Fattura Elettronica: passaggi chiave per l’emissione e invio efficiente

E-Fattura o fattura elettronica, è il frutto del processo di fatturazione elettronica che ormai, con le ultime disposizioni di quest’anno, è obbligatorio per tutte le aziende. Se, infatti, alcune realtà (quali i contribuenti appartenenti al regime forfettario) in passato erano esenti da tale obbligo, dal gennaio 2024 tutte le organizzazioni sono tenute a rispettarlo, a prescindere dai loro compensi.

Come fare la fattura elettronica? Processo di fatturazione elettronica secondo l’Agenzia delle Entrate

A inizio febbraio 2024, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato un documento che indica quante delle 2,4 miliardi di fatture elettroniche sono state emesse correttamente. Ma come gestire in modo adeguato l’intero processo?

Per preparare una fattura elettronica servono gli stessi dati che si scrivevano sui documenti fiscali cartacei a cui bisogna aggiungere l’indirizzo telematico del destinatario. La fattura elettronica deve necessariamente essere redatta da pc, tablet o smartphone.

Il processo pratico è il seguente:

1. La legislazione sulla fatturazione elettronica stabilisce di produrre un file .xml (eXtensible Markup Language) che riporti la tipologia di documenti (fattura, parcella, note di credito/debito), data e numero, le informazioni specifiche inerenti al prodotto/servizio fatturato eccetera.
2. A questo punto la fattura viene inviata allo SDI – il Sistema di Interscambio. Questo Sistema svolge “i seguenti compiti:
   – verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
   – controlla che la partita IVA del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita IVA ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti”.
3. Se è tutto a posto, SDI assegna alla fattura elettronica un codice alfanumerico per contraddistinguerla in maniera univoca e la invia al destinatario, segnalando a chi la ha trasmessa che l’operazione di emissione è andata a buon fine con una “ricevuta di recapito”.

Le sanzioni

Nel caso la fattura sia respinta e non si provveda a gestire l’eventuale errore (solitamente emettendo una nota di credito in riferimento al documento errato e poi rifacendo la fattura elettronica corretta) oppure peggio, non si osservi l’obbligo di produrre fatture elettroniche ci si espone al rischio di sanzioni amministrative (art. 6 del Decreto Legislativo n. 417/97). Esse sono comprese tra il 90% e il 180% dell’imposta inerente all’imponibile che non è stato documentato o registrato correttamente nel corso dell’esercizio.

Quando è obbligatorio fare fattura elettronica

Come anticipato, la fatturazione elettronica è obbligatoria praticamente per tutti incluse le partite IVA. Sono esonerati solo quanti emettono fatture verso l’estero a soggetti non residenti o fisicamente stabiliti in Italia. Inoltre, per tutto il 2024 continuano a non fare fattura elettronica gli operatori sanitari che erogano prestazioni o cessioni sanitarie a consumatori finali intesi come persone fisiche (non soggetti IVA).

Quest’anno sono, inoltre, state comunicate le nuove specifiche tecniche.

Si tratta di dettagli specifici, per esempio, inerenti ai produttori agricoli in regime speciale IVA che possono valorizzare il blocco informativo “altri dati gestionali” per ottenere una gestione automatica delle liquidazioni IVA.

Inoltre, tra le principali novità, vi è la possibilità di usare il tipo documento TD28 per trasmettere i dati delle operazioni passive con l’estero nel caso di errata applicazione del reverse charge (non solo per le operazioni con San Marino). Sempre con riguardo ai fornitori esteri, nei dati anagrafici del cedente/prestatore è stata integrata la descrizione dell’identificativo del Paese.

È stato, poi, introdotto l’errore “per lo scarto di fatture collegate a una dichiarazione d’intento invalidata” eccetera.

Infine, con il 2023 è finita la fase di sperimentazione del servizio API Management per cui adesso il servizio è attivo per tutti. In pratica, i soggetti IVA che sfruttano provider accreditati allo SDI grazie ad API Management potranno controllare real time la validità di codici fiscali e partite IVA così come la corrispondenza ai dati anagrafici forniti. È, infatti, immediato il dialogo informatico tra il gestionale e i sistemi telematici dell’Agenzia.

Focus sulla conservazione a norma della fattura elettronica

La fattura elettronica è uno di quei documenti che le aziende sono tenute ad archiviare per un periodo determinato dalla legge. Nell’art. 39 del Dpr n. 633/1972 si stabilisce che sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente a norma per 10 anni.

È importante ricordare che con conservazione digitale si intendono tutti i processi e le attività necessari per garantire nel tempo accessibilità, utilizzabilità e reperibilità dei documenti.

I software per la gestione documentale assicurano, oltre alla possibilità di gestire i documenti fiscali in maniera conforme, il servizio di conservazione a norma effettuata secondo le leggi in vigore. I player specializzati nel settore possono proporre la possibilità di conservare le e-fatture sia on premise (aiutando naturalmente a organizzare e gestire tutto il processo) sia in outsourcing. In quest’ultimo caso, l’utente finale delega completamente la responsabilità di conservazione affidando le fatture al proprio partner tecnologico. L’impresa si serve così dell’esperienza di quest’ultimo e della sua tecnologia sempre aggiornata (sia dal punto di vista operativo che della legislazione) per essere pronta nell’evenienza di controlli e revisioni fiscali, oltre che per audit interni e verifiche.

Un ulteriore vantaggio di utilizzare una piattaforma documentale completa è la capacità di gestire tutti i documenti aziendali in un unico sistema integrato. Questo non solo semplifica la conservazione digitale delle e-fatture, ma migliora anche l’efficienza operativa complessiva dell’azienda, riducendo il tempo e le risorse necessarie per la gestione dei documenti. La centralizzazione dei documenti facilita l’accesso, la condivisione e il monitoraggio, garantendo al contempo che tutte le informazioni siano archiviate in modo sicuro e conforme alle normative vigenti.

 Il futuro internazionale della fattura elettronica

A dicembre 2022 la Commissione Europea ha espresso una proposta di direttiva per l’armonizzazione della documentazione digitale all’interno dell’Unione.

In particolare, la nostra Agenzia delle Entrate riporta che dal 1° gennaio 2028 la fatturazione elettronica diventerà “sistema predefinito per l’emissione di fatture, vi sarà obbligo di fatturazione elettronica delle operazioni intraUE con un formato standard europeo e la possibilità di utilizzare lo standard europeo o altri standard nazionali nel caso di obbligo di fatturazione elettronica delle operazioni nazionali disposto dal singolo Stato membro”.