Archiviazione documentale: benefici e soluzioni per farla al meglio

L’archiviazione documentale è il processo di organizzazione, memorizzazione, gestione e protezione dei documenti siano essi in formato fisico o elettronici. Obiettivo di tale processo è mettere al sicuro e garantire facile accesso alle informazioni contenute nei documenti stessi.

Nel caso del processo digitale, esso parte con il recepimento di file (o la dematerializzazione) e si conclude o con la semplice archiviazione digitale dei documenti in un database strutturato o con la conservazione a norma, quando si tratti di documenti che possono essere utilizzati in sedi legali, di audit e verifiche di autorità.

Posto che archiviare documenti è una necessità è importante considerare il fatto che possa rappresentare un fattore strategico di competitività. In un’ottica di sempre maggiore digitalizzazione, un’efficace gestione del processo di archiviazione dei documenti è utile per valorizzare tutti i dati contenuti nei documenti e ottenerne un ritorno concreto.

Costruire un archivio documentale significa potersi avvalere di una risorsa strategica per innovare il modo di fare business a tutti i livelli, dal processo decisionale, alla trasparenza rispetto ai clienti passando per la possibilità di offrire nuovi servizi.

Piattaforme evolute di gestione documentale, quali TopMedia Social Ned di Top Consult consentono un ulteriore passo in più promuovendo anche rivoluzionarie modalità di interazione all’interno dell’azienda e con i partner di filiera.

Cosa si intende con archiviazione documentale

Con archiviazione documentale si intende tanto il processo di creazione di archivi cartacei quanto quello di registrazione digitale su hard disk o server oppure sfruttando il cloud. È possibile servirsi di appositi software acquisiti su licenza o erogati in cloud. L’archiviazione documentale (a differenza, come si vedrà, della conservazione a norma) non è regolamentata e ogni azienda può decidere come agire.

Certo è che i punti fissi da tenere presenti sono:

• la reperibilità nel tempo
• i rischi di danneggiamento degli spazi se si scelgono archivi fisici;
• pericoli di obsolescenza tecnologica

La conservazione digitale è invece un processo regolamentato e ben definito. Come stabilito nell’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale che ne detta i principi è “l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. Essa deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Così facendo i documenti da archiviare avranno valenza legale.

Tipologie di archiviazione documentale

Esistono differenti metodologie per predisporre un archivio documentale e provvedere all’organizzazione e gestione dei documenti. Qui di seguito i principali pro e contro che le caratterizzano.

• Archiviazione documenti cartacei. Scaffali e armadi pieni di carta in stanze dedicate: questo è il metodo tradizionale che determina vari problemi e di cui si fa fatica a trovare vantaggi. I depositi di carta sono dispendiosi da tanti punti di vista (si rischia prima di tutto di esaurire lo spazio). D’altra parte, è lungo sia il lavoro di archiviazione che di recupero e riallocazione di ciò di cui si ha bisogno.
• Archiviazione documentale digitale. In questo caso, si sfrutta la tecnologia. Si superano, dunque, tutti i limiti dettati dal cartaceo ma si scontano le problematiche inerenti agli investimenti in hardware, software e competenze per realizzare nuove soluzioni di archiviazione.
• Gestione documentale in cloud dell’archivio documenti. Vi sono vari provider che offrono spazio in cui collocare i propri file. Si tratta di un’opzione sicuramente flessibile, che assicura piena accessibilità sempre e ovunque e non richiede costi di infrastruttura e di conseguente manutenzione. D’altra parte, ottima soluzione per esempio per i privati, genera preoccupazione dal punto di vista della data privacy e dei costi se si pensa all’utenza aziendale.
• Archiviazione ibrida. Le aziende possono adottare varie strategie combinando supporti cartacei e cloud a seconda di come organizzano i propri processi. Per esempio, potrebbero decidere di tenere in cloud i documenti più recenti e quotidianamente in uso e ricorrere agli archivi fisici per i più vecchi. Si tratta, sicuramente, di una opzione che offre vari margini di flessibilità ma, allo stesso, tempo può risultare complessa da gestire e onerosa dal punto di vista economico.
• Adozione di soluzioni per la gestione documentale elettronica. I software specializzati oltre a rendere più efficienti i processi documentali offrono funzionalità esclusive quali quelle di ricerca, di gestione delle diverse versioni dei documenti, di controllo degli accessi. Inoltre, promuovono integrazione applicativa con tutto ciò che questa comporta.

Vediamo, qui di seguito, più nel dettaglio, i benefici generati dall’archiviazione documentale digitale effettuata con sistemi ad hoc.

Vantaggi dell’archiviazione documentale

Introdurre una piattaforma per la gestione documentale e archiviazione documentale elettronica comporta sicuramente un certo investimento nella piattaforma (investimento che può essere legato all’acquisto di una licenza o all’uso di un servizio in cloud) e nella necessità di riorganizzare i processi e formare il personale.

In particolare, quest’ultime sono attività che generano momenti di discontinuità operativa. Avvalendosi di un partner tecnologico esperto e referenziato, tale cambiamento può essere accompagnato in modo che l’utente sperimenti nel breve tempo tutti i vantaggi che la tecnologia può favorire.

• Riduzione dei costi. La gestione tradizionale dei documenti comporta tempi e spese più elevati rispetto a quanto avviene sfruttando soluzioni digitali. Tutto il processo documentale è più veloce e in larga parte automatizzato, permettendo agli addetti di essere più produttivi in ambiti a maggior valore e, anche, più soddisfatti.
• Efficienza operativa. Le attività sono svolte più velocemente e con minor margine di errore. Nessun collaboratore dell’organizzazione documenti dovrà più addentrarsi nei criteri di archiviazione, ma al contrario, avrà a disposizione tutto quel che gli serve rivolgendo semplici interrogazioni al sistema.
• Accessibilità e tracciabilità delle informazioni. Soprattutto se si utilizzano applicativi in cloud, sarà sempre e ovunque possibile accedere ai documenti e condividerli. Inoltre, è immediato controllare come si sta svolgendo il flusso documentale e se servono interventi.
• Collaboration e ottimizzazione dei processi. Le piattaforme documentali centralizzando tutti i documenti in unico hub agevolano la collaborazione interna, ma anche, con i partner di filiera e i consulenti esterni. Facilitando la consultazione di ciò che serve per lavorare, i processi saranno naturalmente più efficienti.
• Sicurezza e data privacy. Avendo il dovere di gestire tutti i documenti e, quindi, le informazioni più o meno sensibili delle aziende, i software di document management includono tecniche di cybersecurity. Inoltre, supportano le organizzazioni nell’impostare policy di sicurezza nel pieno rispetto delle normative vigenti.
• Conservazione a norma. Il vantaggio aggiuntivo ottenibile usando il processo di conservazione digitale a norma è la validità probatoria dei documenti digitali. Ciò significa che quanto si decide di applicare la tecnologia di conservazione, nella fattispecie in Italia regolamentata da Agid, le aziende in caso di contenziosi o controlli delle autorità possono usare i documenti digitali come prova senza correre rischi di sanzioni o conseguenze penali.

Normative sull’archiviazione documentale

La legislazione italiana obbliga le organizzazioni a conservare i documenti cartacei in periodi di tempo che dipendono dalla natura stessa del documento (per esempio, gli atti notarili per sempre, i documenti inerenti all’ambito immobiliare 20 anni, fatture e varie scritture contabili 10 anni).

L’Italia si è adeguata ai principi dell’Agenda Digitale Europea e, più nello specifico, al Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014) e al nuovo ELDAS 2.0 per contribuire al fine ultimo continentale di creare un mercato digitale unico.

In tale contesto, Il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale ha stabilito le Regole per la Gestione e Conservazione dei documenti digitali. L’obiettivo è stato quello di assicurare la corretta formazione gestione e archiviazione dei documenti digitali e poi la loro autenticità, integrità e accessibilità nel tempo.

Tra i punti principali che caratterizzano la normativa vi sono:

• Predisposizione del Manuale di gestione documentale che illustra regole e tecniche seguite per gestire i documenti.
• Occorre realizzare il Manuale della Conservazione che riporti l’organizzazione e il modello di funzionamento del processo di Conservazione a norma.
• Tra gli obblighi di legge vi sono anche quelli inerenti all’istituzione di alcune figure di riferimento per queste attività. Tra queste, imprescindibile, il Responsabile della Conservazione.

Software per l’archiviazione dei documenti

Per implementare un processo di digitalizzazione e conservazione completamente elettronico bisogna adottare una piattaforma per la gestione documentale completa e integrata. Le funzionalità basilari che tale software deve avere sono le seguenti.

• Semplicità di archiviazione e ricerca. Tipicamente i documenti sono contrassegnati dai metadati che consentono la classificazione e fascicolazione.
• Gestione delle versioni. Per tutte le organizzazioni è importante il tracciamento delle modifiche e avere sempre una idea della cronologia delle versioni.
• Controllo degli accessi, essenziale per fornire le autorizzazioni ed essere sicuri di proteggere i dati.
• Automazione. Software che integrino funzioni di RPA – Robotic Process Automation rendono più fluida la costruzione di workflow documentali efficienti.
• Conservazione. La soluzione prescelta deve includere l’opportunità di completare la gestione del ciclo di vita del documento con la possibilità di apporre la firma elettronica e di fare conservazione a norma.
• Partner tecnologico affidabile in grado di fornire una soluzione completa e robusta e la consulenza per sfruttarla appieno.

Best practices per l’archiviazione documentale

Perché l’archiviazione documentale risulti un processo davvero efficace ci si deve concentrare sui seguenti aspetti.

• Paperless: la strategia aziendale deve orientarsi alla totale conversione dei documenti cartacei in formato digitale, oltre che a prevedere sempre più documenti nativi digitali;
• Organizzazione logica di documenti e pratiche: serve strutturare e caratterizzare ogni file in modo che risulti accessibile e facilmente integrabile in un flusso di lavoro;
• Monitoraggio e ottimizzazione continua dei processi documentali;
• Backup e recupero: è fondamentale impostare backup regolari e piani di recupero in caso di disastro;
• Integrazione del documentale con gli altri applicativi aziendali;
• Formazione del personale perché tutti usino concretamente i nuovi sistemi di archiviazione;
• Porsi al riparo dai rischi di obsolescenza tecnologica.

Le caratteristiche distintive di TopMedia Social NED

Top Consult ha progettato, realizzato e continua ad arricchire la propria piattaforma documentale TopMedia Social NED. Disponibile on premise e in cloud, è una soluzione potente, capace di gestire carichi di lavoro elevati senza compromettere la velocità di elaborazione.

Oltre a offrire tutte le funzionalità enterprise appena esposte, il software di archiviazione dei documenti spicca per il suo approccio innovativo improntato al social business. Ciò significa che la piattaforma applica la filosofia e i metodi tipici dei social network per assicurare immediatezza e coinvolgimento dei vari addetti a ogni singolo processo.

Ma vediamo nel dettaglio i plus di TopMedia Social NED.

• È una soluzione italiana, costruita alla luce delle direttive in vigore e sempre aggiornata rispetto a esse.
• Interfaccia smart, semplice e intuitiva.
• Funzioni social per facilitare l’aggiornamento del team di lavoro.
• Moduli applicativi per consentire gestione collaborativa e automazione nei flussi documentali.
• Possibilità di integrazione con i principali ERP – Enterprise resource planning, CRM – Customer Relationship Management ed EIM – Enterprise information management.