Dematerializzazione e digitalizzazione: tecniche e metodi per sostituire i documenti cartacei

Le differenze tra dematerializzazione e digitalizzazione sono molteplici. È immediatamente evidente che nel primo caso si fa riferimento a documenti cartacei che si vuole trasformare in digitale, mentre nel secondo ci si riferisce a contenuti già digitali. Ma non ci si limita a questo.

Implementare una strategia di digitalizzazione, che si basi su applicativi di document management system tecnologicamente avanzati, significa rielaborare in modo più innovativo i dati contenuti nei documenti, per arrivare a rivoluzionare i processi al fine di razionalizzarli e renderli più efficienti.

In un’ottica di questo tipo dematerializzazione e digitalizzazione sono la prima funzionale alla seconda e devono essere effettuate nel contesto di una strategia di largo respiro seguendo tecniche e best practice efficaci.

Metodi, tecniche e policy per la dematerializzazione

Con dematerializzazione dei documenti si intende il processo per cui da un foglio di carta si ottiene un file digitale. Uno dei metodi più utilizzati per svolgere tale processo è usare uno scanner, cioè il dispositivo che acquisisce l’immagine del documento (spesso incluso nelle stampanti multifunzione) e lo trasforma in file.

Le aziende che debbano dematerializzare grandi quantità di materiale, archivi interi, possono affidarsi a fornitori esterni del servizio di dematerializzazione che, ricevuti tutti i documenti, li restituiscono in formato digitale.

L’OCR – Optical Character Regognition è invece un software che permette la trasformazione da documento cartaceo a file editabili.

Esistono poi app per cui è sufficiente scattare una foto con lo smartphone al documento, in questo caso però l’output finale potrebbe non essere soddisfacente, non all’altezza delle necessità (di chiarezza, nitidezza, risoluzione) aziendali.

Questi sono tutti metodi utili a creare un file, ma per portare a termine la dematerializzazione ed essere certi di poter distruggere serenamente gli originali si devono adottare tecniche e best practice che rendano le organizzazioni conformi alle normative di conservazione e in grado di preparare un archivio sostitutivo che offra a tutti i collaboratori l’opportunità di lavorare più facilmente.

Gli step per ottenere dunque un file che abbia valore giuridico, probatorio e archivistico identico all’originale cartaceo sono:

• protocollazione, ossia certificare la provenienza e la data di acquisizione in maniera che vi sia un’identificazione univoca del documento;
• classificazione e fascicolazione mediante applicazione di criteri che rendano reperibili i contenuti e organizzarli secondo uno schema logico riferito alle attività e alle persone che riguardano il processo in cui servono i documenti;
• firma digitale per assicurare integrità e autenticità dei contenuti;
• conservazione a norma (ogni file dovrà contenere le informazioni necessarie a far sì che il documento possa essere riprodotto esattamente identico alla sua forma originaria).

Strategia di digitalizzazione e dematerializzazione di interi workflow documentali

La digitalizzazione non riguarda solo i singoli documenti, pensare questo è riduttivo e non consente di sfruttare tutte le potenzialità della tecnologia. Digitalizzare vuol dire rinnovare la tradizionale gestione documentale (dalla creazione dei documenti alla loro modifica/approvazione sino alla loro condivisione e archiviazione) con flussi di lavoro nuovi. Flussi di lavoro che, naturalmente, rispettino i contenuti dei documenti e mettano al riparo l’azienda da furto di dati o rischi di inadempienze nella loro gestione, ma anche che semplifichino (ove possibile automatizzino) l’intero ciclo di vita dei documenti.

Cosa fare per essere certi di perseguire i propri scopi di dematerializzazione in una strategia di digitalizzazione corretta?

• Pianificazione e organizzazione delle informazioni che si intende sfruttare in digitale;
• Organizzazione del documento secondo tag identificativi e utili per suddividere i dati a seconda delle pratiche in cui servono;
• Revisione della versione creata per verificare che sia in linea con gli obiettivi che ci si è preposti;
• Assegnazione di eventuali privilegi di accesso e modifica per una corretta distribuzione dei documenti nel pieno rispetto della data privacy.
• Finalizzazione e conservazione per avere una versione definitiva e unica.

A questo punto sarà possibile creare un workflow documentale in cui i contenuti dematerializzati si affianchino ad altri nativi digitali in maniera che non si debba più fare ricorso alla carta. Ciò significa rivoluzionare i processi a vari livelli.

• Con la digitalizzazione documentale si potrà, prima di tutto, minimizzare il processo di gestione documentale dal punto di vista dell’archiviazione fisica di fogli, della ricerca negli archivi (con gli spostamenti che si rendono necessari per raggiungerli), nella gestione stessa degli archivi tradizionali.
• Anche le procedure di protezione delle informazioni saranno rivoluzionate alla luce delle funzioni di security che caratterizzano i software per la gestione documentale, veri e propri alleati per la compliance.
• Pensando in digitale, interi workflow possono essere dematerializzati. Grazie a una gestione integrata dei dati, ogni azienda può offrire ai propri interlocutori la possibilità di scrivere, modificare e adattare, un modello di documento alle singole esigenze.