Intervista esclusiva
Quattro domande al CEO di Top Consult, Ing. Pier Luigi Zaffagnini:
La vecchia “Gestione Documentale” fatta di scanner e orientata ad abolire l’ingombro della carta, non esiste più. O, meglio, su questo substrato si inseriscono le nuove soluzioni che considerano il documento come parte integrante dei processi e, come tale, da condividere con Clienti e Fornitori nella catena del valore senza l’uso della mail. Qui si innesta il concetto di “Azienda senza e-mail”, un tema che si è potuto ascoltare dal vivo nell’evento “iEFFICIENCY CUBE” dove Top Consult ha portato la sua esperienza di leader nella gestione documentale.
La fattura elettronica, già introdotta per i rapporti con la Pubblica Amministrazione, darà di certo una forte spinta al vostro mercato soprattutto quando estesa a tutti i rapporti B2B. Come vedete il futuro in quest’ambito?
“Con la fattura elettronica B2B, al di là delle incentivazioni fiscali, ancora in fase di definizione, la vera opportunità per le imprese è che saranno spinte a usare la gestione elettronica dei documenti nei processi aziendali. Non basta infatti impiegare il software gestionale per creare la fattura elettronica, questa va passata ad un sistema documentale evoluto che provvede ad archiviarla, spedirla, conservarla digitalmente; va dematerializzata tutta la filiera documentale dall’ordine fino al pagamento, in modo da ottemperare agli obblighi di legge e creare maggiore efficienza. Per questo Top Consult ha progettata la nuova Suite TopMedia Social NED, che consente anche alle PMI di iniziare velocemente la gestione della fattura elettronica e dei processi lavorativi in cui è inserita mediante soluzioni già pronte all’uso”.
“Gestione Documentale”: che cosa è effettivamente cambiato in questo contesto negli ultimi anni? Quali sono i risvolti pratici delle innovazioni introdotte nelle soluzioni per quest’area?
La gestione documentale si occupava tradizionalmente di archiviare e ricercare i documenti. Negli ultimi anni l’intervento del legislatore a favore della dematerializzazione e le nuove sfide applicative hanno portato al consolidamento del “documento informatico” nella vita aziendale, ma questo deve obbligatoriamente essere gestito e conservato a norma; in questo nuovo scenario bisogna rivedere i processi aziendali. L’innovazione forse principale è quella della Collaborazione aziendale, che Top Consult ha spinto con forza sul mercato mediante una piattaforma documentale di nuova generazione come TopMedia Social NED; in questo modo l’utente può lavorare nei processi in cui è coinvolto con maggiore efficienza, flessibilità e partecipazione: niente più e-mail, ma lavoro di gruppo, bacheca e notifiche.
Come è successo in passato per l’ERP adesso le aziende, consolidata una prima esperienza (magari rudimentale) di digitalizzazione dei documenti, hanno capito quali incrementi di efficienza è possibile ricavarne. E, forti di quanto già sperimentato, sono disponibili a sostituire la soluzione attuale con una più efficiente e completa. Quali sono i nuovi trend applicativi?
Una survey dell’Osservatorio Enterprise Application Governance della School of Management del Politecnico di Milano, di cui Top Consult è partner, condotta recentemente sulle grandi e medie aziende italiane, ha rilevato che il principale trend applicativo emergente è considerato proprio la Collaborazione (a pari merito con la Mobility) perché arricchisce il flusso strutturato dei processi con le interazioni fra i diversi attori, elimina le e-mail e garantisce piena tracciabilità delle informazioni. In quest’ambito la soluzione Groupware di Top Consult per i processi non strutturati realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti nei gruppi d collaborativi., mentre il WorkFlow Collaborativo può automatizzare un processo strutturato di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi.
La conservazione sostitutiva dei documenti è ora diventata “conservazione digitale”. Quali sono le novità principali in questo settore?
Dal 12/4/2017 sono diventate obbligatorie le nuove regole tecniche per la conservazione digitale, che hanno messo in pensione la vecchia dizione di “conservazione sostitutiva”. Il quadro normativo è diventato più vincolante, il cambiamento non è solo informatico, ma soprattutto organizzativo. E’ importante quindi avvalersi di un partner esperto, come Top Consult, pioniere della materia, che ha ideato software specifico e nuovi servizi legali e applicativi, organizzativi e di formazione, con i quali le aziende possono effettuare in piena sicurezza la conservazione digitale sia in house sia in outsourcing, tramite una nuova server farm più potente e flessibile.
