Fattura elettronica, aggiornamento normativa: vademecum per il futuro

La fatturazione elettronica è un processo documentale ormai obbligatorio da anni per tante aziende e dal 2024 praticamente per tutti, ditte private, enti pubblici e professionisti. Dal 2024 è, infatti, venuto meno l’esonero che era previsto per i possessori di partita IVA con ricavi al di sotto dei 25mila euro e la deroga per i forfettari. Ma le novità non finiscono qui. Le realtà pubbliche e private sono continuamente sollecitate dalle iniziative legislative tese a snellire le procedure burocratiche e la collaborazione tra organizzazioni nazionali e internazionali. Parallelamente, la tecnologia è in continua evoluzione e, a sua volta, stimola rinnovamenti per rispondere alla domanda del mercato attuale e futura.

Fattura elettronica, le novità del 2024

Come anticipato, il legislatore ha via via coinvolto sempre più contribuenti nell’obbligo di passare alle fatture elettroniche, con il 2024 il fisco digitale si estende a una platea vastissima. Si è così voluto ulteriormente semplificare le operazioni di fatturazione, da un lato, e avere più facile visibilità sugli importi fatturati.

L’ulteriore novità per il 2024 (a partire da febbraio) riguarda le nuove specifiche tecniche (versione 1.8) e l’elenco aggiornato dei controlli (versione 1.9) eseguiti dallo SdI – Sistema di Interscambio sulla fattura.

Per quanto riguarda le nuove specifiche, il cambiamento più rilevante riguarda i fornitori esteri che, tra i dati anagrafici, troveranno il campo per l’identificativo del Paese.

L’aggiornamento dell’elenco dei controlli è, invece, finalizzato ad aumentare l’interoperabilità dei dati per svolgere accertamenti e controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Fatturazione elettronica: le tecnologie che stanno innovando tutto il processo

La normativa sulla fatturazione elettronica è in continua evoluzione. La digitalizzazione delle aziende è del resto un processo inarrestabile che gli stessi Governi stanno promuovendo per aumentare la propria efficienza e per innalzare la competitività dei Paesi mediante un rinnovamento delle proprie PA e imprese.

La tecnologia fa la sua parte offrendo sempre nuove potenzialità. In particolare, le innovazioni che riguarderanno sempre più le piattaforme software per la gestione documentale sono elencate qui di seguito.

• Automazione: i document management system accresceranno la loro capacità di reperire dati in autonomia nei sistemi e nei database aziendali in modo da ridurre i tempi di preparazione dei documenti e le possibilità di errore, derivanti, per esempio, da trascrizioni, comunicazioni tra persone eccetera. Possono anche occuparsi di invii massivi, si pensi in tal caso, proprio ai documenti fiscali.
• Integrazione interna e con sistemi esterni: è il caso, per esempio, della interconnessione con i sistemi bancari per generare ricevute bancarie direttamente da specifici applicativi che gestiscono le fatture.
• Intelligenza artificiale e machine learning: le piattaforme software integrate addette alla gestione dei documenti innalzeranno le loro abilità nel correlare dati, restituire analisi da cui trarre spunti per la pianificazione strategica e per migliorare il workflow documentale o, addirittura, l’intero processo in cui si svolge tale workflow.
• Blockchain: anche la tecnologia della catena può risultare utile in ambito fatturazione elettronica in quanto consente la creazione di registri immutabili e distribuiti delle transazioni.
• IoT – Internet of things: grazie alla raccolta automatica di dati da device, per esempio collocati in ingresso e uscita dal magazzino, nei negozi e così via è possibile avere sempre una visione chiara dei prodotti venduti/comperati per rendere più rapido il processo di fatturazione.
• Digital payment: integrando nei processi documentali rivolti ai clienti anche la possibilità di fare direttamente i pagamenti, le aziende, oltre a offrire una migliore customer experience, generano i documenti attinenti alle transazioni che vengono direttamente inseriti nei sistemi e tracciano più facilmente le operazioni.

Perché la fattura elettronica è una occasione per essere più efficienti e cosa fare

L’evoluzione tecnologica e i cambiamenti legislativi in merito alla fatturazione elettronica e, più in generale alla gestione documentale, inevitabilmente incidono sull’operatività di PA e imprese e rappresentano sfide da cogliere per essere più concorrenziali. La normativa che offre gli strumenti per facilitare il business interno ed estero e i tool digitali che favoriscono razionalizzazione delle metodologie lavorative pongono le basi per impostare realtà più moderne, caratterizzate da metodologie di lavoro smart e mobile.

Digitalizzare tutti i documenti fiscali serve per essere conformi alla normativa ma se ci si limita a questo si rischiano gestioni farraginose che prevedono interazione tra carta e digitale e quindi pericoli di ridondanze, perdita di documenti, ritardi di processo.

Guardando al futuro le organizzazioni devono riflettere sul proprio livello di digital transformation per capire come essere più efficaci nelle loro azioni e, d’altro canto, all’altezza delle aspettative dei propri clienti finali.

In estrema sintesi, i passi da compiere per avviarsi su un percorso di successo di ottimizzazione della gestione documentale prevedono:

• Analisi dei processi attuali
• Identificazione dei passaggi che comprendono ancora il ricorso alla carta e a metodi tradizionali di trasmissione di informazioni e contenuti
• Verifica dei workflow documentali che risultano lenti e inefficienti
• Stabilire una strategia di dematerializzazione e, allo stesso tempo, di uso di documenti nativi digitali
• Disegno di nuovi processi documentali basandosi su piattaforme che agevolano condivisione, comunicazione e correlazioni immediate delle informazioni
• Individuare tutte le possibili occasioni in cui applicare funzioni di automazione in modo da liberare tempo prezioso agli addetti umani (un esempio per tutti è la digitalizzazione il ciclo dell’ordine che per lo più può diventare un processo automatico)
• Implementazione delle nuove strategie e monitoraggio continuo per valutare se occorrono allineamenti rispetto agli obiettivi che ci si è preposti