Gestione documentale: gli step dalla creazione alla conservazione

Gestione documentale e conservazione dei documenti sono due aspetti delicati che riguardano il business aziendale nel suo complesso. Digitalizzare i processi documentali significa avere i presupposti concreti per rivedere completamente i processi nell’ottica di un risparmio sui costi, ma soprattutto, di una maggiore efficienza.

Più nello specifico, fare gestione e conservazione digitale vuol dire creare le basi per una completa riorganizzazione dei metodi di lavoro. Questo si traduce nella costruzione di quel grande archivio di dati a cui attingere per creare nuovi servizi al fine di innalzare la qualità del lavoro, aumentare la produttività e, dunque, i risultati di business.

Dal punto di vista pratico, fare una completa ed efficace gestione documentale garantisce il trattamento dell’intero ciclo di vita dei documenti, dalla loro produzione (o acquisizione da fonti esterne) alla loro conservazione. Tutto questo presuppone che vi siano le premesse tecniche e organizzative per facilitare l’interscambio di dati e agevolare la fruizione dei documenti da parte di tutti coloro che sono coinvolti nel trattamento, ovunque essi siano e qualunque sia il dispositivo che stanno utilizzando.

In sintesi, i 3 passaggi fondamentali che caratterizzano la gestione documentale digitale sono:

• Creazione o acquisizione di un documento mediante strumenti software o in cloud;
• Memorizzazione dei dati (generando, ove necessario, raggruppamenti di più file);
• Conservazione digitale a norma

Soluzioni di gestione documentale

Il mercato offre una vasta quantità di soluzioni di gestione documentale. Essi hanno una serie di funzionalità di base, ovvero quelle per la realizzazione dei file e per la loro archiviazione e quelle per la loro ricerca, attraverso classificazione e fascicolazione.

Tra i molteplici compiti aggiuntivi che possono essere svolti da un sistema gestionale documentale vi sono, per esempio, la fatturazione elettronica, la gestione degli ordini mediante NSO – Nodo Smistamento Ordini, l’accesso a Peppol, la digitalizzazione dei documenti di trasporto, la possibilità di apporre firme elettroniche, meccanismi di RPA-Robotic Process Automation e la gestione dei pagamenti.

I software adibiti a questo possono essere on premise, erogati in cloud oppure favorire la realizzazione di un’architettura ibrida.

Gestione documentale: gli step dalla creazione alla conservazione per ottenere il massimo dei benefici della gestione digitale dei documenti

I benefici generati dalla gestione documentale dei documenti possono essere molteplici.

Da un lato, le soluzioni per la gestione documentale permettono di ridurre l’uso di carta e dunque minimizzare i costi di archiviazione e recupero dei dati. D’altra parte, dando accesso ai documenti attraverso una connessione internet, permettono anche di supportare nuovi modelli operativi, come lo smart working. Grazie ai sistemi documentali più evoluti, inoltre, le modalità di comunicazione e interazione sono semplificate e, sfruttando l’automazione, le attività ripetitive e routinarie possono essere delegate alle macchine liberando tempo agli addetti.

Processi e software di gestione documentale

I software di gestione documentale consistono in programmi scritti appositamente per rendere potenzialmente più agili tutti i processi aziendali. I documenti protagonisti di tali processi sono quindi di diversa natura: riguardano i dipartimenti amministrativi, la logistica, gli uffici risorse umane e così via. Data l’importanza, perciò, quale software per la gestione documentale scegliere?

Per essere utili e concretamente orientati a risolvere le problematiche aziendali, gli strumenti per la digitalizzazione dei documenti devono essere:

• completi;
• sicuri, per proteggere i dati e far sì che essi siano gestiti in modo conforme alle normative vigenti;
• flessibili, per adattarsi facilmente ai singoli processi;
• potenti, per sostenere workload elevati;
• scalabili, affinché rispondano via via a tutte le sfide che si possano presentare, sapendo gestire anche applicativi molto complessi.

Per un corretto svolgimento dei processi, inoltre, è molto importante che i software siano sempre aggiornati e, nel caso di soluzioni in cloud, garantiscano continuità di servizio.

Infine, le soluzioni di gestione documentale devono essere di immediata e intuitiva utilizzazione per tutti gli utenti, anche con diversi livelli di competenze.

Gestione documentale: gli step dalla creazione alla conservazione include anche il workflow management, cos’è?

Organizzare al meglio il workflow management significa facilitare la gestione di flussi e gruppi di lavoro per disegnare processi innovativi secondo modelli ispirati alla maggior efficienza possibile.

In particolare, con il concetto di workflow si intende segmentare i processi in molte attività e stabilire la loro successione in modo che ciascuna fase dei lavori sia successiva alla precedente, senza che si creino “colli di bottiglia” e inefficienze.

I software più moderni di workflow management incoraggiano anche l’introduzione di automatismi per aumentare precisione e rapidità nei lavori, oltre che ovviamente l’integrazione di più funzioni.

Poter contare su sistemi per il workflow management si traduce anche nella possibilità di monitorare, praticamente in tempo reale, l’opportuno svolgimento dei processi per individuare, tra l’altro, le possibilità di miglioramenti e ottimizzazioni.

I vantaggi del workflow management system

I vantaggi sperimentabili in seguito all’adozione di un workflow management system risultano immediatamente evidenti su più fronti, a partire dal fatto che l’azienda può più facilmente essere reimpostata secondo logiche di maggiore efficienza.

Entrando più nello specifico, il primo beneficio che segue all’introduzione di un sistema di workflow management è la possibilità di fare un’analisi puntuale di tutti i processi per capirne il funzionamento e quindi evitare sprechi di risorse in termini di tempo degli addetti, di energie e materie prime utilizzate. Semplificare le procedure di analisi sarà inoltre utile in sede di audit e, in generale, per le verifiche di compliance. Gli esiti dei controlli serviranno poi per prevenire errori, avere elementi tangibili per azioni di problem solving e, in ultima analisi, per l’ottimizzazione dei piani strategici.

Dal punto di vista degli addetti, grazie a un workflow management system, i gruppi di lavoro potranno avere una visione più chiara degli obiettivi da centrare, degli schemi organizzativi, del ruolo di ciascuno per realizzarli. Tali obiettivi, inoltre, sono più semplicemente misurabili garantendo così l’opportunità di avere sempre sott’occhio l’efficacia del proprio operato.

Con l’adozione del workflow management system, aumentano anche le possibilità di integrazione e condivisione di dati, favorendo una comunicazione più trasparente e sempre tracciata.

Easy Contract: la soluzione documentale in Cloud per la sottoscrizione dei documenti digitali

Easy Contract è la soluzione applicativa per la sottoscrizione digitale dei contratti basata sulla piattaforma documentale TopMedia Social NED di Top Consult. Tale piattaforma consente una gestione completa dei documenti digitali, resa disponibile con tutti i servizi, sia tecnologici che consulenziali, che possono servire a un’azienda alle prese con la propria trasformazione digitale.

In particolare, Easy Contract, mediante la Web App Sign4Top, consente di applicare ai documenti qualsiasi tipologia di firma elettronica prevista dalle normative italiana ed europea.

Sign4Top può essere usata con qualunque dispositivo (pc, tablet, smartphone) e non richiede l’installazione di software.

Le fasi previste dalla soluzione Easy Contract sono le seguenti:

• start up del documento;
• approvazione dello stesso;
• apposizione della firma elettronica necessaria per ciascun tipo di documento;
• gestione dei documenti firmati e la loro conservazione digitale.

Così facendo, viene incluso con facilità il servizio di firma elettronica nella digitalizzazione dei flussi documentali, integrando campi firma, flag o segnalibri esattamente ove necessario e guidando l’utente a un uso corretto e conforme rispetto alla legislazione corrente.

Easy Contract è disponibile per i clienti che hanno adottato TopMedia Social NED sia on premise sia in cloud.

La Firma Elettronica

La firma elettronica è prerequisito imprescindibile per una completa digitalizzazione dei processi documentali.

Con firma elettronica si intende il risultato di una procedura informatica che attribuisca validità a un documento. Si tratta di una definizione molto generica che va approfondita guardando ai Regolamenti.

In particolare, e-Idas – electronic IDentification Authentication and Signature sottolinea che con firma elettronica si intende “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.

Sui documenti è possibile apporre 3 tipologie di firme

• Firma elettronica semplice: consiste in dati elettronici connessi alle altre informazioni digitali secondo associazione logica. Questa firma ha efficacia probatoria a discrezione di un eventuale giudice caso per caso.
• Firma elettronica qualificata, dal punto di vista tecnologico, essa sfrutta il sistema di crittografia a chiavi asimmetriche, che implica la produzione di 2 chiavi. Un documento cui viene apposta questa firma elettronica ha la stessa efficacia di una scrittura privata (secondo art. 2702 del CC) e integra “l’inversione dell’onere della prova”.
• Firma elettronica avanzata: soddisfa i requisiti dell’articolo 26 di eIdas, permette connessione univoca al firmatario, consente l’identificazione del firmatario garantendo a quest’ultimo un elevato livello di sicurezza. Assicura inoltre l’identificazione di tutte le modifiche successive ai dati firmati inizialmente. Il valore probatorio di un documento sottoscritto con questa firma è quello di una scrittura privata. Con questa tipologia di firma si possono siglare tutti gli atti, con l’eccezione dei contratti inerenti beni immobili.

Come procedere al pagamento dei documenti digitali

In un flusso documentale completamente digitalizzato è molto utile che la piattaforma usata abiliti l’invio automatico delle notifiche di pagamento e avvii anche il pagamento supportando le opportune transazioni paperless e in modo sicuro.

In pratica, integrando sistemi gestionali e documentali è possibile uno scambio automatico di dati per cui si evidenzia la necessità di un pagamento, per esempio in seguito alla sottoscrizione di un contratto, che viene presa in carico dalla piattaforma documentale. In un workflow preimpostato, sarà infatti predisposto un messaggio automatico che arriva al cliente finale in cui è contenuto anche il link per procedere al pagamento. Una volta effettuato, sempre automaticamente, viene prodotta la ricevuta di pagamento e i dati degli incassi sono importati direttamente nell’ERP.

Conservazione digitale: cosa dice la legge

La legislazione vigente impone la conservazione digitale per diverse tipologie di documenti digitali. È il caso, per esempio, delle fatture elettroniche, dei contratti digitali, dei messaggi PEC – Posta elettronica certificata che è solitamente assimilata alla corrispondenza tradizionale e deve essere conservata per dieci anni.

Allargando lo sguardo, sono tanti i dati che devono essere conservati ed essi aumenteranno con la diffusione degli strumenti informatici. Le aziende devono osservare numerose normative che fissano come e per quanto tempo proteggere i dati sensibili.

Naturalmente, il processo di conservazione digitale dei documenti informatici si basa su soluzioni informatiche. Esse devono assicurare il mantenimento a lungo termine del valore giuridico e delle caratteristiche di integrità e autenticità dei documenti. Devono, inoltre, garantire accesso e leggibilità delle informazioni nel lungo periodo.

Il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, detta le procedure necessarie per far sì che il processo di conservazione dei documenti sia conforme e segua le Linee guida (art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017). Tali linee guida fissano natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrivono il processo di conservazione e i profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.