Come il workflow automatizzato e la firma elettronica creano un duo perfetto

Una ricetta vincente per avere successo sul mercato si basa sull’implementare strategie di workflow automatizzato e favorire processi integrati al cui centro si pongono le informazioni. Valorizzare i dati, tipicamente contenuti in documenti, in possesso delle organizzazioni (in primis quelli inerenti ai clienti, ma anche tutto ciò che riguarda lo svolgimento delle attività interne) significa gestire il business con consapevolezza. Flussi di lavoro automatizzati consentono maggior precisione, semplificazione dei lavori e velocità nell’acquisizione e nel trasferimento dei dati stessi.

Da queste brevi premesse si intuisce l’importanza, oltre che delle tecnologie che favoriscono l’automazione documentale, anche di quelle che consentono la firma elettronica. Solo potendo siglare digitalmente i documenti è, infatti, possibile creare un workflow automatizzato che non contempli interventi umani. Ma procediamo con ordine.

Vantaggi del workflow documentale automatizzato per l’efficienza aziendale

Con workflow automatizzato si intende un processo (o una sua parte) aziendale pensato e realizzato per essere eseguito in automatico. Il fine dell’automatizzazione è quello di accelerare i tempi di elaborazione, riducendo gli errori umani.

Più nello specifico, con workflow documentale automatizzato si fa riferimento a quella serie di piccole attività che si compiono per preparare (o a partire dai) documenti che vanno a comporre un flusso di lavoro. Esso può riguardare gli ordini, i contratti, tutto l’ambito amministrativo e così via.

Il desiderio per cui si adottano tecnologie per realizzare un workflow automatizzato nasce dal fatto che, tradizionalmente, i documenti sono sempre stati gestiti in modo disomogeneo, soggetti a lunghe attese per le approvazioni, faticosamente rintracciabili nel momento del bisogno.

Un workflow automatizzato genera una serie di vantaggi all’interno delle organizzazioni.

• Efficienza operativa: i compiti a basso valore aggiunto e ripetitivi possono essere svolti velocemente dalle macchine, attive 24 ore su 24, tutti i giorni dell’anno.
• Minimizzazione del numero degli errori: i sistemi non sbagliano, non fanno altro che attenersi alle regole prestabilite.
• Risparmio sui costi: le aziende risparmiano tempo e risorse sia perché sono più efficaci nel loro operato, sia perché non devono procedere a correzioni.
• Trasparenza: un workflow automatizzato restituisce sempre una visione completa di ogni passaggio di processo. Gli utenti possono, dunque, monitorare lo stato dei documenti in tempo reale.
• Miglioramento della collaborazione: i contenuti dei documenti sono sempre disponibili per tutti e, d’altra parte, i flussi stessi possono essere impostati per coinvolgere sempre le persone giuste al momento opportuno.
• Sicurezza: i sistemi più evoluti che permettono la creazione di flussi di lavoro integrano tecnologie di sicurezza, di controllo degli accessi, di protezione della data privacy.

Il ruolo della firma elettronica

Vi sono varie tipologie di firme elettroniche e ognuna può essere utilizzata in specifici contesti. Si va da quella semplice che ha il solo compito di fornire un’autenticazione informatica a un documento elettronico, a quella grafometrica (che solitamente usa particolari tablet).

Nell’ambito di un workflow automatizzato serve però una tecnologia che consenta in modo univoco l’identificazione del titolare e l’integrità del documento che quest’ultimo sta firmando senza che sia necessaria la sua presenza. È il caso della firma digitale, effettuata secondo quanto enunziato nel CAD – Codice di Amministrazione Digitale. Questa è una tipologia di firma elettronica avanzata che si basa su un certificato qualificato e su sistemi crittografici. Essa ha la stessa valenza della firma autografa, ovviamente, anche a livello legale.

In pratica, prevedendo la firma digitale in un workflow automatizzato si è certi:

• della legalità e conformità dei documenti stessi;
• di una drastica riduzione dei tempi di elaborazione;
• della sicurezza dei documenti.

Perché adottare tecnologie che agevolano workflow automatizzato e firma elettronica

Dalla sinergia tra le tecnologie che abilitano workflow automatizzati e quelle inerenti alla firma elettronica si riesce concretamente a creare processi documentali integrati in cui l’automazione è protagonista.

In processi di questo tipo i tempi di approvazione sono annullati. Allo stesso tempo, sempre e (grazie a tecnologie mobile) ovunque è possibile monitorare l’andamento del flusso documentale per essere certi che non vi siano intoppi. Tutto è puntualmente tracciabile in ogni momento.

Infine, la firma digitale, apposta a valle di un workflow automatizzato, consente di mandare in conservazione senza bisogno di interventi manuali.

Tutti i passaggi necessari per redigere i contratti, siano essi stipulati per compravendite di beni e servizi o per assunzioni, possono essere inseriti in un workflow automatizzato.

In un workflow automatizzato le aziende stilano a priori i requisiti che devono avere i documenti, pongono i sistemi nelle condizioni di poter colloquiare tra loro in modo da ottenere i dati necessari e poi creano le richieste da sottoporre in automatico agli interlocutori per ottenere quanto mancante. Predisposto tutto, il sistema stesso è predisposto per l’invio al riferimento esterno (che, a sua volta, potrà siglarlo digitalmente).

Si pensi, per esempio, al mondo del turismo. Vi sono tantissimi scambi di informazioni dietro a un contratto di viaggio. Si devono verificare disponibilità dei vettori, listini e date di occupazione degli hotel, opportunità di pacchetti di viaggio, di polizze di assicurazione a tutela del viaggiatore. Si tratta di informazioni che una volta centralizzate e aggiornate in un hub di dati possono essere estratte in automatico e inserite in documenti che man mano vengono redatti (e al termine firmati) direttamente dalle piattaforme documentali.