Conservazione sostitutiva e digitale: le differenze sostanziali

Mediante la conservazione sostitutiva (o conservazione elettronica a norma) i documenti cartacei possono essere sostituiti da file che abbiano pieno valore legale, ossia peso e rilevanza identici a quelli fisici. Con la conservazione digitale, invece, solitamente si intende la gestione di documenti originariamente digitali.

La differenza non riguarda solo l’abbandono della carta, quanto piuttosto la filosofia del processo di gestione e archiviazione documentale nel suo complesso. E, naturalmente, la vera sfida per le aziende è inerente alla strategia adottata per implementare tale filosofia.

Conservazione sostitutiva e digitale: cosa bisogna garantire

Le organizzazioni devono avere ben chiaro il fatto che fare conservazione a norma non equivale a un back up digitale dei dati, ma instaurare dei modelli di processo che prevedano lavorazioni sui documenti digitali compliant alla normativa. È, infatti, fondamentale ricordare che, sul fronte legale (sia rispetto a terzi in caso di contestazioni, sia per audit interni) optare per la conservazione sostitutiva (e non limitarsi a una semplice archiviazione) significa garantire ai propri documenti valenza probatoria.

In pratica, lato organizzativo procedurale con la conservazione sostitutiva realizzata secondo i dettami di legge, si mira alla creazione di un archivio sostitutivo a norma con tutto ciò che esso comporta a livello di flussi di lavoro. Si compie cioè un importantissimo passo nel proprio percorso di digitalizzazione. L’intera gestione documentale (non il singolo foglio) è impostata all’insegna di una gestione più snella e di una maggiore collaborazione tra dipartimenti (grazie al fatto di avere a disposizione un contenitore di documenti sempre e ovunque, consultabile da più figure contemporaneamente).

Un’evoluzione normativa continua: cosa cambia nel 2024

È importante sottolineare che il 2024 porterà con sé nuovi sviluppi normativi riguardanti la conservazione digitale e sostitutiva. Con l’entrata in vigore delle recenti direttive europee in materia di digitalizzazione e conservazione documentale, le imprese saranno obbligate a rivedere e aggiornare i propri sistemi di archiviazione. In particolare, è previsto l’obbligo di adozione di nuove tecnologie di crittografia avanzata per garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti conservati digitalmente. Questo cambiamento, che dovrà essere implementato entro la fine dell’anno, richiederà un investimento sia in termini di risorse tecnologiche che di formazione del personale, ma garantirà una maggiore protezione dei dati e conformità alle normative internazionali.

Il decreto legislativo emanato lo scorso 6 agosto (Decreto legislativo del 05/08/2024 n. 108) ha ulteriormente ritoccato i termini per la presentazione delle dichiarazioni fiscali, di conseguenza si modificano anche i termini per il completamento della conservazione digitale.

Secondo quanto stabilito dal decreto, i termini per la presentazione delle dichiarazioni fiscali sono stati spostati:

• Al 30 ottobre (al posto del 30 settembre) per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare

E più in generale

• 10 mesi dopo la chiusura dell’esercizio (anziché i precedenti 9 mesi).

La proroga ha un impatto diretto sulla conservazione digitale dei documenti fiscali. Nella pratica: per le aziende con esercizio fiscale coincidente con l’anno solare, la nuova scadenza per la conservazione digitale sarà il 31 gennaio 2025. Ciò significa che i documenti fiscali relativi all’anno 2023 dovranno essere conservati entro tale data, offrendo per quest’anno un margine di tempo più ampio.

Dal punto di vista tecnico, per la realizzazione dell’interro processo di conservazione a norma, l’azienda dovrà dotarsi di un software ad hoc che la supporti nella produzione, gestione, condivisione e conservazione di tutti i documenti e che sia adattabile all’eventuale evoluzione delle esigenze. Fare la scansione, una foto o qualsiasi altra ipotesi di digitalizzazione non rappresenta una soluzione corretta di conservazione digitale.

Conservazione sostitutiva a norma: le regole da considerare

Fare conservazione a norma costringe enti e imprese a lavorare su due piani. Da un lato, per uniformarsi alle regole, dall’altro per compiere una profonda rivisitazione dei propri metodi di lavoro. È utile che le regole siano vissute solo quale spunto per rinnovare più radicalmente l’organizzazione e per sfruttare le potenzialità tecnologiche. Ma partiamo con la normativa.

Secondo quanto stabilito dal DPCM del 13 novembre 2014 e osservando quanto detto nelle Linee Guida AgID, un documento informatico deve essere identificabile in modo univoco e persistente ed essere immodificabile. Per testimoniare questo, vi si appone la firma digitale, una marca temporale e gli si fornisce un numero di protocollo.

Il ciclo di vita di tale documento dipenderà poi dai suoi contenuti, dal ruolo che ha all’interno del processo e, ovviamente, da quel che dice la normativa in merito agli obblighi di conservazione (si pensi per esempio all’obbligo temporale fissato in merito al mantenimento di documenti fiscali e di rilevanza civilistica).

A questo punto, serve fare riferimento a quanto stabilito per il processo di conservazione. Esso è stato predisposto per assicurare quelle caratteristiche di immodificabilità, autenticità, integrità e leggibilità tipiche del documento informatico inalterate per lunghi periodi di tempo.

Conservazione dei documenti nel cloud: nuove opportunità e rischi

Con l’aumento dell’adozione di soluzioni cloud, anche la conservazione sostitutiva e digitale sta subendo una trasformazione. I servizi di conservazione basati su cloud offrono maggiore flessibilità, accessibilità e scalabilità rispetto alle soluzioni on-premise. Tuttavia, l’utilizzo del cloud introduce anche nuove sfide, in particolare in termini di controllo dei dati e conformità normativa.

Le aziende devono garantire che i fornitori di servizi cloud siano certificati e conformi agli standard di sicurezza richiesti dalla legge italiana ed europea. Inoltre, è fondamentale implementare meccanismi di verifica periodica per assicurarsi che i dati conservati nel cloud siano protetti e accessibili solo alle persone autorizzate.

Nello specifico, a settembre 2020 sono state pubblicate dall’Agid le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Queste riportano le indicazioni da seguire per fare conservazione a norma.

Tra le novità inserite, vi è la necessità di nominare la figura del Responsabile della Conservazione. Egli ha il compito di disegnare e poi attuare (e verificare che siano adottate) le misure necessarie per conservare i file. Queste sono scritte nel Manuale di Conservazione che è un documento che illustra dettagliatamente quali sono le operazioni svolte sui documenti per conservarli, i soggetti coinvolti nella loro gestione, le tecnologie, le policy di sicurezza e infrastrutture utilizzate. Periodicamente il Manuale deve essere aggiornato per fornire sempre una situazione reale di come vengono gestiti i documenti.

Archiviazione digitale: il potenziamento dell’efficacia organizzativa nel rispetto della normativa vigente

Mantenere aggiornato e protetto nel pieno rispetto della legislazione vigente il proprio archivio digitale è una preziosa occasione per innalzare il livello di efficacia dell’organizzazione.

I documenti correttamente conservati sono sempre disponibili per fornire risposte rapide a colleghi, clienti, partner e fornitori, non si dovrà sprecare tempo per cercare informazioni in luoghi più o meno lontani né per riporre poi i documenti consultati. E ciò promuove anche opportunità di smart working e remote working che aumentano i livelli di produttività e migliorano l’immagine dell’azienda in ottica di modernità ed efficienza.

Non solo, grazie alla conservazione sostitutiva e, più in generale, a una gestione completamente digitale dei documenti si potranno impostare workflow documentali più efficienti, ove possibili automatici affinché siano liberate risorse che possono essere spese per attività a maggior valore.