Pagamento elettronico integrato nei flussi documentali

Un sistema di gestione elettronica documentale completo offre una serie di servizi, oltre alle funzionalità di base. Un software evoluto in quest’ambito permette, infatti, di seguire tutti i processi aziendali che si basano su documenti. Occupandosi del loro intero ciclo di vita, praticamente, può andare a toccare tutte le aree di business, dall’amministrazione alle risorse umane, agevolando gestione di ordini, contratti e fatturazione. Ciò include anche l’integrazione del pagamento elettronico nei flussi documentali.

Emblematico, per esempio, è il caso delle polizze assicurative dove il cliente potrebbe autonomamente inserire i propri dati e, sottoscritta la soluzione a lui più confacente, direttamente procedere al pagamento.

Area Broker si è rivolto a Top Consult proprio per fornire questa opportunità alla propria clientela. Dalle voci di Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale & Business Development, Top Consult e Alfonso Barbiani, IT Manager di Area Broker & QZ il racconto di ciò che è stato fatto nell’azienda di quest’ultimo grazie alla piattaforma TopMedia Social NED.

Pagamento elettronico integrato e l’evoluzione di Area Broker

Per velocizzare e rendere più efficienti e moderni i propri processi Area Broker ha fatto riferimento a Top Consult (già suo partner tecnologico per la gestione documentale) per integrare il pagamento elettronico nei flussi documentali.

Area Broker è dislocata in 8 filiali nel Centro Italia (Reggio Emilia, Bologna, Rimini, Parma, Piacenza, Prato e Livorno) e opera in 3 aree:

• Consulenza di risk management;
• Intermediazione assicurativa;
• Benefit & Care.

“Abbiamo scelto Top Consult anni fa – spiega Barbiani – perché apprezziamo la possibilità di avere direttamente a che fare con il produttore del software, senza intermediari. Abbiamo un tecnico assegnato che conosce il nostro percorso di meccanizzazione e al quale ci rivolgiamo per proseguire nella nostra attività di ottimizzazione dei processi”.

Così è accaduto quando è stato deciso di snellire il processo di pagamento adottando TopMedia PAY, una soluzione parte della piattaforma TopMedia Social NED.

“La nostra soluzione – sottolinea Zaffagnini evidenziando i motivi per cui la sua società è stata scelta da Area Broker – si contraddistingue per offrire una migliore payment experience ai clienti, per assicurare una consistente riduzione dei costi legati alla gestione dei dati e per produrre un efficientamento sostanziale in generale e anche in ottica green”.

Come funziona il pagamento elettronico integrato nei flussi documentali

“Grazie alla soluzione TopMedia PAY – racconta Barbiani – è stato automatizzato tutto quel che era possibile automatizzare nel processo di stipula o rinnovo della polizza. Il cliente, infatti, può prendere visione del contratto, avere le varie notifiche dei passaggi da compiere per realizzarlo e sottoscriverlo e poi effettuare la transazione”.

Nello specifico, nel momento in cui il potenziale assicurato (o l’assicurato per un rinnovo) gestisce la propria polizza, fruisce di un link per accedere in sicurezza alla piattaforma documentale e visualizzare il proprio documento. A questo punto, può accettare la proposta o inviare richieste di modifica, prendendo direttamente contatto con l’azienda. Una volta creato il contratto, il cliente può procedere al pagamento facendo un semplice click. Grazie all’integrazione tra la piattaforma per i pagamenti e quella documentale si ha la possibilità di svolgere l’operazione di acquisto: il sistema documentale stesso invierà in autonomia la ricevuta e, contestualmente, manderà i documenti che attestano il pagamento anche al sistema di conservazione.

“Vorrei sottolineare – aggiunge Zaffagnini – che ogni step di questo processo è svolto adottando specifici criteri per il rispetto della privacy per tutelare i dati sensibili dei clienti, oltre che dell’azienda. Inoltre, tutte le comunicazioni sono gestibili in ottica multidevice, viene quindi lasciata massima libertà d’uso dei servizi”.

Pagamento elettronico integrato ed i vantaggi ottenuti

“Adottando TopMedia PAY abbiamo sperimentato – afferma Barbiani – una serie di vantaggi, sia immediati sia che produrranno effetti positivi nel tempo. In primo luogo, molto concretamente, non vi possono essere errori da parte dei clienti finali nel compilare i documenti di pagamento, in quanto adoperano direttamente quanto fornito da noi. Ugualmente, non si corre il rischio di sbagli da parte nostra nello scambio di informazioni. Inoltre, aumenta drasticamente la velocità di chiusura dei contratti: può essere gestito un alto numero di pratiche, praticamente 24 ore su 24 e anche gli incassi sono garantiti sempre, sabato e domenica compresi. Dal punto di vista organizzativo/gestionale la reportistica sul lavoro svolto è immediata, modificata in tempo reale, agevolando la gestione della contabilità. Il flusso documentale è completamente integrato, favorendo un dialogo costante con l’ERP che è quindi sempre aggiornato”.

In pratica, oltre a offrire un servizio innovativo ai consumatori finali, con TopMedia PAY le aziende possono beneficiare del fatto che hanno sempre facilmente a portata di mano tutti i documenti inerenti ai pagamenti assieme, senza la necessità che addetti li riordinino e abbinino manualmente, con tutti i pericoli di distrazioni che questo comporta, oltre alla perdita di tempo.

Il sistema, oltre a essere sempre disponibile, consente la gestione di pagamenti nei momenti di picco senza alcuna difficoltà e questo si traduce, per esempio, nel non aver bisogno di assumere lavoratori stagionali.

Guardando al futuro verso l’innovazione

Guardando al futuro dopo il progetto del pagamento elettronico integrato nei flussi documentali, la collaborazione tra Area Broker e Top Consult proseguirà ed emergeranno ulteriori ambiti in cui è possibile introdurre automatismi nei processi. La piattaforma TopMedia Social NED, potente, flessibile e scalabile, consente infatti man mano di inserire moduli progettati per favorire il più possibile l’innovazione di business.

In particolare, guardando ai prossimi passi della digitalizzazione di Area Broker, spicca la gestione di flussi paperless. Grazie all’introduzione della firma elettronica (FEA e FEQ), saranno poi generati in automatico gli attestati di pagamento e si realizzerà una app dedicata al cliente finale con Widget che lo tengano informato su documenti disponibili e/o da firmare, polizze in pagamento e news di interesse per il suo profilo.