Estratto INTERVISTA: Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult, e Igor Bovio, IT Security & Infrastructure Manager di Mirato Group sulla rivista Office Automation di marzo 2022
Oltre 10 milioni di documenti finance digitalizzati e più di 350mila a livello amministrativo. Basterebbero questi numeri per descrivere il valore della sinergia tra Mirato e Top Consult, ma c’è molto di più nella partnership che dal 2005 a oggi unisce le due società. Una sinergia, non un mero rapporto tra cliente e fornitore, che in questi 17 anni si è arricchita di importanti progetti di document management funzionali al Gruppo Mirato – realtà di riferimento in Italia e all’estero nell’ambito del personal care – per approcciare in modo strutturato quel processo di trasformazione digitale divenuto ormai essenziale per la competitività di qualsiasi azienda. Un percorso, questo, che proprio grazie alla collaborazione con Top Consult la società prosegue a passo spedito e che consente a Mirato di ottimizzare una serie di processi interni abilitando una collaborazione più efficiente e produttiva per i suoi oltre 400 dipendenti. Il Gruppo, nato negli anni ’60 per volontà di Corrado Ravanelli, oggi ingloba differenti brand e prodotti dedicati alla cura e all’igiene personale: Intesa, Malizia, Clinians, Geomar, Breeze, Splend’Or, Mil Mil, Nidra, Glicemille e, a seguito dell’acquisizione del Gruppo Gianasso nel 2017, i Provenzali. “Una storia di successo di un’azienda attenta all’innovazione, alla sostenibilità e alla tecnologia, come dimostrano i progetti realizzati grazie a Top Consult e alla piattaforma TopMedia Social NED”, ci ha spiegato Igor Bovio, IT Security & Infrastructure Manager di Mirato Group.
Un esempio per tutti
“Una società virtuosa che ha intrapreso in modo strutturato quel cammino di digitalizzazione divenuto ormai essenziale per qualsiasi tipologia di impresa”. Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult, descrive così Mirato. “In tutti questi anni, la sinergia con Mirato ha consentito anche a Top Consult di crescere e di ampliare l’offerta; dalla gestione delle pratiche del personale fino ai documenti doganali: ascoltando Mirato e le sue esigenze, abbiamo continuamente aggiornato la nostra value proposition aprendo scenari innovativi utili anche ad altre imprese – ha sottolineato. Mirato non è un semplice cliente, ma un vero e proprio partner, un esempio di azienda attenta all’innovazione e ai benefici che il giusto approccio alla gestione documentale può garantire a supporto del business e dei processi. Vogliamo continuare a crescere insieme a loro in un rapporto che dal 2005 a oggi ha portato grande valore a Top Consult”.
Quali esigenze hanno spinto Mirato a intraprendere questo percorso di digitalizzazione e perché il Gruppo ha scelto proprio Top Consult?
Prima di entrare in contatto con Top Consult, Mirato disponeva di una tecnologia di archiviazione documentale che coinvolgeva unicamente determinate tipologie di documenti prodotti internamente, come bolle e fatture. La crescita del Gruppo, supportata anche da varie acquisizioni, ha fatto emergere nel tempo la necessità di gestire al meglio un volume di documenti e dati in continua ascesa nel corso degli anni. Per rispondere a questa esigenza, abbiamo deciso di affidarci a Top Consult, un punto di riferimento nel settore della gestione documentale che ci ha convinti per le soluzioni offerte e l’approccio al cliente. L’archiviazione documentale nel 2005 era agli esordi, soprattutto dal punto di vista sostitutivo, ovvero di “sostituzione” di archivi fino a quel momento cartacei in digitale. Top Consult già allora disponeva di un reparto legale capace di supportare questo cammino di innovazione in modo efficiente e conforme alle normative. La possibilità di poter sostituire il nostro archivio cartaceo in digitale garantendo il valore legale di determinate tipologie di documenti è uno degli elementi che ci ha spinti a scegliere Top Consult sin da subito.
Qual è stata l’evoluzione della sinergia in tutti questi anni?
Nel 2009 abbiamo portato a conclusione il progetto di conservazione sostitutiva mettendo parallelamente in essere altri progetti funzionali per gestire al meglio la componente passiva, grazie a una tecnologia barcode di cui all’epoca solamente Top Consult e poche altre aziende disponevano, e la componente attiva. Il tutto, in modo completamente integrato con il sistema gestionale allora in nostra dotazione. I progetti avviati hanno coinvolto nel tempo anche la controllata Mil Mil e, dal 2017, il Gruppo Gianasso, abbracciando molteplici reparti aziendali a partire dalle risorse umane. Nel momento in cui la normativa ha dato infatti la possibilità alle aziende di conservare i cedolini in formato digitale, Top Consult ci ha consentito di intraprendere questo percorso in modo strutturato portando in conservazione sostitutiva non solo i cedolini dei dipendenti, ma anche altre tipologie di documenti legati alla gestione del personale, come le pratiche sanitarie, di valutazione di rischio e di sicurezza sul luogo di lavoro. Non solo. Sempre grazie a Top Consult, abbiamo iniziato a digitalizzare anche i documenti dell’ufficio estero, come le pratiche doganali.
Quali sono stati i maggiori benefici raggiunti da Mirato grazie all’offerta e al supporto di Top Consult?
La collaborazione con Top Consult ci ha consentito di ridurre l’utilizzo della carta in modo sostanziale, basti pensare che il nostro archivio cartaceo attualmente rappresenta solamente un quarto dell’archivio totale aziendale, il che si traduce in un importante risparmio in termini di costi. I vantaggi ottenuti sono però molteplici: dall’invio in modo automatico delle bolle grazie all’integrazione tra TopMedia Social NED e il nostro sistema gestionale, fino all’archiviazione giornaliera delle email di posta elettronica certificata, conservate quotidianamente tramite processi automatici abilitati da Top Consult che ne mantengono sempre il valore legale.
Un importante supporto anche per i processi interni.
Proprio così. TopMedia Social NED consente al personale di rintracciare molteplici tipologie di documenti in modo semplice garantendo un vantaggio in termini di ottimizzazione dei tempi e dei processi. Il tutto, grazie anche alla facilità d’uso che caratterizza la soluzione e che la differenzia sul mercato: Top Consult offre un prodotto completo, intuitivo e semplice da usare anche dagli utenti meno esperti offrendo un supporto fondamentale al personale.
In che modo potrà evolversi la sinergia tra Mirato e Top Consult e, guardando al futuro, quali sono gli obiettivi di digitalizzazione del Gruppo?
Il nostro obiettivo è digitalizzare in modo completo i processi. Per farlo, il passaggio sostanziale che vogliamo compiere nel prossimo futuro insieme a Top Consult è quello di abilitare l’approvazione in modalità digitale di tutti quei documenti che oggi vengono approvati manualmente. Top Consult ci consente di abilitare al meglio questo ulteriore passaggio; grazie a consulenti professionali e competenti, che garantiscono a Mirato costante vicinanza e supporto, stiamo studiando nel dettaglio quali processi includere in questo cammino per noi divenuto fondamentale anche a seguito dell’acquisizione del Gruppo Gianasso: la certificazione biologico-naturale dei prodotti prevede infatti una serie di approvazioni delle materie prime che devono essere autenticate da un responsabile chiamato ad attestarne e certificarne sempre la provenienza. È nostro obiettivo digitalizzare tutti questi flussi di approvazione, includendo anche le fatture verso i fornitori e approcciando il tema anche da mobile, cosa che Top Consult consente di realizzare in modo semplice con la propria offerta.
Il tutto, in modo sicuro e protetto.
Esattamente. TopMedia Social NED consente di impostare diversi livelli di protezione dei documenti, di gestire privilegi e accessi in base alle necessità e nel pieno rispetto della privacy grazie alla crittografia dei dati garantita dalla soluzione. Una piattaforma innovativa, divenuta essenziale per la nostra società, così come essenziale per noi è il rapporto instaurato in tutti questi anni con Top Consult e i suoi consulenti, ormai parte della “famiglia” Mirato.
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