Conservazione a norma della PEC: un obbligo di legge poco conosciuto

La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta un’innovazione nel mondo delle comunicazioni aziendali, tuttavia spesso si sottovaluta l’importanza della sua corretta conservazione a norma. Questo obbligo di legge, poco conosciuto, richiede un’attenzione particolare affinché i messaggi scambiati abbiano valore giuridico nel tempo, sottolineando l’importanza di una gestione accurata e integrata. Inoltre, con l’introduzione della Raccomandata Elettronica (REM), le aziende devono essere ancora più attente alla gestione della corrispondenza digitale, poiché la REM offre un’ulteriore alternativa alla PEC per invii formali e legalmente validi.

La PEC – Posta elettronica certificata – è un tool molto utile alle aziende in quanto si sostituisce a uno strumento tradizionale come la Raccomandata con ricevuta di ritorno, rappresentando un’alternativa valida in qualsiasi caso di utilizzo.

Tuttavia, non tutte le aziende sono consapevoli che la normativa che regola l’uso della PEC (affinché sia giuridicamente valida) impone la conservazione digitale a norma dei messaggi per un certo periodo di tempo e secondo un processo e misure tecniche specificate dalla legislazione vigente.

Cos’è la PEC e perché è importante

La PEC garantisce la certezza che i messaggi scambiati siano sicuri, tracciabili e autentici. Da un lato riduce (potenzialmente annulla) l’uso della carta sia dal punto di vista della produzione che della ricezione dei messaggi, dall’altro, pone al riparo le aziende dall’uso della posta elettronica ordinaria che notoriamente non è caratterizzata da particolari elementi di sicurezza. Più nello specifico, le tecnologie su cui si basa la PEC (tipicamente la crittografia) assicura protezione e, perciò, integrità delle comunicazioni.

È interessante, inoltre, notare come la PEC consenta di creare un registro dettagliato dello storico dei messaggi che vengono scambiati (quando sono stati inviati, consegnati al server del destinatario, ricevuti da quest’ultimo). Tutte le notifiche prodotte servono come prove in caso di contestazioni legali.

Conservazione digitale a norma della PEC, come funziona dal punto di vista legislativo

Partendo dal presupposto che nella normativa italiana “il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” anche un messaggio di PEC è da considerarsi un documento informatico. Da ciò consegue che:

• Secondo l’articolo 2220 del Codice Civile, scritture contabili e documenti sono da conservare per 10 anni
• Nell’articolo 2214 del medesimo Codice si fa direttamente riferimento al fatto di dover conservare ordinatamente tutta la corrispondenza relativa a ciascun affare

Nello specifico, nel Codice Civile si legge che l’azienda deve: “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e poi che è obbligatoria “la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Nell’articolo 43 del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale è stabilito che i documenti informatici (e dunque anche la PEC) sono da conservare secondo le regole tecniche. Nel dettaglio, in base all’articolo 44 del CAD il sistema di conservazione è a norma se garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

In merito alla PEC, il legislatore richiede che chi spedisce un messaggio PEC debba conservare la “ricevuta di consegna completa”, cioè che contenga quanto necessario per garantire la conservazione nel tempo (oltre al testo, la firma elettronica e il file daticert.xml che include: identificativo del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC).

Conservazione a norma delle PEC: le regole più importanti

Le aziende possono cadere nell’errore di limitarsi a delegare al gestore della casella di posta elettronica certificata la conservazione a norma. Il servizio, infatti, offre delle garanzie ma non è detto che siano sufficienti.

Nello specifico, uno dei problemi che possono verificarsi deriva dal fatto che i provider del servizio di posta elettronica certificata siano tenuti a conservare i file di log (i dati che confermano le date di spedizione, ricezione eccetera) per soli 30 mesi. Quest’ultimo è dunque il periodo massimo a cui le aziende possono risalire per ottenere le prove che la firma elettronica sia stata apposta su una PEC in una data in cui il certificato di firma era valido.

Spesso, inoltre, le caselle di posta elettronica attivate nell’intera organizzazione sono molteplici, aperte in momenti e da addetti diversi, quindi magari presso gestori differenti. Dunque, è necessario predisporre un processo che consenta di evitare rischi di scadenza o perdita dei contenuti (rischi che comportano sanzioni), oltre che di disorganizzazione dei messaggi. D’altra parte, è anche inutile (e dispendioso) pensare di far mandare in conservazione a norma al provider tutti i messaggi PEC senza valutare l’effettiva necessità.

Piattaforma di gestione documentale: la gestione della PEC passa da qui

Una corretta gestione della PEC, supportata dai migliori strumenti digital e da una piena integrazione con il sistema documentale aziendale, rappresenta una scelta di valore per l’intera organizzazione, in grado di ottimizzare il lavoro nel suo complesso. L’introduzione della Raccomandata Elettronica (REM) aggiunge un ulteriore strato di complessità e opportunità, richiedendo alle aziende di integrare anche questo strumento nel loro sistema di gestione documentale per mantenere la conformità legale e migliorare l’efficienza. 

Ma come implementare, nel concreto, un simile approccio? La soluzione è rappresentata dall’impiego di una piattaforma che agevoli la gestione dei messaggi di posta elettronica certificata e sia finalizzata a integrare tutto il patrimonio di conoscenza aziendale.

Un sistema integrato, in grado di gestire sia i messaggi di posta certificata sia quelli di posta ordinaria accanto a tutto il resto dei documenti, aumenta la produttività di dipendenti e collaboratori (eventualmente anche esterni, basti pensare al commercialista) che possono avere facilmente accesso a ciò di cui hanno bisogno.

Da un punto di vista pratico, il sistema eviterà un sovraccarico delle caselle. Al contrario, tutti i messaggi saranno immediatamente ricevuti e re-inoltrati alle persone opportune secondo regole pre impostate.

Inoltre, digitalizzare tutto il processo di gestione delle PEC (oltre che dei documenti in generale) è presupposto fondamentale per una gestione avanzata dei processi. Si determina, infatti, la creazione di uno spazio sempre e ovunque disponibile mediante applicazioni, dove è raccolto tutto quel che riguarda le varie pratiche. Tale spazio è sicuro in quanto regolato da privilegi di accesso alla consultazione e/o allo scaricamento o modifica di tutti i contenuti.

Servizi di conservazione digitale attraverso piattaforme documentali

Le moderne piattaforme di gestione documentale offrono soluzioni avanzate per la conservazione digitale a norma delle PEC. Questi sistemi non solo automatizzano il processo di archiviazione, ma garantiscono anche il rispetto delle normative vigenti, assicurando che i messaggi PEC siano conservati in modo sicuro e accessibile per tutto il periodo richiesto dalla legge.

In particolare, le piattaforme documentali integrano funzionalità di crittografia avanzata e protezione contro le minacce informatiche, rispondendo agli obblighi di sicurezza imposti dalle recenti normative. Grazie a queste tecnologie, le aziende possono proteggere i propri dati sensibili e assicurare la loro integrità e disponibilità nel tempo.

Inoltre, queste soluzioni permettono una gestione centralizzata delle PEC, facilitando la ricerca e il recupero dei messaggi archiviati. Questo non solo ottimizza il flusso di lavoro, ma riduce anche il rischio di perdita o disorganizzazione dei dati, garantendo al contempo la conformità alle normative in materia di conservazione digitale.

In conclusione, la corretta gestione e conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata non solo garantisce la conformità legale degli scambi comunicativi aziendali, ma diventa un punto cruciale per l’affidabilità e la tracciabilità delle informazioni. L’adozione di piattaforme integrate per la gestione documentale non solo ottimizza la produttività, ma rappresenta un passo fondamentale verso un’organizzazione efficiente e sicura, fondendo la gestione della PEC con il patrimonio informativo aziendale in modo trasparente e sicuro.