un gruppo di lavoro collaborativo che deve gestire la commessa portando a compimento il progetto in tempi ragionevoli. Un tipico gruppo è composto ad esempio da una persona acquisti, commerciale di riferimento, manager, controllo qualità e responsabile produzione. Ad oggi nello sviluppo prodotti sono un centinaio i progetti toccati dal nuovo modo di lavorare in forma collaborativa. Altri gruppi di lavoro, più ampi, riguardano la qualità; più avanti si valuterà anche l’uso, per i progetti più complessi, della gestione collaborativa delle pratiche (CaseFlow).
“La logica del Collaboration è vincente, perché è un modo di lavorare completamente nuovo ed elimina le email”
Un dato positivo è proprio la facilità di attivazione del gruppo di lavoro, dovuta al fatto che in pratica è un “WhatsApp” e non richiede conoscenze particolari visto che le persone lo usano già con i loro smartphone a casa e nel tempo libero. Braghieri partecipa direttamente a pochi gruppi di lavoro, quelli di competenza diretta o per sviluppi fuori standard che richiedono investimenti a monte o cambiamenti nei processi. Un’assistente dell’ufficio tecnico è stata chiamata a coordinare gruppi di lavoro e funzioni partecipanti. “Il nuovo modo di lavorare è stato un investimento sicuramente positivo – aggiunge Braghieri – sta prendendo piede e deve consolidarsi; da solo non può fare miracoli e le resistenze al cambiamento non mancano mai. Ma coinvolgere le persone attorno a un progetto comune, in cui tutti possono dare un contributo diretto, è uno stimolo alla partecipazione attiva. E poi l’uso di notifiche e bacheca al posto delle email è un grosso passo avanti che consente di ridurre un problema comune a tutti; il nostro firewall ad esempio ha filtrato 5.000 email spam in pochi giorni. Ridurre le email vuol dire non solo perdere meno tempo per leggerle, smistarle e archiviarle, ma anche ridurre i rischi di intrusione e cryptolocker”.
