Gestione dei processi documentali: come organizzare i flussi di lavoro con un workflow collaborativo

La gestione dei processi documentali sta alla base dell’attività di un’azienda. Se si pensa agli ordini, agli acquisti, ai contratti di lavoro risulta subito evidente quanto possano essere numerosi i messaggi, i file scambiati, le informazioni provenienti dalle fonti più disparate che circolano. Riuscire a gestire al meglio il tutto si traduce nella possibilità di essere più efficiente, di non rischiare errori dovuti a mancato aggiornamento e condivisione dei dati, di essere più rapidi nell’esecuzione delle attività, in concreto, più produttivi.

Soluzioni digitali di document management sono utilissime per organizzare tutte le informazioni, promuovono la possibilità di creare dei database completi e aggiornati che racchiudano tutto il patrimonio delle informazioni aziendali. Piattaforme evolute di gestione dei processi documentali possono e devono offrire opportunità in più, cioè favorire il disegno e l’implementazione di flussi di lavoro collaborativi. Devono, in pratica, stimolare e semplificare la cooperazione, l’abbattimento di silos informativi, agevolare un instradamento corretto delle informazioni alle persone e tenere aggiornati i team.

Instaurare un workflow collaborativo è perciò presupposto per rendere ancora più prezioso il database, da un lato, e dall’altro, per supportare gli utenti nello svolgimento delle proprie mansioni. Grazie a un software per la gestione dei processi documentali progettato con questa filosofia ogni utente si percepirà al centro del processo stesso, avrà la possibilità di reperire sempre quel gli serve, di ottenere in real time informazioni su novità così come sollecitazioni in merito ad azioni da compiere.

Gestione documentale: quali sono le fasi principali

Con gestione documentale si intende l’organizzazione di contenuti in qualsiasi formato essi si presentino, dalla loro creazione (o recepimento dall’esterno) sino alla loro conservazione.

Più nello specifico, le fasi che caratterizzano il processo di gestione documentale riguardano:

• formazione o acquisizione di un documento (digitale o cartaceo)
• catalogazione dei dati
• memorizzazione
• conservazione (eventualmente, a norma, ove questo sia necessario richiesto dalla legislazione o possibile)

I tool digitali supportano le aziende nell’ottimizzazione di tutte queste fasi di lavorazione delle informazioni. Non solo. Riorganizzare la gestione documentale usando strumenti elettronici significa rivedere tutte le fasi suddette in un’ottica innovativa. Insomma, creare workflow documentali più scorrevoli, veloci, ma anche avere la possibilità di monitorare costantemente il fluire delle attività.

Adottare una piattaforma di gestione documentale consente di utilizzare funzionalità base destinate a condurre efficacemente gli step del ciclo di vita dei documenti, per sistemarli (per esempio con tag ad hoc) in modo che rispondano a ogni specifica esigenza, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo. In più, grazie al digitale, comunicazioni e variazioni delle informazioni saranno sempre trasparenti e tracciate.

Già il fatto di aver un archivio digitalizzato sempre e ovunque a disposizione è un grande cambiamento per qualsiasi organizzazione rispetto a quel che accade in situazioni tradizionali.

Fruire, inoltre, di strumenti per il controllo di quel che accade ai documenti, rendersi conto di chi e quando vi mette mano o dovrebbe farlo vuol dire avere l’opportunità di ottimizzare i processi aziendali, il modo di lavorare delle persone. Permette di riallocare le risorse in modo da evitare sprechi di tempo. Se, per esempio, un contratto è fermo perché mancano specifiche tecniche o firme, il sistema può restituire immediatamente un quadro della situazione, così come può essere impostato per inviare alert a chi di dovere.

La piattaforma centralizzata che gestisce le informazioni, tra l’altro, terrà in memoria anomalie e problematiche in modo da offrire ai decision maker dati su cui, in seguito, valutare eventuali modifiche da apportare alla gestione dei processi.

Gestione dei processi documentali: i 6 step per renderla più efficiente

Intervenire sulla gestione dei processi documentali parte, inevitabilmente, da una revisione dei processi stessi aziendali. Ma ecco qui di seguito cosa deve essere fatto nello specifico:

• identificare quali e quanti documenti sono presenti in azienda e si vogliono gestire in modo migliore, oltre che centralizzato
• fissare con precisione i criteri con cui archiviare e poi poter recuperare i dati
• dettagliare le operazioni che vengono compiute su tali documenti (per esempio, richieste di approvazioni, aggiunta di dettagli tecnici se si tratta di un progetto, aggiornamento di report)
• individuare i partecipanti ai vari processi
• comprendere dove è possibile introdurre automatismi nel flusso documentale, incluso programmare l’invio di messaggi in caso non vengano rispettate determinate scadenze
• predisporre le dashboard di monitoraggio per avere sotto controllo situazioni specifiche di interesse per la propria realtà

Workflow collaborativi: quali strumenti usare

Così come descritto qui sopra è possibile impostare un workflow, un flusso di lavoro che basandosi sui documenti si estende all’operatività. Un’operatività che richiede interazione tra gli addetti. Dunque, se la piattaforma di gestione documentale facilita tale interazione, il workflow stesso può essere disegnato all’insegna della collaboration.
Gli strumenti che possono essere introdotti per realizzare questo obiettivo sono, prima di tutto, tool di comunicazione immediata (ispirati, per esempio, all’instant messaging, alla chat).
Ugualmente, mettere a disposizione l’opportunità delle firme elettroniche, quella di inviare notifiche push preimpostate a seconda del verificarsi di determinate condizioni e via dicendo, rende più semplice valorizzare la sinergia complessiva.