Conservazione digitale: tutto ciò che nella tua azienda puoi conservare a norma

Quando è obbligatorio fare conservazione digitale a norma? Quali documenti si possono conservare digitalmente? Va premesso che nel concetto di documento informatico, e quindi conservabile digitalmente, si deve includere qualsiasi tipologia di dato, oltre ai file che sostituiscono la carta, e cioè audio, video, dati ottenuti da social, record acquisiti da database esterni eccetera.

La conservazione digitale a norma è obbligatoria per tutti quei documenti che già nascono elettronici (vedi Fatture, PEC, LUL, Documenti firmati elettronicamente) per i quali la legge impone il mantenimento nel tempo dell’originale in quel formato ma ovviamente, è possibile sfruttare questo processo in generale, cioè per tutto quel che all’interno dell’azienda ha valore legale e/o può essere oggetto di contenzioso.

L’organizzazione è tenuta quindi a effettuare un’analisi dei documenti che possiede, genera o acquisisce svolgendo la propria attività per decidere come gestirlo. Va però ricordato che nei processi aziendali sono correlate sempre più informazioni ed è quindi difficile individuare contenuti che si è certi non debbano avere efficacia probatoria.

Si può fare conservazione digitale di qualunque tipo di documento, da quelli amministrativi sino ai dati delle risorse umane, passando per qualsiasi tipologia di contratto, se sottoscritto digitalmente, così come per i file di log generati nell’attività IT. Di seguito una lista di quanto si può conservare a norma.

Documenti per conservazione digitale: quali sono i più rilevanti

Ecco una sintesi il più possibile esaustiva dei documenti che possono essere conservati digitalmente nel pieno rispetto delle normative.

• Fatture elettroniche attive e passive
• DdT – documenti di trasporto ricevuti ed emessi
• Ordini
• Corrispondenza, obbligatoria la PEC
• Scritture contabili (registri, libro giornale eccetera)
• Comunicazioni e dichiarazioni inviate all’Agenzia delle Entrate
• Libri sociali obbligatori (incluse le delibere assembleari)
• Bilanci
• Modelli di pagamento F23 e F24
• Libro paga e Libro matricola
• Registri (da quelli Iva a quelli dei beni ammortizzabili al Registro giornaliero di protocollo)
• Informazioni di magazzino
• Contratti e scritture private, firmati digitalmente
• Documenti di progetto (compresi disegni e video)
• Relazioni sulla gestione (incluse quelle dei sindaci e dei revisori contabili)
• Determinazioni dirigenziali
• Ricevute e scontrini
• Log file generati dalle procedure informatiche

Conservazione della Posta Elettronica Certificata

La PEC (e, dal 2024 la REM – Registered Electronic Mail che rappresenterà lo strumento ufficiale e riconosciuto per scambiarsi messaggi tra cittadini membri dell’Unione Europea) spesso veicola dati che possono avere valenza legale. Si sottolinea che i messaggi non opportunamente conservati perdono completamente il loro valore legale. Non basta che vengano tenuti nella memoria del PC. La legge richiede che i messaggi di posta elettronica certificata con rilevanza giuridica e commerciale siano conservati a norma per 10 anni.

Non è dunque neppure sufficiente affidarsi al solo gestore della casella di posta che di solito, salvo accordi diversi, ha obbligo di tenere i log di trasmissione e ricezione dei messaggi per 30 mesi.

Conservazione digitale a norma: perché è importante farla

Secondo quanto stabilito dall’articolo 44 del CAD – Codice Amministrazione Digitale il sistema di conservazione digitale assicura autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Da un punto di vista più pratico, per essere compliant alla normativa, le organizzazioni devono predisporre un processo che – rendendo partecipi figure specifiche e mediante tecnologie ad hoc – assicuri che siano preservati tutti i dati che caratterizzano il contenuto (in modo che possa essere sempre riprodotto identico all’originale) e anche il vincolo archivistico. Con quest’ultimo si intendono le relazioni logiche e formali che correlano i documenti in un archivio.

Più nello specifico, l’AgID ha fissato le metodologie operative per garantire la protezione dei documenti descrivendo: quali devono essere natura e funzione del sistema, i modelli organizzativi, i profili professionali dei responsabili della conservazione, i compiti dei soggetti coinvolti nel processo.

La legislazione richiede che qualsiasi organizzazione abbia un Responsabile della Conservazione. Il processo da questi predisposto deve essere descritto nel Manuale della Conservazione. Il Responsabile è tenuto ad aggiornare periodicamente tale Manuale in modo che le misure organizzative e le tecnologie siano sempre conformi agli eventuali cambiamenti della legislazione e al passo con l’evoluzione ICT.

Tra gli strumenti imprescindibili per conservare a norma un documento vi sono la firma digitale (realizzata secondo la normativa che la equipara a quella autografa) e la marca temporale, cioè i dati che identificano con precisione l’autore del file e il momento in cui si è verificata la sua produzione. I software specializzati per la gestione documentale forniscono queste tecnologie e supportano le aziende nel disegnare e implementare processi di conservazione corretti.

Le aziende che vanno oltre la semplice obbligatorietà di conservazione ma decidono di digitalizzare il proprio archivio documentale, secondo i principi sopra esposti, hanno il grande vantaggio di poter fruire di un hub centralizzato di informazioni su cui possono disegnare nuovi flussi di lavoro all’insegna della cooperazione tra uffici e persone e di una maggiore efficienza, oltre a liberare l’azienda da archivi cartacei a volte molto ingombranti e di difficile consultazione.

Un sistema di gestione documentale integrato rende questo hub capace di dialogare con i vari applicativi aziendali in modo da fornire loro e inglobare dati per mantenere sempre aggiornato, e facilmente condivisibile, il patrimonio di conoscenza.