Da on-premise a cloud: come migrare la tua gestione documentale senza intoppi

Intervista a Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale presso Top Consult
La migrazione da on premise a cloud è spesso intrapresa dai nostri clienti quando decidono di aumentare la scalabilità della propria infrastruttura IT portando con sé vantaggi in efficienza, risparmi sui costi e maggiore agilità, così racconta Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale presso Top Consult. Mentre tempo fa le piattaforme per la gestione del ciclo di vita dei documenti lavoravano esclusivamente su server locali, da un po’ di anni, ormai, si può sfruttare la possibilità del cloud con tutti i vantaggi che questo paradigma di erogazione del software comporta.

“La modalità di lavorare da parte degli addetti – sottolinea Zaffagnini – su piattaforme on premise e cloud non cambiano, è completamente diversa l’infrastruttura tecnologica di cui ci si avvale. Noi oggi abbiamo circa metà dei nostri clienti storici che ha optato per il cloud. E questa è la soluzione che suggeriamo di adottare quando approcciamo nuovi interlocutori, perché siamo convinti che offra maggiori opportunità”.

Migrazione gestione documentale cloud, On-premise e cloud, cosa scegliere

“La nostra soluzione in cloud permette agli utenti di non occuparsi di aspetti infrastrutturali, non richiede loro particolari competenze sistemistiche e garantisce una tecnologia sempre aggiornata. Inoltre, è una soluzione più competitiva dal punto di vista economico poiché non richiede ingenti costi iniziali. Eroghiamo il nostro servizio basandoci sui data center Aruba che hanno livelli di affidabilità decisamente elevati e tali da richiedere spese davvero ingenti per essere eguagliati”.

Risparmio sui costi, affidabilità e garanzia di tecnologia all’avanguardia: questi, in sintesi, i principali vantaggi assicurati dal cloud. D’altra parte, ciascuna organizzazione ha una sua storia e un ecosistema applicativo che la contraddistingue, quindi bisogna analizzare il contesto e poi scegliere la soluzione più adeguata.

“I nostri clienti storici hanno integrato il documentale con gli altri applicativi, ad esempio Gestionali,ERP e CRM. A volte avviene il passaggio di tutto sul cloud, in altri casi si configurano situazioni ibride. Spesso si valuta il documentale in cloud quando si è già vissuto questa evoluzione per altri software, tante volte, si è partiti con la migrazione verso il cloud con le nostre soluzioni, perché i clienti si fidano di noi e sanno di poter contare sulle nostre competenze ed esperienza accumulate in oltre 35 anni di attività. Il documentale proposto da Top Consult è integrabile, ma allo stesso tempo vive in maniera indipendente; quindi, ognuno può configurare la propria infrastruttura applicativa come meglio crede.

“Tante aziende sono partite dall’esternalizzare il servizio di conservazione digitale a norma. Vi sono specifiche norme che regolano tale processo relativamente ai documenti fiscalmente rilevanti. I nostri clienti sanno che siamo certificati e che abbiamo esperti legali e di processo che possono contribuire a ottimizzare e rendere perfettamente compliance le procedure”.

I timori che ancora frenano la migrazione degli applicativi al cloud

“Sembrerà una idea superata eppure non lo è: in tante imprese si ha ancora la convinzione che tenendo le applicazioni in casa vi siano maggiori possibilità di controllo”.

A ciò ovviamente si aggiunge tutto quanto riguarda il contesto in cui la piattaforma documentale si va a inserire. Se il sistema documentale è fortemente integrato con le altre app si teme l’impatto che una soluzione in cloud può avere sull’operatività nel suo complesso.

“All’aumentare dei livelli di integrazione crescono i costi e i tempi di implementazione della nostra soluzione in cloud. Questo è inevitabile. Noi siamo pronti a far dialogare la nostra piattaforma con la totalità dei sistemi informativi aziendali grazie a connettori certificati, o attraverso integrazioni dirette con tanti altri software con cui dobbiamo organizzarci per interagire.”

Nella migrazione gestione documentale cloud è interessante notare che la paura inerente alla sicurezza dei dati, che rappresentava un forte ostacolo al passaggio al cloud in passato ora va diminuendo.

“Ancora esiste, ma sempre meno. Al contrario, abbiamo avuto diverse occasioni in cui ci hanno chiesto di passare al cloud in seguito ad attacchi cyber. In quei momenti, infatti, le aziende si sono rese conto di essere vulnerabili e hanno preferito affidarsi alle nostre soluzioni che vantano tutte le tecniche di sicurezza integrate a livello applicativo da noi e, sul fronte infrastrutturale, da Aruba”.

È importante sottolineare, a questo proposito, le certificazioni dell’azienda, a partire dalla conformità alle normative per il Sistema di Gestione UNI CEI EN ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015, 27018:2019 e 9001:2015.

Migrazione dall’on-premise al cloud, il ruolo imprescindibile del partner tecnologico

Le modalità di lavoro su una piattaforma on-premise e in cloud sono identiche. Il passaggio delicato è proprio quello della migrazione, ossia, lo spostamento dei documenti nell’infrastruttura del cloud provider e a seguire la riorganizzazione dei flussi documentali alla luce dello spostamento stesso.

“Noi ci poniamo come consulenti rispetto ai nostri clienti, non come dei semplici fornitori di tecnologia. Quando si effettua la migrazione al cloud, collaboriamo nell’analisi delle strutture documentali, aiutiamo a capire la roadmap di progetto e accompagniamo passo passo il cambiamento. Non vogliamo stravolgere i workflow preesistenti, né imporre procedure, valutiamo a fianco degli utenti le modalità e le tempistiche più opportune. La durata della migrazione dipende dalla tipologia di interventi necessari a garantire che i flussi documentali rimangano gli stessi e il passaggio sia il più possibile trasparente per chi lavora”.

“Ciò che ci caratterizza è sicuramente la nostra capacità consulenziale che ha tre risvolti: documentale, sistemistico e normativo. Questo è fondamentale quando si sceglie l’opzione in cloud perché ci permette di impostare la soluzione più efficace e conveniente per ciascuna azienda, adattando la tecnologia alle sue specifiche esigenze” – conclude Zaffagnini.