Archiviazione documenti: perché è importante usare un software di gestione documentale

Perché delegare a un’applicazione l’archiviazione dei documenti? Quali sono le ragioni per cui rivoluzionare lo svolgimento di un processo come quello della gestione documentale aziendale che tradizionalmente ha sempre funzionato? Con gestione documentale si intendono tutte quelle attività che occorre svolgere per creare, gestire, condividere, conservare e, quando serve, recuperare i documenti. In passato i processi documentali erano cartacei e comportavano la costruzione di grandi archivi, veri e propri punti di riferimento per il personale che man mano attingeva ai documenti per condurre il business (con tutte le difficoltà del caso, pensando, per fare un solo esempio, alle aziende dislocate sul territorio in varie sedi diverse).

In uno scenario sempre più dinamico e competitivo tutte le organizzazioni hanno bisogno di recuperare tempo ed efficienza, di risparmiare sui costi e di trovare nuovi servizi per migliorare i propri metodi di lavoro e dimostrare all’esterno modernità e capacità innovative. E le aziende lo sanno: secondo i dati resi noti in ambito di una ricerca di AssoSoftware e Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, l’implementazione di software per la gestione e il workflow documentale è in crescita. Nel 2023 il 53% delle imprese italiane ha adottato soluzioni in quest’ambito (+5% rispetto all’anno precedente).

Dall’archiviazione documenti cartacei al digitale

Le aziende, da un lato, forzate dalla legislazione, come nel caso della fatturazione elettronica obbligatoria, dall’altro, attratte dalla possibilità di ottenere risparmi e ritorni di investimento, hanno nel tempo condotto il passaggio dall’archiviazione documenti cartacei a quelli digitali.

Si è quindi deciso di procedere sia alla dematerializzazione sia alla digitalizzazione, optando nel primo caso nella trasformazione dei fogli in file e, nel secondo, nell’impostazione di procedure che prevedessero l’uso di documenti nativi digitali.

Il fine ultimo di queste operazioni è la creazione di un unico hub centralizzato in cui virtualmente è contenuto tutto il patrimonio di documenti aziendale. Si tratta di avere così un solo contenitore da cui prelevare, sempre e ovunque ci si trovi, quel che serve per l’ordinaria amministrazione così come per disegnare nuovi servizi.

Perchè affidarsi a un software per l’archiviazione dei documenti

Le motivazioni che convincono le aziende a implementare un sistema per la archiviazione dei documenti sono molteplici, ma si possono ricondurre a quattro fattori principali.

1. Riduzione dei costi. Poter contare su archivi digitali significa eliminare la carta dai processi e quindi risparmiare i costi di stampa, dei materiali, dello spazio fisico da adibire ai vecchi faldoni. Inoltre, workflow che culminano nell’archiviazione di documenti digitali hanno meno costi operativi rispetto a quelli che terminano con la produzione di un foglio da immagazzinare;
2. Efficienza operativa. Sistemazione, ricerca e accesso a documenti digitali sono, senza dubbio, attività più semplici e immediate rispetto a quando si tratta di gestire informazioni in modo cartaceo. Inoltre, i software per la gestione documentale più evoluti consentono automatizzazione di tanti passaggi precedentemente svolti manualmente. Per fare un solo esempio, una volta impostati categorie, tag e keyword per caratterizzare i file, la classificazione e l’indicizzazione dei documenti risulta particolarmente efficiente.
3. Sicurezza. I software per la archiviazione documenti permettono di stabilire regole di accesso ai vari file, di fissare chi può effettuare modifiche (di cui tengono traccia), quanti possono solo consultare e così via. Inoltre, servendosi dei software più evoluti, per proteggere i dati sensibili è possibile ricorrere alla possibilità della crittografia.
4. Incremento della collaborazione interna. Avere accesso anche da remoto ai documenti è una opportunità preziosa per addetti e collaboratori che lavorano al di fuori del perimetro aziendale (primi tra tutti i tecnici e i commerciali) ma anche per quanti operano in sedi molto lontane dalla principale, dove solitamente si trovavano gli archivi cartacei.

I vantaggi dell’uso di un software per la archiviazione documenti

Alla luce di questo, le aziende che adottano software per la archiviazione documenti possono beneficiare della possibilità di:

• aumentare la produttività, riducendo i tempi dedicati al processo di conservazione e innovando le metodologie di collaborazione;
• contare su strumenti che facilitino la compliance alle normative di protezione dei dati;
• incrementare il proprio grado di flessibilità (non ci sono limiti per un archivio digitale);
• innovare il servizio clienti. Il personale sarà, infatti, più veloce nel recuperare tutto ciò che gli serve sapere per far fronte alle richieste.