Dall’archiviazione manuale all’AI: il percorso innovativo nella gestione documentale

Passare dalla gestione manuale dei documenti a una più efficiente e automatizzata gestione elettronica non significa solo liberare spazi negli uffici.

Il personale e il management di varie organizzazioni hanno riconosciuto che la digitalizzazione e l’intelligenza artificiale non solo semplificano le attività, ma portano anche alla creazione di nuovi modelli operativi e all’adozione crescente di servizi innovativi.

I primi obiettivi che indubbiamente si raggiungono usando sistemi di document management all’avanguardia integrati a 360° sono: un’organizzazione più efficiente e accesso rapido, sicuro e da dovunque alle informazioni contenute nei documenti.

Tra i primi passi da compiere per rivoluzionare davvero la gestione documentale vi è quello di predisporre un sistema di archiviazione efficace.

Andare oltre alla archiviazione manuale, vuol dire prediligere il digitale e, nella fattispecie, adottare un processo di memorizzazione e organizzazione dei documenti (nativi digitali o dematerializzati) in un sistema centralizzato capace, tra l’altro, di contenere varie tipologie di contenuti, tra cui immagini, video. Così facendo si superano i seguenti limiti che caratterizzano il processo tradizionale:

1. Spazio fisico: la conservazione cartacea richiede spazio fisico per i documenti, come scaffali, armadi e stanze, che può essere costoso e limitato.
2. Accesso e ricerca: trovare documenti in un sistema di conservazione cartacea può richiedere molto tempo e fatica. L’accesso ai documenti è più lento e meno efficiente rispetto alla ricerca elettronica.
3. Sicurezza: i documenti cartacei sono più vulnerabili a danni fisici (incendi, allagamenti, deterioramento) e furti. Garantire la sicurezza dei documenti richiede misure aggiuntive.
4. Costo: la conservazione cartacea implica costi continui per materiali (carta, cartelle, etichette) e per il personale che gestisce l’archiviazione e la ricerca dei documenti.
5. Condivisione: condividere documenti cartacei richiede copie fisiche e trasporto, rendendo la collaborazione meno immediata rispetto alla condivisione digitale.
6. Efficienza operativa: la gestione manuale dei documenti è più soggetta a errori umani, come smarrimento o errata classificazione, e richiede più tempo per aggiornamenti e modifiche.
7. Impatto ambientale: l’uso intensivo di carta contribuisce alla deforestazione e all’accumulo di rifiuti, mentre l’archiviazione elettronica è più sostenibile.
8. Backup e recupero: la perdita di documenti cartacei è spesso irreversibile in caso di disastri, mentre i documenti elettronici possono essere facilmente salvati e recuperati con backup regolari

Il passaggio da archiviazione manuale all’archiviazione elettronica

Ma come realizzare il passaggio da archiviazione manuale all’archiviazione digitale? Prima di tutto serve valutare quali sono i documenti di cui ci si può disfare (per non accumulare file inutili) e quelli che invece non devono essere eliminati per questioni legislative. In pratica, occorre analizzare il proprio archivio, così come il flusso documentale per delineare la situazione di partenza.

Altrettanto importante è la scelta del documentale e del partner tecnologico capaci di assicurare la fruibilità dei documenti in futuro.

Il passaggio dall’archiviazione manuale all’archiviazione elettronica automatizzata rappresenta un’evoluzione significativa nella gestione dei documenti digitali. Questo cambiamento implica l’adozione di tecnologie avanzate che permettono di automatizzare il processo di acquisizione, organizzazione e archiviazione dei documenti, riducendo il bisogno di intervento umano e minimizzando gli errori.

Nell’archiviazione manuale, i documenti devono essere caricati e classificati manualmente in un sistema elettronico, un processo che richiede tempo e precisione.

Con l’archiviazione elettronica automatizzata, invece, i documenti possono essere acquisiti direttamente da varie fonti, come scanner o email, e automaticamente categorizzati utilizzando algoritmi di intelligenza artificiale e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Questo non solo velocizza l’intero processo, ma migliora anche l’accuratezza e la consistenza della gestione documentale. Inoltre, l’automazione permette una ricerca più rapida e precisa dei documenti, facilitando l’accesso alle informazioni e migliorando la produttività complessiva dell’organizzazione. In sintesi, l’archiviazione elettronica automatizzata trasforma la gestione dei documenti in un processo più efficiente, sicuro e affidabile.

Inoltre, è importante distinguere l’archiviazione elettronica automatizzata dalla conservazione digitale: mentre la prima si concentra sull’organizzazione e l’accesso efficiente ai documenti, la seconda assicura la preservazione a lungo termine e la conformità legale degli stessi, mantenendoli autentici, integri e leggibili nel tempo.

Perché applicare l’intelligenza artificiale alla gestione elettronica dei documenti

Secondo gli studiosi dell’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2023, la gran parte degli investimenti in ambito AI è stata destinata a “soluzioni di analisi e interpretazione testi per ricerca semantica, di classificazione, sintesi e spiegazione di documenti o agenti conversazionali tradizionali”.

In generale, sinora alle tecnologie di intelligenza artificiale è stato affidato il compito di automatizzare attività a basso valore aggiunto e ripetitive, e questo può essere molto utile anche in ambito documentale. L’AI è, infatti, capace di eseguire molteplici operazioni sui documenti. Eccone alcune.

Si pensi, per esempio, alla dematerializzazione di grandi archivi (di contratti, cartelle cliniche, documenti legali e notarili). Le soluzioni di gestione documentale più evolute sono in grado, come abbiamo visto, di estrarre i dati opportuni per la loro catalogazione appena sono sottoposti a scansione.

A questo punto saranno semplificate le operazioni di creazione di gerarchie tra documenti e, a valle, anche la loro archiviazione corretta. D’altra parte, l’intelligenza artificiale promuove un più efficiente e coerente processo di ricerca dei dati. La capacità di correlazione tra dati, prerogativa dell’AI, renderà risolvibili anche le query più complesse.

Tecniche di RPA – Robotic Process Automation e Machine Learning (apprendimento automatico) favoriranno approcci di automatizzazione delle attività. L’intelligenza artificiale è anche un valido supporto dal punto di vista della sicurezza dei dati. Analisi comportamentali aiutano a identificare comportamenti anomali sui documenti e sui dati in essi contenuti.

I vantaggi dell’AI nella gestione documentale

Grazie alle più innovative funzionalità di intelligenza artificiale le imprese potranno immediatamente beneficiare dei seguenti vantaggi.

• Ottimizzazione delle funzioni di OCR (Riconoscimento ottico dei caratteri) il che evita errori nell’estrazione del testo.
• Riconoscimento immediato della struttura logica del documento. Capire titoli, intestazioni, di quali parti è costituito sino alla sua firma: tutto questo è molto importante per indicizzare e archiviare automaticamente un documento e per rilevarne le connessioni.
• Facilitazione e automazione dei processi. Grazie a una più approfondita comprensione dei contenuti, i documenti possono essere inseriti automaticamente nei processi di cui sono protagonisti. Ciò significa anche notificare azioni di intervento sui documenti, instradare le comunicazioni alle figure più giuste, avviare le approvazioni.
• Supporto decisionale. Le funzioni di analisi predittiva rendono possibile l’identificazione di tendenze future in base allo svolgimento dei flussi documentali, così come di anomalie a cui porre rimedio con azioni correttive.