Conservazione Digitale a norma: dal 12/4/2017 diventano obbligatorie le nuove regole tecniche
Bisogna arrivare preparati ai nuovi obblighi della conservazione digitale. Non si tratta solo di un cambiamento informatico, ma soprattutto organizzativo
Top Consult è già pronta e conforme: nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED e nuovi servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0
Dal 12/4/2017 diventano obbligatorie le nuove regole tecniche della conservazione digitale, pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 12/3/2014. Fino ad allora sono valide anche le regole di conservazione precedenti, note con la vecchia dizione di “conservazione sostitutiva” e basate sulla delibera CNIPA N. 11/2004. La nuova normativa, riguardante le “Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione” emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, prevede passaggi e responsabilità articolati e dettagliati (la versione completa si può consultare sul nostro sito nei Testi Ufficiali nell’area riservata al Quadro Normativo). Le nuove regole definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti; i modelli organizzativi; i ruoli e le responsabilità del Responsabile della Conservazione, che deve agire in collaborazione con altre figure aziendali quali il responsabile Sistemi Informativi, il Responsabile del trattamento dei dati personali, il Responsabile della Sicurezza e il Responsabile della Gestione Documentale.
Tra i doveri del Responsabile Conservazione ci sono la redazione e il mantenimento del Manuale della Conservazione, che diventa ora obbligatorio ed è la conseguenza di un lavoro spesso collegiale: descrive il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.
La scadenza di legge per l’adozione obbligatoria delle nuove regole è ormai vicina. E’ necessario adeguarsi fin da subito e applicare le nuove regole con la collaborazione di un partner esperto come Top Consult, pioniere della materia, in modo da arrivare alla scadenza ben preparati e già rodati. Nell’evoluzione della conservazione, il cambiamento infatti non è solo informatico, ma soprattutto organizzativo e comportamentale. Non è quindi sufficiente utilizzare un pacchetto software aggiornato, ma è necessaria una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un’attività di formazione specializzata.
Top Consult, impegnata nella conservazione fin dagli albori della legislazione digitale, ha realizzato nel ’99 con il Comune di Pesaro il primo archivio sostitutivo italiano e “inventato” già allora una serie di servizi a corredo, fra cui il manuale della conservazione. Per la nuova conservazione da tempo è pronta: ha progettato e reso disponibile un nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED che è già conforme alla nuova normativa; ha inoltre introdotto due nuovi servizi che corredano la conservazione su questa piattaforma: Conlex 2.0 e Manlex 2.0, il primo per la consulenza legale e applicativa, il secondo per il mantenimento a norma nel tempo delle soluzioni Lex realizzate.
Bisogna arrivare preparati ai nuovi obblighi della conservazione digitale. Non si tratta solo di un cambiamento informatico, ma soprattutto organizzativo
Il nuovo modulo Lex di conservazione:
Lex adotta le strutture dati e gli standard prescritti dalle nuove regole nell’art. 4 per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione e viene impiegato sia per la conservazione in house sia per quella in outsourcing, entrambe assicurate da Top Consult. Una copia del documento presente in gestione viene replicata e portata nell’ambiente di conservazione, qui il file viene firmato digitalmente, unito ai metadati di indicizzazione in un file di tipo IDC (indice di conservazione) anch’esso firmato e marcato temporalmente. Per la consultazione e l’esibizione sono necessari il modulo Surfer o Surfer Mobile/Web della piattaforma TopMedia Social NED. Lex è un modulo della Piattaforma di Orchestrazione di TopMedia Social NED, che esegue i processi “batch”. Non usa stazioni di lavoro dedicate e può eseguire più lavori di conservazione in parallelo. Per effettuare la conservazione occorre almeno un certificato remoto di firma digitale automatica.
E’ meglio prepararsi alla nuova conservazione digitale prima della fine dell’anno: è bene infatti tenere un intero esercizio fiscale con le stesse regole, partendo dall’1/1/2017, tenendo anche presente che con il 31/12/2016 cesserà la manutenzione Top Consult sul vecchio modulo Lex.
I servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0:
Conlex 2.0 comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali: quindi giornata di formazione con il legale e lo specialista applicativo, affiancamento di quest’ultimo per avviare la conservazione digitale, la consulenza per la realizzazione del manuale della conservazione, il rilascio del certificato di conformità del manuale da parte del legale.
Manlex 2.0 è il servizio che assicura il mantenimento negli anni degli archivi digitali realizzati. La sottoscrizione del servizio comprende il diritto alla ricertificazione annuale del anuale della conservazione; a sottoporre 5 quesiti/anno di tipo applicativo o legale sul tema Lex (le risposte vengono date dagli specialisti applicativi o dal legale a seconda del tema); ad una visita annuale di audit-collaudo degli archivi realizzati, svolta da specialisti Top Consult.
La visita di audit viene svolta con l’attenzione rivolta sia alla parte formale del sistema di conservazione sia alla parte prettamente documentale. Nella parte formale si verifica che il manuale della conservazione sia aggiornato e allineato agli archivi, alle tipologie e ai formati dei documenti posti in conservazione; si accertano le modalità previste per il backup e il loro rispetto; si controllano nomine e incarichi con la relativa documentazione; si verifica esistenza e consistenza del registro delle anomalie.
Nella parte documentale si verifica la presenza di tutti i documenti attesi e di eventuali buchi di numerazione, il fatto che i documenti siano nel formato atteso e dichiarato dal manuale e siano firmati e marcati temporalmente. Si verifica inoltre che i documenti, presi a campione, siano visibili e stampabili e sia possibile ottenerne delle copie, che esista il backup e che sia possibile accedere allo stesso.
Conlex 2.0 e Manlex 2.0: formazione e consulenza per tutti i clienti in house. Per avviare la conservazione digitale e mantenere nel tempo gli archivi realizzati
L’affidabilità del pioniere
In house o in outsourcing, quel che conta è la scelta del partner
Top Consult offre la conservazione digitale a norma sia in house che in outsourcing, secondo le esigenze specifiche di ogni cliente. Ma la conservazione non è un semplice programma da comprare, è un servizio, un insieme di elementi che ne determinano la qualità e l’efficacia complessive.
Conviene quindi rivolgersi ad un fornitore esperto, solido e preparato come Top Consult, che da quasi 30 anni opera esclusivamente sul mercato della gestione documentale e che ha da sempre la conservazione digitale nel suo core business. Pioniere della materia fin dagli albori della legislazione digitale, nel ’99 ha realizzato per il Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge. Già in quegli anni ha sviluppato le soluzioni pacchettizzate Lex, ideando anche il Manuale della Conservazione e i servizi legali e organizzativi a supporto del Responsabile della Conservazione.
“La nostra leadership in questo settore – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Delegato di Top Consult – nasce dall’impegno pionieristico, dalla conoscenza approfondita delle problematiche tecniche, legali e organizzative, dal costante aggiornamento sulle nuove normative, dal numero record di referenze in aziende di ogni tipo e dimensione e dalla capacità di inquadrare gli archivi digitali in un progetto più ampio di sviluppo della gestione documentale in azienda, quella cioè che fornisce i vantaggi più rilevanti a livello di processi di lavoro. Top Consult è inoltre in grado di evolvere assieme alle tecnologie, garantendo così la continuità del servizio e degli archivi digitali a norma anche oltre il minimo obbligatorio di 10 anni.”
