Fatturazione elettronica: forse è il momento di cambiarla?

Uno dei principali problemi che le aziende devono affrontare nel processo di fatturazione elettronica è la mancanza di standardizzazione e interoperabilità tra le fatture e gli altri documenti prodotti dai vari applicativi che supportano l’operatività delle imprese. Disagi di questo tipo si verificano quando il prodotto o servizio utilizzato per gestire i documenti fiscali non ha quelle caratteristiche di flessibilità e adattamento tipiche di una piattaforma enterprise per il document management. Ma affrontiamo nel dettaglio quali possono essere gli impedimenti e le soluzioni possibili.

Processo di fatturazione elettronica: i problemi più comuni

Dal momento in cui è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica, ormai qualche anno fa, le aziende hanno dovuto dotarsi della tecnologia necessaria per rispettare i principi di produzione, condivisione e conservazione dei documenti fiscali fissati per legge.

Spesso enti della PA e imprese non hanno predisposto un processo basato su una soluzione di gestione documentale ma solo una soluzione per creare, spedire o ricevere fatture elettroniche e conservarle a norma.

Digitalizzando le fatture le organizzazioni, nel caso non lo avessero già fatto prima, hanno sperimentato alcuni vantaggi della dematerializzazione e l’utilità di impostare workflow documentali più semplici e veloci. In un più o meno graduale percorso di trasformazione digitale tante realtà si sono, però, scontrate con diverse problematiche, ecco le principali:

• Approccio poco pragmatico ai cambiamenti di metodologie di lavoro e policy organizzative
• Mancanza della possibilità di organizzare e classificare in maniera efficiente documenti
• Incapacità di istituire fascicoli informatici che rispettino la normativa
• Limitazioni nell’accesso ai dati per una insufficiente interconnessione tra sistemi
• Poche possibilità di controllo degli accessi, e quindi bassi livelli di sicurezza
• Difficoltà di aggiornamento dei sistemi, sia rispetto alla normativa sia dal punto di vista dell’evoluzione informatica
• Scarsa flessibilità di tutto il processo di gestione dei documenti e quindi impossibilità di rispondere alle necessità di cambiamenti, siano essi richiesti dall’esterno, così come dettati da esigenze di business interne

Il circolo vizioso che si innesca in seguito a queste complicazioni riguarda un’eccessiva dipendenza dalla carta. Dove, infatti, si fa fatica a mettere a fattore comune i documenti o correlarli tra loro perché non si riesce a far cooperare più sistemi, il rischio è tornare a utilizzare metodi di lavoro tradizionali e strumenti di comunicazione quali la posta elettronica, moltiplicando i contenuti e le possibilità di disperdere le informazioni. E ciò determina tanta inefficienza. Spesso per la maggior parte delle aziende è stata un’occasione persa per cogliere vantaggi competitivi.

Come scegliere un nuovo sistema di gestione delle fatture elettroniche

Ovviamente tutte le soluzioni software sul mercato che si occupano di document management vantano di funzioni basilari che consentono il recepimento, l’organizzazione e l’archiviazione efficiente dei documenti. Optare per quella più giusta richiede una importante riflessione. Ogni azienda che sta cercando di comperare un sistema gestionale deve compiere una accurata analisi di ciò che ha bisogno e cioè capire quali e quanti sono i volumi di documenti attuali da gestire e in prospettiva, studiare la necessità di determinate funzioni specifiche, la peculiarità dei propri workflow documentali (come si svolgono, che tipologia di attori coinvolgono, dove essi si trovano e via dicendo).

A questo punto, chiarita la propria situazione, per scegliere la soluzione ideale è importante valutare i seguenti aspetti:

• Disponibilità del prodotto on premise e in cloud, perché sia utilizzabile a seconda di quel che si ritiene più adatto alla propria realtà, al grado di sicurezza e data privacy, oppure alla opportunità di usare il prodotto in mobilità.
• Scalabilità e modularità della soluzione in modo che possa accompagnare le crescite di business.
• Integrabilità in ambienti complessi per favorire il dialogo nell’ecosistema IT, primo fra tutti con l’ERP ma anche con il CRM o il sistema a supporto della supply chain.
• Efficiente gestione dei metadati per contrassegnare in modo utile e funzionale i propri file.
• Garantire aggiornamenti frequenti per poter contare su tecnologia sempre affidabile.
• Capacità di supportare le organizzazioni nell’essere compliant alle varie leggi (anche, se dovesse servire, internazionali) in modo da predisporre modelli di documenti sempre corretti.
• Sicurezza, il software deve garantire integrità e riservatezza dei dati e parallelamente la loro disponibilità. Funzionalità evolute di controllo degli accessi, di crittografia, di autenticazione forte e così via mettono al riparo da rischi di compromissione e data breach.
• Semplicità di utilizzo per esser certi che tutti i collaboratori aziendali siano incentivati a servirsi della soluzione.
• Funzionalità avanzate di comunicazione a supporto del software per facilitare la collaboration.
• Tecniche di business intelligence integrate per una gestione sofisticata e, ove possibile, automatica delle attività.
• Fornitore esperto e referenziato, che alla piattaforma di gestione documentale sappia abbinare tutti i servizi necessari per la sua customizzazione, ma anche per aiutare l’azienda utente a disegnare i nuovi flussi di lavoro che sfruttino appieno le potenzialità del digitale.