Integrare la firma elettronica nei flussi documentali aziendali permette di digitalizzare i processi, aumentare la sicurezza, ridurre i tempi di approvazione e migliorare la collaborazione. Ecco come funziona, cosa prevede la normativa e quali strumenti scegliere.
In un contesto in cui la digitalizzazione è sempre più centrale per la competitività aziendale, integrare la firma elettronica nei workflow documentali rappresenta una leva strategica per migliorare l’efficienza dei processi. Sottoscrivere documenti in modo sicuro e conforme, senza doverli stampare o inviare via e-mail, permette di ridurre i tempi di approvazione, eliminare la carta e semplificare la gestione operativa.
L’integrazione della firma elettronica all’interno di una piattaforma di gestione documentale consente di automatizzare i flussi di approvazione, aumentare la tracciabilità e garantire la compliance normativa. Vediamo quali sono le tipologie di firma previste dal quadro normativo, come sceglierle in base alle esigenze aziendali e in che modo implementarle correttamente nel proprio ecosistema documentale.
Firma elettronica e gestione documentale: un’accoppiata vincente per l’efficienza aziendale
Il tradizionale processo di firma con supporto cartaceo – che richiede la stampa, la firma manuale e la scansione del documento – è ormai superato da strumenti digitali più rapidi, sicuri e affidabili. La firma elettronica integrata nella gestione documentale consente di eseguire l’intero flusso in ambiente digitale, abbattendo i colli di bottiglia legati alle attività manuali e limitando i rischi di errore, perdita o compromissione dei documenti.
Grazie alla digitalizzazione, è possibile creare un sistema di firma completamente dematerializzato, in cui ogni documento segue un workflow predefinito che coinvolge i referenti aziendali e gli stakeholder esterni in modo fluido, con livelli di accesso differenziati e piena tracciabilità.
La gestione documentale integrata: un pilastro per l’efficienza operativa
Per ottenere reali vantaggi competitivi dalla firma elettronica e dalla digitalizzazione dei flussi, è essenziale disporre di una gestione documentale pienamente integrata con i sistemi aziendali (ERP, CRM, software di gestione commesse, portali HR, ecc.).
Solo l’integrazione consente di:
- Evitare duplicazioni e dispersione di dati.
- Attivare automaticamente i processi documentali in base ad azioni svolte nei sistemi gestionali (es. generazione di contratti da un CRM o di ordini da un ERP).
- Garantire la coerenza e l’allineamento tra informazioni, firme, approvazioni e versioni documentali.
- Tracciare tutte le attività in modo trasparente e verificabile, anche ai fini della compliance normativa.
Un sistema documentale isolato, scollegato dagli altri strumenti aziendali, non è più sufficiente per rispondere alle esigenze di rapidità, controllo e collaborazione richieste dal mercato. È per questo che Top Consult propone una gestione documentale centralizzata, modulare e integrabile, capace di dialogare con l’intero ecosistema informativo dell’impresa.
Le tipologie di firma elettronica e il valore legale
Il quadro normativo di riferimento in Italia è definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che recepisce il regolamento europeo eIDAS. Le firme elettroniche sono classificate in tre tipologie principali:
- Firma elettronica semplice (FES): idonea per documenti a basso valore probatorio.
- Firma elettronica avanzata (FEA): include modalità come la firma grafometrica, basata su dati biometrici.
- Firma elettronica qualificata (FEQ): equivalente a una firma autografa, garantisce il massimo valore probatorio ed è basata su un certificato qualificato rilasciato da un provider accreditato. In Italia, comprende anche la firma digitale.
“La normativa non impone una firma migliore in assoluto, ma invita a scegliere in base alle proprie esigenze operative” – sottolinea Matteo Zaffagnini, responsabile commerciale di Top Consult. “È fondamentale adottare la tipologia più adatta al contesto, per evitare costi e complessità inutili”.
Quale firma scegliere? Dipende dal tipo di documento
Non tutti i documenti richiedono lo stesso livello di sicurezza o valore probatorio. Ecco alcuni esempi concreti:
- Per documenti a basso impatto legale, come informative privacy o conferme di lettura, è sufficiente una firma elettronica semplice o grafometrica. In questo caso, può bastare un tablet con penna.
- Per documenti a maggior rilevanza, come contratti, offerte economiche o documenti riservati, è preferibile ricorrere alla firma elettronica qualificata, integrata in un workflow approvativo con livelli di autorizzazione personalizzati.
“Una volta definito il processo interno, il documento può essere firmato anche da clienti e fornitori tramite un link che li guida nell’identificazione e nella firma, senza necessità di token fisici o smart card”, spiega Zaffagnini.
In scenari più complessi, come la compravendita immobiliare, dove sono necessarie firme multiple con valore legale equivalente, la gestione integrata del workflow documentale garantisce uniformità e piena validità giuridica.
Sicurezza, identificazione e nuovi strumenti digitali
Per la firma elettronica qualificata, la normativa richiede sempre l’identificazione certa del firmatario. Questo può avvenire tramite:
- Identificazione biometrica o facciale assistita da un operatore autorizzato.
- Identità digitale (es. SPID).
- Certificati short term: validi per operazioni una tantum, come compravendite occasionali B2C.
Grazie all’integrazione nella gestione documentale, il certificato può essere rilasciato in modo virtuale, all’interno del flusso, senza l’uso di dispositivi fisici. Questo snellisce ulteriormente le attività operative.
Cosa cambia con eIDAS 2.0
Con l’entrata in vigore del regolamento eIDAS 2.0 a maggio 2024, sono stati introdotti nuovi servizi fiduciari digitali, tra cui uno dedicato proprio alla gestione della firma elettronica qualificata. Tuttavia, l’impatto sulle tecnologie utilizzate dagli utenti finali sarà minimo: i cambiamenti coinvolgeranno principalmente i provider dei certificati.
Zaffagnini evidenzia: “Non è escluso che in futuro la firma digitale possa essere eseguita direttamente tramite carta d’identità elettronica e EUDI Wallet, ma per ora serve attendere chiarimenti normativi e l’adeguamento nazionale”
I consigli di Top Consult per una gestione documentale realmente digital
Per utilizzare in modo efficace la firma elettronica nei flussi documentali aziendali, Top Consult consiglia di seguire due step fondamentali:
- Analisi delle esigenze reali: capire con quali documenti si lavora, chi sono gli interlocutori, quale valore legale si desidera garantire e quali strumenti si utilizzano già. “Questo permette di non disperdere tempo, budget e risorse in soluzioni sovradimensionate”, osserva Zaffagnini.
- Reingegnerizzazione dei processi documentali: digitalizzare il flusso in ottica Digital by Design, eliminando la carta e ridisegnando ogni fase del workflow, dalla generazione alla firma, fino all’archiviazione e conservazione a norma.
Top Consult parte dall’analisi dei processi per costruire workflow personalizzati, integrati con i sistemi aziendali esistenti e dotati di firme elettroniche, livelli di accesso configurabili, notifiche e gestione centralizzata delle approvazioni.
La suite documentale TopMedia Social NED rappresenta il cuore tecnologico di questa trasformazione, su cui costruire un ecosistema digitale efficiente, fluido e a prova di compliance.
Firma elettronica, gestione documentale integrata e workflow, un sistema sinergico
Integrare la firma elettronica nei flussi documentali non è solo una scelta tecnologica, ma un vero e proprio passo verso la trasformazione digitale dei processi aziendali. Quando questi flussi sono gestiti da un sistema documentale connesso e integrato agli strumenti core dell’impresa, i vantaggi si moltiplicano: rapidità, coerenza, sicurezza e conformità diventano parte integrante del lavoro quotidiano.
Affidarsi a un partner esperto come Top Consult significa progettare una gestione documentale davvero intelligente, interconnessa e costruita su misura per ogni realtà aziendale, capace di adattarsi ai cambiamenti normativi e alle evoluzioni tecnologiche.
📖 Vuoi capire come rendere i processi documentali della tua azienda più efficienti, sicuri e conformi? Nell’articolo pubblicato su Agenda Digitale, realizzato in collaborazione con Nextwork360, approfondiamo il ruolo strategico della firma elettronica nei workflow digitali e come una gestione documentale integrata possa trasformare realmente il modo di lavorare. Leggi l’articolo completo per scoprire i scenari normativi e consigli pratici.
Scarica la tua copia gratuita dell’esclusivo e-book: “Workflow management: comprenderlo, applicarlo e goderne i vantaggi“, per approfondire come i sistemi di gestione dei workflow possono migliorare l’efficienza e semplificare i tuoi processi.
