7 step per creare e implementare una strategia di Document Management

I sistemi di Document Management (gestione documentale in italiano) consentono di creare, gestire, condividere, archiviare il patrimonio di conoscenza delle aziende nel modo più pratico e veloce possibile. Le soluzioni software in quest’ambito permettono, in concreto, di seguire tutto il ciclo di vita dei documenti. E con questi ultimi, di fatto, si intendono tutti i processi aziendali che dai documenti stessi dipendono: si pensi, solo per fare qualche esempio a quanto concerne una fattura, così come alle informazioni da raccogliere per un contratto di assunzione o da condividere per i disegni di prodotto.

La tecnologia che sta alla base delle soluzioni di Document Management è semplice da utilizzare, ma richiede una strategia precisa a livello di impresa, data la delicatezza del suo ruolo. Si vanno infatti a toccare importanti ambiti aziendali, dall’amministrazione alle risorse umane passando per gli uffici di produzione e approvvigionamento, coinvolgendo quindi più figure. Adottare in azienda la gestione documentale elettronica comporta un percorso composto da una serie di step.

Il fine ultimo di tutto questo è annullare le inefficienze e promuovere la creazione di nuovi servizi che, grazie all’uso di dati più facilmente condivisibili, possano semplificare le attività innescando un interessante circolo virtuoso.

 I 7 passi fondamentali per implementare una strategia di Document Management

Per far sì che una soluzione di Document Management risulti davvero efficace, venga utilizzata da tutti gli addetti e permetta all’organizzazione di sfruttarne tutti i benefici possibili, la sua introduzione deve essere gestita in modo opportuno. Serve che l’organizzazione, tutta o in parte a seconda di ciò che si vuole digitalizzare, sia coinvolta e dia il proprio contributo. Vediamo come.

1. Organizzazione di un file management team, con il relativo responsabile
   Nel momento in cui le aziende stabiliscono di aver bisogno per uno o più dei propri flussi documentali di tool digitali, serve identificare un team (che includa CIO, top management e/o responsabili di processo) che abbia la responsabilità di scegliere la tecnologia, poi stabilire la pianificazione di adozione, incluse le date in cui si andranno a realizzare tutte le fasi del progetto, quali integrazioni sono necessarie e come eseguirle. Le persone che si occuperanno dell’adozione non saranno a tempo pieno sul progetto ma non si dovranno esimere dall’offrire il proprio contributo in più momenti. Il loro supporto sarà particolarmente importante nella seconda tappa della roadmap verso il Document Management, ovvero quella dedicata all’analisi dei processi.
2. Analisi del processo attuale e individuazione delle inefficienze del workflow documentale (con il relativo impatto sui costi)
   Osservare nel dettaglio la situazione esistente è importantissimo per capire dove servono interventi (per esempio, in che punto del percorso di un documento si determinino rallentamenti nei processi, si verifichino colli di bottiglia o vi siano rischi di errori e così via). Bisogna capire come sono ricevuti i documenti e da chi, in che modo vengono gestiti e dove, quanto tempo serve per recuperarli, chi li modifica e via dicendo.
3. Identificazione dei documenti coinvolti
   In ciascun device in possesso di impiegati e collaboratori così come nei server aziendali esiste una vastissima quantità di documenti che vanno dai file personali alle informazioni sui clienti, passando per tutti i materiali utili allo svolgimento delle mansioni. Fare un inventario di ciò che vi è nei sempre più ampi perimetri aziendali è un ulteriore fondamento sui cui basare una strategia di Document Management che risulti vincente.
4. Descrizione della nuova strategia
   A questo punto il team ha tutti i dati per disegnare la strategia di gestione documentale che includa dalla ricezione o produzione dei file, alle loro verifiche sino alla conservazione ed eventuale cancellazione quando non dovessero più essere necessari. È possibile lavorare alla digitalizzazione di un solo flusso documentale (per esempio, in ambito amministrativo) ma sicuramente ci si renderà presto conto che la maggiore efficienza si ottiene se tutta la struttura viene coinvolta. Tutti i dipartimenti aziendali si devono scambiare informazioni per portare a termine le proprie mansioni. Per esempio, far interoperare documenti digitali e cartacei rappresenta inevitabilmente delle perdite di tempo.
5. Ottimizzazione dei documenti e categorizzazione degli stessi in piena sicurezza
   Istruire i sistemi affinché validino e facciano procedere solo documenti completi, non ridondanti e rispondenti alle normative che li regolano è uno step delicato ma imprescindibile. Ugualmente lo è categorizzarli perché siano integrati nel workflow e facilmente identificabili. E tutto questo tenendo presenti le normative che regolano privacy e sicurezza dei dati sensibili. Le gestionali piattaforme documentali più evolute sono impostate per supportare le aziende nell’essere compliant alla legislazione.
6. Definizione delle nuove procedure e delle gerarchie di accesso
   Grazie a tutto il lavoro fin qui descritto, e sulla base di cooperazione e allineamento tra management, personale IT e operativo, è possibile delineare ciò che occorre fare, tutte le nuove pratiche da eseguire, perché la strategia diventi realtà. Servirà sviluppare specifiche funzioni da un lato e, dall’altro, far sì che ciascun documento sia sempre disponibile per coloro (e solo per loro) a cui serve. Ogni passaggio deve essere definito, eventualmente se possibile automatizzato, secondo i parametri e i KPI desiderati, in maniera che il processo documentale sia scorrevole e corretto. Per essere sempre certi di condurre al meglio le procedure sono da prevedere feedback costanti e tali da permettere eventuali correzioni.
7. Implementazione della strategia che poi nel tempo deve essere allineata alle esigenze e in base ai feedback che si ricevono
   In conclusione, non resterà che applicare le linee strategiche e procedurali. Vi saranno sempre margini di miglioramento, ma la tecnologia stessa sarà complice a tal proposito offrendo funzionalità sempre nuove.