In Tirrenia – Compagnia Italiana di Navigazione la gestione documentale è il perno su cui ruota l’ambizioso progetto di rinnovamento basato su processi aziendali innovativi e digitalizzati
Nel 2012 Tirrenia, la storica società di navigazione marittima dello Stato fondata nel 1936, è stata privatizzata. Compagnia Italiana di Navigazione (CIN) si è aggiudicata la gara di privatizzazione acquisendo il controllo della società. Tirrenia-Compagnia Italiana di Navigazione, con sede legale a Cagliari e sede operativa a Napoli, 1.300 dipendenti e una flotta di 18 navi merci e passeggeri fra le più moderne del Mediterraneo, è leader in Italia e uno dei principali operatori marittimi europei. E’ titolare del servizio pubblico di collegamento con Sardegna e Sicilia e con le Isole Tremiti, ed opera anche nei collegamenti con la Spagna e la Tunisia, grazie alle partnership con Balearia e Cotunav.
Tirrenia-CIN – “Il tema della gestione elettronica dei documenti acquista … una connotazione particolarmente rilevante per il rinnovamento dell’azienda”
Come è nato il Progetto Azienda Paperless?
Tirrenia-Compagnia Italiana di Navigazione, la società nata dalla privatizzazione di Tirrenia nel 2012, è ora impegnata in un grande progetto di rinnovamento e di sviluppo per riguadagnare in pieno tutta l’efficienza e competitività necessarie. Di questo ambizioso progetto, imperniato sull’Information Technology e sul ruolo fondamentale della Gestione Documentale, parliamo con Paolo Cozzi, CIO di Tirrenia-CIN.
“La nostra società, che ha alle spalle una storia lunga e prestigiosa, a causa del periodo di amministrazione controllata e straordinaria e poi del processo di privatizzazione, è rimasta per molti anni ferma in una specie di limbo che per di più si aggiungeva alle logiche precedenti della gestione pubblica. Nel luglio 2012 Tirrenia è passata alla gestione privata, con il rinnovamento del management e un nuovo forte orientamento al mercato. Il tema della gestione elettronica dei documenti acquista in questo quadro una connotazione particolarmente rilevante per il “rinnovamento” dell’azienda. Al centro della nuova filosofia di gestione, anche per la volontà del top management, c’è la creazione di processi aziendali e manageriali più innovativi e digitalizzati, che eliminano sempre più il tradizionale ricorso all’uso della carta. Per noi questa è una sfida impegnativa e audace, anche perché va condotta in una realtà di risorse umane, in gran parte presenti in azienda da 20 o 30 anni, abituate a metodi di lavoro tradizionali. Recentemente c’è stato il trasloco dalla vecchia sede – ubicata in un palazzo storico di Napoli – a una nuova location più moderna ma di dimensioni minori sia negli spazi operativi che in quelli di archivio. Cambiando sede abbiamo colto la palla al balzo e anziché portarci dietro la montagna di carta accumulata, abbiamo condotto una massiccia operazione di dematerializzazione dei vecchi archivi rendendoli disponibili in formato digitale. Evitando così tutti i problemi di spazio, di stoccaggio e di manutenzione nei nuovi uffici, ma anche – mediante le nuove procedure digitali – la produzione in pochi anni di una nuova montagna di carta con tutti i suoi problemi logistici. Al di là delle ragioni pratiche e del contenimento dei costi legati alla produzione e gestione della carta, c’è anche un ragionamento strategico connesso alle problematiche di processo: mentre la carta impone di lavorare in un certo modo, lento e superato, le aziende moderne che si muovono sul mercato devono essere sempre più flessibili e reattive, e le tecnologie digitali sono l’unico reale abilitatore di processi più rapidi ed efficienti. Infine, questo corso ci permette di seguire la nuova strategia intrapresa dall’azienda per il risparmio e l’efficienza energetica”.
Qual è il ruolo di Top Consult in questo processo di rinnovamento?
“Con molti fornitori IT noi abbiamo messo un tratto di penna sul contratto e voltato pagina cercando soluzioni alternative. Top Consult, con cui collaboriamo con successo già da molti anni e abbiamo un ottimo rapporto di partnership, ci ha sempre prospettato soluzioni molto valide e innovative: sulla gestione documentale non abbiamo quindi fatto alcuna vendor selection alternativa, abbiamo scelto di continuare la collaborazione accelerando così i processi di rinnovamento ed estendendo la gestione elettronica dei documenti a diverse nuove aree applicative. Anzi, alla fine dell’anno scorso, abbiamo acquisito la nuova piattaforma TopMedia Social NED, stiamo migrando su questa le nostre applicazioni e studiandone di nuove basate sulle funzionalità innovative del sistema”.
A che punto è l’integrazione fra sistema documentale e ERP?
“L’integrazione è già funzionante. Una delle prime applicazioni integrate è quella del ciclo passivo, una delle aree aziendali che produceva grandi volumi di carta e una delle prime ad essere digitalizzata per lavorare paperless. E proprio il responsabile dell’Ufficio Acquisti, abituato da sempre a lavorare su schede cartacee per autorizzare gli acquisti, è stato fra l’altro da subito uno dei più convinti sostenitori del nuovo processo: ora questo è interamente gestibile in formato digitale attraverso la soluzione TopMedia integrata con il nostro sistema ERP, cioè SAP; le varie richieste d’acquisto possono richiamare direttamente i preventivi dei vari fornitori o gli ordini di acquisto prodotti dal gestionale. L’integrazione riguarda anche il ciclo attivo, interessato nel 2014 dall’impegnativa scadenza della fattura elettronica PA. Pur non avendo grandi volumi di fatture verso gli enti pubblici, come titolare della convenzione con lo Stato per i trasporti con le Isole Tirrenia percepisce sovvenzioni pubbliche e fattura al Ministero dei Trasporti o della Giustizia il costo dei viaggi effettuati da personale pubblico o da forze di sicurezza. Per la fattura elettronica PA il fornitore ERP ci aveva progettato una soluzione onerosa e costosa per l’implementazione, la gestione e gli aggiornamenti; con il supporto di Top Consult abbiamo invece realizzato in house una soluzione semplice, pronta in tempi brevi, che ha rispettato senza problemi obblighi e termini. SAP crea la fattura XML, poi ci pensa Top Consult ad archiviare le fatture, firmarle, spedirle allo SDI, monitorarne la ricezione con FEPA Distiller, ed effettuarne la conservazione digitale a norma”.
Quali sono le altre principali applicazioni documentali in corso e allo studio?
“Nel settore del Personale, il Libro Unico del Lavoro del personale non viaggiante è interamente digitalizzato e soggetto a conservazione sostitutiva già da tempo. Di prossima realizzazione è invece l’accesso online dei dipendenti al proprio cedolino stipendio: sul nostro portale Intranet i dipendenti avranno la possibilità di consultare gli stipendi (emessi dal sistema paghe ed archiviati in TopMedia). L’integrazione con il sistema documentale avverrà facendo colloquiare Social NED con il portale, in modo trasparente per l’utente. Sempre nel settore del Personale, è digitalizzata tutta la corposa documentazione del personale navigante, con alert sulle scadenze di certificati e corsi obbligatori per legge. Un’altra importante applicazione è la riorganizzazione dell’Ufficio Postale interno, con la digitalizzazione della corrispondenza, la sua distribuzione in forma elettronica e la conservazione digitale, il tutto mediante TopMedia Social NED”.
Con TopMedia Social NED gestione “viva” dei documenti
La gestione documentale è presente in Tirrenia con i sistemi Top Consult già da una decina d’anni; alla fine del 2014 è stata installata la nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED e avviata la migrazione delle applicazioni, che potranno così sfruttarne tutte le caratteristiche innovative. Nel ciclo passivo, in corso di integrazione con SAP, si automatizza il lavoro dell’Ufficio Acquisti, si rende possibile la navigazione tra i documenti correlati, si archiviano le fatture elettroniche a norma. Nel ciclo attivo, che viene strutturato con l’integrazione SAP, la correlazione fra documenti e la conservazione digitale a norma dei documenti fiscali (comprese fatture elettroniche PA e non), si gestiscono anche DDT, biglietti passeggeri, polizze merci, corrispondenza, ecc. L’Ufficio Postale interno verrà riorganizzato con la digitalizzazione della corrispondenza, la distribuzione elettronica, la correlazione dei documenti, la conservazione digitale; i documenti in ingresso e in uscita saranno protocollati. Per l’Ufficio del Personale, il Libro Unico del Lavoro del personale non viaggiante viene conservato in modalità digitale, mentre i dipendenti potranno consultare i propri cedolini via web sul portale Intranet, che colloquia con il sistema documentale. Altri interventi potenzieranno le applicazioni per l’Ufficio Tecnico (soprattutto disegni), l’Ufficio Sicurezza (documenti sicurezza navi, certificati, documenti per autorità portuali) e l’Ufficio Legale (contratti e corrispondenza). Oggi gli utenti documentali sono una cinquantina, a regime si allargheranno a tutto il personale amministrativo e non della sede centrale. Gli utenti usano i documenti elettronici per il loro lavoro quotidiano: non c’è quindi digitalizzazione statica del documento che rimane in archivio, ma gestione “viva” nei processi di lavoro.
“Al centro della nuova filosofia di gestione c’è la creazione di processi aziendali e manageriali più innovativi e digitalizzati, che eliminano sempre più il ricorso all’uso della carta”
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