Come il Document Management può aiutarti a rispettare le Normative sulla Privacy

Il document management system è la piattaforma software in grado di gestire, organizzare, condividere e conservare i file digitali in modo semplice e rapido. Si occupa dell’intero ciclo di vita di un documento (nativo digitale o digitalizzato) dalla sua creazione (o dal suo recepimento) sino alla conservazione digitale a norma.

I documenti riportano tutti i dati che servono alle organizzazioni per lavorare (dagli ordini dei clienti con le specifiche di prodotto alle fatture del procurement, i dettagli bancari e qualsiasi altra informazione sensibile). Ciò significa che una corretta gestione documentale deve tener conto delle normative sulla privacy. Una delle prerogative delle piattaforme di document management è proprio quella di consentire l’impostazione di flussi documentali che rispettino determinate regole a protezione dei dati.

Con la spinta alla digitalizzazione, impressa sia dal legislatore con provvedimenti quali l’obbligo di fatturazione elettronica, sia dal desiderio di rinnovare e rendere più efficiente il business, le organizzazioni stanno adottando soluzioni software per gestire e tracciare i flussi documentali.

Nei dati dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, è emerso che già nel 2022 l’Italia vantava il primato europeo sul fronte della fatturazione elettronica (primato che si andrà consolidando quest’anno con l’introduzione dell’obbligo generalizzato). Non solo. È stato rilevato che il 60% delle aziende possiede certificati di firma informatica, il 53% usa software di conservazione digitale e sempre il 53% soluzioni per la gestione elettronica documentale.

Document management, a cosa serve

Minimizzare le inefficienze e creare nuovi servizi sia a uso interno (per incrementare l’efficienza) sia da destinare ai clienti finali per innalzare la customer experience: questi gli obiettivi con cui sono progettati i document management system. Si tratta di tecnologie che, oltre a svolgere le attività tradizionalmente manuali (dalla scrittura alla condivisione, sino alla predisposizione di archivi cartacei), promuovono nuovi metodi di lavoro.

Più nello specifico, alle funzionalità di base di gestione documentale, le piattaforme più evolute possono abbinare funzioni che rendono l’azienda stessa sia più efficace nel suo operato, sia trasparente e capace di fornire servizi personalizzati.

In primo luogo, un archivio virtuale consiste in un hub centralizzato cui tutti i dipendenti e i collaboratori possono avere accesso, anche simultaneamente, ottenendo rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno (informazioni caratterizzate da parole chiave, tag e metadati che favoriscono la ricerca di tutto ciò che concerne una pratica). L’ampia possibilità di condivisione di contenuti, abbattuti i silos informativi, aumenta l’efficienza e incrementa il livello di collaborazione.

Per quanto riguarda, invece, l’utilità di un document management system rispetto ai rapporti con i clienti finali è importante riflettere sulla costante disponibilità di informazioni aggiornate in tempo reale, aggregabili per qualsiasi esigenza. Grazie alla possibilità di avere accesso a tutta la storia dei propri interlocutori, l’azienda può offrire innovativi servizi, per esempio, preparare documenti personalizzati comprendendo meglio le esigenze del singolo o addirittura anticipandole. Lo stesso vale per la completa digitalizzazione del ciclo dell’ordine al fine di accrescere la velocità di esecuzione.

Qualsiasi siano i processi e servizi implementati, il presupposto di base deve essere la sicurezza degli accessi, dei dati dei clienti e, in generale, la conformità alle normative. Nel gestire i dati interni, così come le informazioni dei clienti, le aziende sono tenute a rispettare normative di settore e di data privacy.

Privacy, il ruolo del document management

Molteplici Paesi al mondo si sono attivati regolamentando la protezione dei dati personali, tra le leggi più famose il California Consumer Privacy Act (CCPA) così come, sempre in USA, normative settoriali quali l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

In Europa, le legislazioni dei Paesi membri si sono adeguate al GDPR (General Data Protection Regulation). In Italia, per esempio, il Codice in materia di protezione dei dati personali (precedentemente in vigore D.Lgs. 196/2003) è stato aggiornato per allinearsi a questo Regolamento europeo.

Ma vediamo nello specifico quali possono essere i compiti di un document management system per supportare enti e imprese private nell’essere conformi alle normative.

• Riduzione del rischio di violazione dei dati. Le piattaforme di gestione documentali spesso includono funzionalità di crittografia per tenere al sicuro i dati e sistemi di autenticazione a più fattori. Inoltre, permettono di impostare workflow documentali con privilegi d’accesso, che tengano traccia di modifiche e riportino in tempo reale anomalie nella gestione delle attività, potendo di fatto interromperle e fare segnalazione.
• Efficienza operativa e velocità di risposta. Protetto dalle regole di consultazione e modifica, tutto è sempre disponibile e, dunque, l’accesso ai dati è reso più rapido. Ciò consente un miglioramento dei processi aziendali in termini di riduzione dei tempi di risposta alle interrogazioni, anche per quanto riguarda le richieste di consultazione da parte degli uffici legali, per audit interni ed esterni.
• Automazione dei processi di conformità. I sistemi di document management includono strumenti e tecnologie che automatizzano la compliance, riducendo così il carico di lavoro manuale. Si pensi per esempio, alla questione della “data retention” per cui alcuni dati devono venire “conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati” (art. 5, paragrafo 1 lettera e) del GDPR, concetto già espresso nel Codice Privacy (D.lgs. 196/2003)). I sistemi possono essere istruiti per rispettare tali normative.
• Facilità di predisposizione della documentazione. Il GDPR stabilisce che i titolari del trattamento dei dati devono mettere in atto misure efficaci e adeguate a dimostrare la conformità delle attività del trattamento stesso. Serve dunque un sistema di documenti, regole, procedure scritte e periodicamente aggiornate. È evidente, dunque, anche e soprattutto a tal proposito, il ruolo del documentale.