Gestione Documentale in Cloud: come superare le sfide e massimizzare i benefici

La gestione documentale in cloud consente di oltrepassare i limiti che caratterizzano le piattaforme software più tradizionali. I sistemi digitali hanno, infatti, consentito di centralizzare i documenti, preservarne l’integrità, agevolarne la condivisione. Ma, se tali sistemi restano accessibili solo all’interno delle mura aziendali, inevitabilmente l’interoperabilità tra addetti e collaboratori è limitata.

Utilizzare una suite software per la gestione documentale in cloud promuove efficienza, flessibilità e il diffondersi di modelli di lavoro più innovativi.

Perché applicare il paradigma cloud alla gestione documentale

Poter reperire un documento sempre e ovunque se ne abbia bisogno, solo connettendosi a Internet. Questa la ragione per la quale il cloud dà una marcia in più alla gestione documentale. Grazie al software documentale sfruttabile dalla nuvola, le attività possono concretamente essere più veloci. Le organizzazioni, inoltre, mediante questa soluzione, sono facilitate a rivedere i propri processi annullando, per esempio, il bisogno di far tornare i dipendenti o i venditori in sede per far modificare/autorizzare ordini e contratti, rivedendo i processi approvativi così come, più in generale, tutti i loro workflow.

Creazione, ricerca, condivisione e archiviazione di documenti, grazie al cloud, sono rese più fluide ma allo stesso tempo più sicure. I servizi cloud offrono livelli di security e compliance alle normative sulla privacy dei dati elevati, garantiti dal cloud provider.

Tradizione VS Cloud nella gestione documentale

Le aziende che necessitano di una piattaforma per il document management devono prima di tutto stabilire se sceglierne una on-premise o in cloud. I criteri di scelta riguardano:

• Accessibilità: per definizione il cloud consente di usare i software con il solo e unico presupposto che sia presente una connessione al Web, con una soluzione on premise lavoro da remoto e smart working sono impossibili.
• Scalabilità: con una soluzione on premise l’implementazione di nuove risorse richiede tempistiche lunghe e investimenti difficilmente pianificabili.
• Security: un indubbio maggior controllo sui dati (nel caso di soluzioni tradizionali) archiviati all’interno dell’azienda ha il risvolto negativo dell’onerosa responsabilità in termini di protezione.
• Costi: elevati costi iniziali e spese per aggiornamenti e personali si annullano quando si fa ricorso al cloud, che ha un modello di pagamento basato sull’uso.
• Aggiornamenti: nel caso dell’opzione “nuvola”, al pari della manutenzione hardware anche gli aggiornamenti e miglioramenti del software sono in capo al cloud provider.

I benefici della gestione documentale in cloud

La gestione in cloud dei documenti conviene alle aziende, oltre che naturalmente all’ambiente. Ecco in breve perché.

• Risparmio iniziale: i software erogati in cloud offrono vantaggi economici immediati poiché non richiedono investimenti iniziali per l’acquisto di hardware o licenze. Tuttavia, è importante considerare i costi ricorrenti, come il pagamento di un canone, necessari per usufruire del servizio nel lungo termine. Con l’hardware del provider, l’azienda utente non deve preoccuparsi dell’installazione di macchine locali, ma deve valutare attentamente il modello di abbonamento proposto.
• Continuità di servizio e affidabilità: gli applicativi in cloud assicurano disponibilità sempre e ovunque, dunque, con una piattaforma documentale in cloud, gli utenti hanno accesso distribuito ai documenti.
• Economicità e scalabilità: le aziende, grazie alla formula “pay-as-you-go” pagano solo per l’effettivo uso dei vari tool offerti dal software, per i volumi di documenti trattati e per il numero di utilizzatori. Secondo tale logica, un servizio in cloud si contraddistingue per essere scalabile. A seconda del bisogno, il numero di utilizzatori può essere esteso e ridotto attivando le opzioni comodamente via Web.
• Assistenza applicativa. così come non ci si deve preoccupare dell’hardware, anche per eventuali problemi connessi strettamente al software il responsabile è il fornitore.
• Agilità nell’implementazione di nuovi processi, soprattutto in ottica di mobilità e smart working, e nell’accompagnare la crescita del business (e, dunque, della documentazione scambiata) con massima flessibilità.
• Maggior coinvolgimento e collaborazione tra gli addetti.
• Riduzione dell’impatto ambientale, sia perché diminuisce il bisogno di carta e stampa, sia perché viene minimizzata la necessità di spostamenti per portare a termine i processi documentali.
• Sicurezza: le piattaforme documentali più avanzate integrano tecniche per tutelare la riservatezza, anche in occasione di accessi in mobilità.
• Diffusione di cultura digitale e apertura all’innovazione.

Quali best practice per ottimizzare la gestione documentale in cloud

Le document management platform, in generale e soprattutto in cloud, sono molto efficaci, ma devono essere correttamente implementate e utilizzate, solo così è possibile massimizzarne i benefici. Qui di seguito qualche suggerimento per realizzare una strategia di successo, una volta che (valutati i criteri qui sopra esposti) si è scelta una soluzione di gestione documentale in cloud.

• Definizione degli obiettivi, partendo dall’analisi della situazione esistente e, magari predisponendo, iniziative circoscritte (per esempio, cominciando con il servizio di conservazione) si andrà a scrivere la roadmap di rinnovo delle modalità operative.
• Organizzazione dei documenti in modo coerente, predisponente tag e metadati necessari per archiviazione e recupero dei documenti. La tassonomia farà riferimento a tutti i potenziali file che potranno essere gestiti dagli utenti, a prescindere, per esempio, dalla filiale e dal ruolo in cui essi si trovano.
• Gestione dei permessi di accesso. Soprattutto quando la gestione documentale avviene in cloud, al di fuori dei confini dell’azienda, è fondamentale fornire le autorizzazioni a tutti e solo a quelli che possono creare, modificare o solamente consultare ogni singolo file in modo da porsi al riparo da rischi di compromissioni di dati da parte di malintenzionati (si può, a tal proposito per esempio, valutare l’autenticazione a più fattori (MFA).
• Disegno del workflow, ogni realtà può decidere come far funzionare il flusso di documenti, abilitando o meno interventi sulle varie versioni, tenendo traccia, stabilendo la trasmissione di alert e notifiche per coinvolgere gli utenti (essendo, naturalmente, consapevoli che la soluzione può coinvolgere in tempo reale qualunque collaboratore, essendo appunto erogata in cloud).
• Predisposizione della migrazione dei dati e delle eventuali integrazioni con altri applicativi.
  Formazione. Ciascun possibile utilizzatore della piattaforma deve essere al corrente delle capacità della tecnologia e sollecitato a beneficiarne.
• Pianificazione di momenti di verifica. Aggiornamenti, manutenzione, supporto tecnico tutto questo è solitamente compito del cloud provider. È molto utile che si stabiliscano occasioni di confronto con quest’ultimo per essere sempre consapevoli delle potenzialità della tecnologia e pronti a recepire nuove opportunità di efficientamento.