Esploriamo come Ce.Di.Gros e Ipertriscount/Ipercarni hanno adottato soluzioni innovative di gestione documentale per ottimizzare i loro processi operativi, contribuendo alla trasformazione digitale nel settore della Grande Distribuzione Organizzata.
Case History su Executive.it di Soiel International, numero settembre-ottobre 2024
Top Consult è lieta di annunciare la pubblicazione di una nuova Case History in collaborazione con Soiel International, recentemente apparsa sulla prestigiosa rivista di settore Executive.it, un bimestrale di strategia ICT di Gartner rivolto al top management delle grandi e medie aziende italiane. Questo studio approfondisce le soluzioni di gestione documentale implementate da Top Consult per il consorzio Ce.Di.Gros e uno dei soci, Ipertriscount/Ipercarni, due importanti realtà della Grande Distribuzione Organizzata (GDO).
Il settore della Grande Distribuzione Organizzata vive necessariamente di relazioni che, coinvolgendo un numero elevato di partner, si traducono in un continuo scambio di documenti da produrre, inviare, acquisire, gestire e conservare. È una sfida quotidiana che richiede l’intervento di diversi reparti a partire da quello amministrativo. In tale contesto, il consorzio di supermercati romani Ce. Di. Gros, che dal 2009 ha avviato un percorso evolutivo supportato da Top Consult, ha l’obiettivo di arrivare al traguardo di una digitalizzazione totale dei processi per aumentare ulteriormente la propria efficienza. Ne abbiamo parlato con Alessandro Borgia, Direttore Amministrativo e Giovanni Scifoni, Direttore Acquisti.
La sfida della digitalizzazione nella GDO: il caso di Ce.Di.Gros
Partiamo dalla vostra storia.
G.S. Gros (Gruppo Romano Supermercati) è nato nel 1998, in un periodo storico in cui le multinazionali, in particolare quelle francesi, avevano sostanzialmente in mano il mercato della grande distribuzione. Ecco che per le piccole insegne operative sul territorio esisteva un unico modo per sopravvivere: collaborare concentrando gli acquisti e operando autonomamente.
Dopo una fase iniziale in cui erano stati messi a fattor comune gli accordi con i fornitori, escludendo però l’acquisto fisico delle merci, c’è stata la costituzione del consorzio che, nel nostro caso, coinvolge aziende familiari con alle spalle anche un secolo di storia. Il marchio è stato registrato nel 1999 e, nel 2000, abbiamo acquisito il primo deposito a Tor Tre Teste, da cui, due anni dopo, sono partite le prime merci verso i soci.
Negli anni successivi, abbiamo aperto altri depositi, culminando nella creazione della nostra piattaforma di e-commerce. Oggi siamo una realtà consolidata, con un fatturato di 2,8 miliardi di euro, 8.000 dipendenti e una quota di mercato del 38% a Roma e provincia. Nonostante la nostra crescita, rimaniamo fortemente radicati nel territorio, collaborando con attori della filiera laziale e mantenendo con i nostri soci un’attenzione a livello di quartiere, senza dimenticare l’importanza di un’innovazione costante.
Integrazione della gestione documentale
Approfondiamo questo tema fronte documentale.
A.B. Ripercorrendo la storia, possiamo dire che il primo processo di trasformazione è iniziato nel 2009, in un periodo in cui la dematerializzazione non era ancora una priorità per le aziende. Dopo quattro anni, una delle nostre società era già completamente integrata nella conservazione sostitutiva. Oggi, quasi tutti i nostri processi sono gestiti tramite una piattaforma documentale, seguendo due direzioni: la fattura elettronica per la gestione fiscale e il flusso di file EDI nel gestionale.
Il nostro percorso è, nel dettaglio, cominciato dalla digitalizzazione dei libri bollati per poi evolvere con la trasformazione digitale delle fatture. Abbiamo anche gestito il flusso di PEC per le fatture passive, recuperando i documenti allegati per effettuare i necessari controlli. Tuttavia, persistono ancora alcune difficoltà con i documenti non standardizzati, come quelli di trasporto passivi. L’introduzione della fatturazione elettronica ha semplificato notevolmente l’archiviazione e migliorato la raccolta delle informazioni.
Tuttavia, è auspicabile adottare standard globali più efficaci ed efficienti per la loro gestione. In particolare, attendiamo con interesse l’introduzione del documento di trasporto (DDT) elettronico, che potrebbe rappresentare un ulteriore salto di qualità.
Attualmente, il reparto amministrativo costituisce il 90% degli accessi alla piattaforma, e il nostro obiettivo è estendere queste migliorie ai processi organizzativi. Abbiamo già implementato la firma elettronica sulle distinte di pagamento e, a breve, ci attiveremo anche per la stipula dei contratti legati ai fornitori di appalto e manutenzione. In seguito, vogliamo includere i contratti commerciali gestiti dall’ufficio acquisti.
Il flusso di raccolta delle fatture viene acquisito dal sistema di interscambio SDI, che gestisce l’abbinamento tra bolle e fatture, seguita dalla loro conservazione. I dati sono poi interfacciati con la nostra contabilità, garantendo così un riscontro tra quanto ricevuto e registrato.
Fronte acquisti come state quindi procedendo?
A.B. e G.S. Il nostro obiettivo è coinvolgere i vari reparti in un processo di digitalizzazione globale, partendo dalla stipula dei servizi con un processo di approvazione uniforme. Stiamo inoltre implementando un workflow approvativo per i diversi reparti, mirato all’eliminazione delle attività rimanenti in ambito amministrativo, in attesa della digitalizzazione del DDT. Successivamente, ci concentreremo anche sul fronte commerciale e sui relativi documenti.
In definitiva, il progetto supportato da Top Consult punta ad abbandonare la carta, consentendo alle risorse di lavorare con maggiore qualità. Questo avviene in un contesto che comprende circa 800.000 documenti e oltre un milione di documenti di trasporto per 200 punti vendita. Inoltre, condividiamo il nostro knowhow con i nostri soci, alcuni dei quali hanno già intrapreso lo stesso percorso di digitalizzazione. Tra questi ci sono Il Castoro, Sacoph, ldromarket nonché lpertriscount e lpercarni.
L’esperienza di Ipertriscount/Ipercarni
Approfondiamo ora il caso di lpertriscount/lpercarni realtà dedita alla commercializzazione di prodotti alimentari e non, nonché alla lavorazione di carni e salumi, fondata nel 1962 da Graziano Graziani con l’apertura di un primo negozio a Roma in Via Orvieto zona San Giovanni sotto il nome di GPS alimentari.
Nel 2003 insieme all’altro socio fondatore del gruppo, Colombo Marani, è arrivato il momento del primo supermercato a insegna lpertriscount, con presenza oggi in 11 supermercati di media e grande distribuzione; l’insegna lpercarni opera invece con un suo stabilimento di produzione ed è presente in 20 punti vendita. Raccontiamo anche il loro progetto con Angelo Graziani, Socio e Direttore Amministrativo, e Simona Praia, Responsabile PMO.
Contestualizziamo il progetto.
A.G. A partire dagli anni ’80 e ’90, l’azienda ha registrato un notevole incremento dell’attività, creando così l’esigenza di un adeguato supporto sia sul fronte organizzativo che tecnologico/informatico. La nostra struttura commerciale è in forte espansione, con circa 1.200 dipendenti. Il polo contabile e amministrativo si occupa di analisi, contabilizzazioni e bilanci, collaborando con altri due nuclei: uno di lpertriscount e uno di lpercarni, dove si gestiscono l’inserimento delle fatture e la contabilità ordinaria. Non ci limitiamo a fare rilevazioni contabili; ci concentriamo soprattutto su analisi per il controllo di gestione, al fine di ottenere dati utili per guidare l’impresa.
Questo si rivela particolarmente cruciale in un settore come quello alimentare, che richiede report rapidi e immediati per un corretto approvvigionamento dei reparti.
In questo contesto, abbiamo compiuto un’importante evoluzione da procedure prevalentemente manuali a processi informatizzati, culminando con il passaggio alla fatturazione elettronica, supportata da Top Consult. Il nostro obiettivo è ottenere dati di alta qualità, fondamentali per lo sviluppo dell’azienda.
Qual è la sfida maggiore che avete dovuto affrontare nel passaggio alla fatturazione elettronica?
S.P. La necessità di affrontare rapidamente un cambiamento a cui non eravamo preparati ci ha spinti a cogliere le opportunità offerte rispetto alla precedente modalità di gestione. Questo avveniva in un contesto in cui l’azienda, da realtà familiare e piccola impresa, si stava trasformando in un’entità sempre più grande, con un numero crescente di punti vendita e operatori coinvolti. La sfida era quella di implementare un sistema di gestione dei dati che rendesse più semplice e veloce la raccolta delle informazioni, snellendo al contempo i processi interni e accompagnando tutti i soggetti coinvolti nella transizione verso la digitalizzazione.
Abbiamo quindi pianificato il trasferimento automatico dei dati dall’archivio documentale alla contabilità, creando un processo di approvazione dei documenti in formato digitale e automatizzato. Sul fronte industriale, questo si è tradotto in un flusso di lavoro che gestisce l’approvazione dei documenti emessi dall’insegna verso i punti vendita, assicurando che tutti i documenti relativi ai diversi reparti siano conservati in formato digitale, eliminando così l’uso del cartaceo.
Quali sono state le tappe fondamentali del progetto?
S.P. Abbiamo iniziato, sempre supportati da Top Consult, con un archivio documentale semplice, conforme a quanto previsto dall’Agenzia delle Entrate, abilitando l’archiviazione sostitutiva. In esso abbiamo inserito tutti i documenti, sia in parte attiva che in parte passiva. Presto ci siamo resi conto delle potenzialità di espandere ulteriormente l’uso dell’archivio, abbandonando in prima battuta la registrazione manuale in contabilità. Le fatture elettroniche ci hanno permesso di importare direttamente i dati in contabilità dall’archivio documentale, con un evidente risparmio di tempo e una standardizzazione del processo.
Successivamente, abbiamo ampliato l’archivio includendo anche i documenti di trasporto, sia in entrata che in uscita, che spesso erano cartacei. Questi documenti vengono ora raccolti in un unico blocco tramite scanner e lettori di codici a barre, per essere poi allegati direttamente alle fatture. Tale approccio non solo riduce gli errori, ma consente anche un risparmio logistico, poiché non è più necessario conservarli fisicamente.
Nel contempo, abbiamo semplificato la consultazione grazie a una serie di mappature che permettono di interrogare l’archivio. Per quanto riguarda le fatture emesse dallo stabilimento di produzione, abbiamo implementato una personalizzazione che prevede un processo di approvazione per i documenti. Questi venivano precedentemente emessi e inviati per la firma al punto vendita, seguendo il classico passaggio dall’operatore di sede al trasportatore e poi al punto vendita, per ritornare indietro completi di firme, accettazioni, annotazioni ed eventuali contestazioni. Proseguiremo con ulteriori implementazioni che interesseranno altre tipologie di documenti utili all’azienda, cercando di normalizzare ed estrarre i dati in essi contenuti per semplificare ricerca e consultazione.
Quali sono stati i risultati ottenuti?
A.G. Il progetto, incentrato sull’adozione della piattaforma Top Consult per la gestione elettronica dei documenti (che attualmente conta oltre 500.000 documenti, con una crescita del 25% anno dopo anno), ha reso possibile la standardizzazione di processi precedentemente non uniformi. Ciò ci ha permesso di avere un unico punto di controllo immediato, con informazioni sempre disponibili, evitando ritardi che potrebbero compromettere il controllo di gestione e, di conseguenza, la produttività. Abbiamo così ottenuto maggiore sicurezza e tranquillità, oltre a un’accelerazione nell’acquisizione di competenze digitali, limitando errori, uniformando il lavoro e promuovendo la collaborazione tra i reparti.
Prospettive future e innovazione continua
Guardando al futuro, sia Ce.Di.Gros che Ipertriscount/Ipercarni intendono continuare a investire nella digitalizzazione e nell’innovazione. L’introduzione del documento di trasporto elettronico (DDT) è prevista come prossimo passo per rendere i processi ancora più fluidi e per completare la transizione verso una gestione documentale completamente digitale.
La case history di Ce.Di.Gros e Ipertriscount/Ipercarni rappresenta un esempio concreto di come la gestione documentale possa trasformare le operazioni nel settore della GDO. Grazie alla collaborazione con Top Consult, queste aziende non solo hanno affrontato le sfide della digitalizzazione, ma hanno anche impostato un modello di riferimento per il settore.
Un sentito ringraziamento va a Giancarlo, Account Manager di Top Consult, e ai dirigenti coinvolti nei progetti, Alessandro Borgia e Giovanni Scifoni di Ce.Di.Gros, nonché Angelo Graziani e Simona Proia di Ipertriscount/Ipercarni, per la loro preziosa collaborazione.
Scopri l’articolo completo sulla rivista Executive.it e immergiti nei dettagli di come la gestione documentale possa essere un asset strategico per le imprese della GDO, contribuendo a migliorare l’efficienza e la qualità operativa attraverso l’innovazione.
Mentre Ce.Di.Gros e Ipertriscount/Ipercarni hanno già fatto un significativo passo verso la digitalizzazione, è il momento per ogni azienda di riflettere: quali opportunità di ottimizzazione dei processi e di gestione documentale state lasciando in sospeso? Valutate l’adozione di strategie di gestione documentale innovative come quelle dei nostri clienti per trasformare il vostro modo di gestire le informazioni!
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