Change management e dematerializzazione: come integrarli in un sistema di gestione documentale

Ottimizzazione della gestione documentale, dematerializzazione e change management sono tre concetti correlati tra loro sui quali si fondano le organizzazioni moderne. Di più, sono aspetti su cui le aziende possono contare per essere più produttive ed efficaci nel soddisfare le esigenze del cliente.

Rendere più efficiente il ciclo di vita dei documenti sfruttando una piattaforma software ad hoc (il che passa per la dematerializzazione di tutti i contenuti in modo da poter creare archivi digitali) significa rivoluzionare le attività e i processi di business.

Inevitabilmente ciò comporta un cambiamento che va gestito. Fare change management significa far sì che le novità introdotte siano accolte in modo da poter ottenere tutti i benefici possibili dalla trasformazione. Gestire la transizione dei processi in modo ottimale mira a minimizzare eventuali resistenze e ad amplificare la portata dei risultati.

La dematerializzazione e la digitalizzazione documentale promuovono mutazioni profonde nell’esecuzione delle procedure (basti pensare alla preparazione di un contratto che, grazie alla firma elettronica, può essere redatto completamente senza ricorrere a carta e penna ovunque ci si trovi) che però, a loro volta, devono essere correttamente innestati e accettati nel modus operandi degli uffici.

Quali sono i pilastri del change management

Con change management si intende comunemente avere un approccio strutturato al cambiamento sia esso attuato nei gruppi così come nelle società e nei loro processi, vuol dire passare da un assetto corrente, stabilito negli anni, a uno diverso. Tale approccio prevede strumenti che aiutano a comprendere e gestire l’impatto umano di un’innovazione.

Predisporre un piano di change management vincente presuppone conservare canali di comunicazione che garantiscano massima trasparenza per diminuire le incertezze determinate dai cambiamenti e coinvolgere gli stakeholder. È ugualmente importante fare formazione e poi monitorare man mano quali sono i risultati ottenuti.

Le principali sfide da affrontare per condurre il processo di change management riguardano:

• la resistenza al cambiamento da parte delle persone;
• avere risorse limitate;
• mancanza del supporto della leadership che aiuti a trasferire gli obiettivi strategici della trasformazione.

Il change management ha, dunque, bisogno di poter contare su una visione chiara di dove si vuole arrivare, di piani di comunicazione adeguati e formazione continua per un adattamento nel tempo ai nuovi strumenti e processi.

Alcuni studiosi e società di consulenza, proponendo iniziative di change management, fanno riferimento al modello delle 4 P, cioè Persone (che appunto vanno coinvolte e aggiornate sul cambiamento); Processo (cioè la comprensione delle modifiche da apportare, delle tempistiche necessarie, degli ostacoli da superare); Place, cioè luoghi da considerare che non sono più solo gli uffici ma si allargano a tutti i posti dove si decide di fare smart working e ad ambienti virtuali; Piattaforme, le soluzioni tecnologiche che semplificano collaborazione, comunicazione e accesso alle informazioni.

Change management e informatica, qual è il ruolo delle piattaforme per la gestione documentale

Come si è appena sopra accennato, nel change management la tecnologia riveste un compito importante per vari motivi e ne incrementa la portata.

Prima di tutto è un prezioso alleato per aggiornare e formare gli addetti. In particolare, le piattaforme di gestione documentale rappresentano un hub di informazioni unico, centralizzato, sempre aggiornato a cui le persone possono guardare per avere sempre una idea di ciò che sta accadendo nell’organizzazione. Questo si traduce nell’aumentare le opportunità di coinvolgimento.

In secondo luogo, i sistemi gestionali possono essere essi stessi protagonisti del cambiamento rendendo possibile la standardizzazione delle operazioni per ridurre margini di errore. Di più, piattaforme evolute, integrate con funzioni di RPA – Robotic Process Automation sono in grado di occuparsi autonomamente di alcune attività, ponendosi a fianco degli addetti per sgravarli di lavori di routine e ripetitivi concedendo più tempo da dedicare a generare valore per la propria realtà.

Non solo, i software di document management possono offrire insight per i decisori che facilitino il processo decisionale in merito a ulteriori allineamenti dei processi rispetto agli scopi prefissati. Tenendo traccia dello svolgimento dei flussi di lavoro, infatti, è possibile far emergere eventuali punti critici cui dover porre rimedio. Questo vuole dire osservare l’efficacia reale del cambiamento e saper intervenire se le transizioni non sono state organizzate o recepite correttamente.