Permettere alla propria clientela di concludere acquisto e pagamento direttamente da un solo sistema, senza dover mandare bonifici dalla app della propria banca, evitando di dover saltare da una piattaforma all’altra, senza perdite di tempo o rischi di errori. Questo è possibile grazie al pagamento elettronico integrato nei flussi documentali: i pagamenti, di fatto, si basano sui documenti aziendali, siano essi contratti, compravendite o abbonamenti. Se il sistema di gestione documentale si integra con quelli di pagamento, il digital payment è realizzabile.
Pagamento elettronico, un’opportunità preziosa per i clienti
Grazie a una specifica funzione, resa disponibile dai sistemi documentali più evoluti, è possibile rendere tutti i processi correlati al pagamento più semplici, rapidi e flessibili. Si tratta di una funzionalità importante per le aziende, per mostrare un’immagine di sé moderna e innovativa, così come per consolidare il rapporto con i consumatori finali.
I potenziali clienti, davvero interessati a un certo prodotto o servizio, apprezzano sicuramente il fatto di poter portare a termine i loro acquisti direttamente dal portale che si sta consultando e che, di fatto, rappresenta l’azienda. Al contrario, la necessità di dover usufruire di un’altra applicazione per eseguire un bonifico, o comunque un invio di denaro, si traduce nell’obbligo di recuperare tutti i dati, controllare di aver copiato correttamente Iban e poi premurarsi di inviare attestazioni di pagamento.
Avendo l’opportunità, invece, di prendere visione di ciò che serve, di colloquiare con l’azienda mediante chat e di ricevere un semplice link per il pagamento elettronico può rappresentare un significativo incentivo a essere altrettanto rapidi nel prendere la decisione d’acquisto.
In sintesi, potendo fruire di un customer journey user friendly, che rende immediato lo scambio di tutti i documenti necessari per capire i prodotti, che facilita il colloquio diretto con l’azienda e poi include l’accesso al pagamento elettronico in modo trasparente, l’utente non ha interruzioni e può restare sul sito senza mai distrarsi.
Come funziona il processo di pagamento elettronico?
L’opportunità di integrare il pagamento elettronico nei flussi elettronici nasce grazie alla capacità di una piattaforma documentale enterprise evoluta di collaborare con i sistemi di pagamento, nel modo che l’utente finale possa fruire di una payment experience ottimale.
Il processo di digital payment si svolge a valle di tutti quei passaggi che conducono all’acquisto, quali:
- valutazione del prodotto/servizio;
- richiesta di dettagli o soluzioni simili più adeguate alle proprie necessità;
- applicazioni di scontistiche.
Una volta stabilito ciò che si desidera comprare, oppure stipulato ed eventualmente firmato elettronicamente un contratto, oppure ancora un ordine, mediante un sistema di pagamento elettronico integrato nel flusso documentale, viene prodotto un link (inviato al cliente per mail o anche WhatsApp).
Cliccando su tale link si può subito procedere all’operazione, ottenendo immediatamente le ricevute di pagamento lato cliente.
D’altra parte, il sistema invia in tempo reale le notifiche di pagamento avvenuto all’azienda fornitore, in modo tale che quanto richiesto e pagato dal cliente sia immediatamente preso in carico.
Al fine di chiudere completamente il ciclo relativo al digital payment, la piattaforma documentale si occupa di mandare in conservazione tutto ciò che è necessario per la propria organizzazione, ossia i documenti che confermano i vari passaggi, esprimono come si è svolto il processo e fissano i momenti in cui sono stati compiuti i vari atti.
Il tutto, in piena sicurezza e, naturalmente, nel rispetto della privacy dei dati sensibili.
I vantaggi concreti del processo di digital payment
Un sistema documentale completo che permetta l’integrazione dei pagamenti elettronici nei flussi di scambio di informazioni e dati con gli utenti, promuove una gestione totalmente digitalizzata di tutti i documenti legati alla transazione economica, garantendo vantaggi da molteplici punti di vista, oltre che in ottica green. A quest’ultimo proposito, infatti, avendo un processo completamente digitalizzato, non vi sarà la necessità di ricorrere alla stampa, e dunque all’uso della carta, o di archiviare documenti in specifici contenitori.
Ugualmente a quanto accade per la digitalizzazione di tutti i documenti, i risparmi legati alla gestione del pagamento elettronico integrato nel documentale si concretizzano poi anche in una maggiore velocità e precisione, sia di archiviazione sia di recupero delle informazioni.
Non solo. In questo caso, forse ancora più che in altri, è importante che non si compiano errori. Se il cliente finale non compila correttamente un bonifico, riportando i dati sbagliati, si generano complicazioni. Poter invece utilizzare i dati forniti dalla macchina automatizza il processo e rende il tutto più rapido.
Sia il cliente sia l’azienda ricevono subito le notifiche e fanno eventuali verifiche: l’azienda non perde quindi tempo e risorse per abbinare le ricevute di pagamento agli ordini.
Il processo di pagamento elettronico integrato offre possibilità che fino a poco tempo fa non si potevano neanche immaginare: si tratta, per esempio, di incassi garantiti anche il sabato e la domenica, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Inoltre, i momenti di picco degli acquisti potranno essere affrontati con facilità, senza bisogno di assumere ulteriore personale che lavori alla gestione di ordini e pagamenti.
Le organizzazioni, contando su un flusso automatico e immediato di importazione degli incassi nel gestionale, potranno fruire di reportistica completa sempre aggiornata: l’area contabilità e amministrazione avrà sempre sottomano le informazioni che le occorrono.
Si crea, in sostanza, un unico workflow in cui ciascun passaggio è sempre definito per tutti, clienti e aziende. Sono predisposti i messaggi da mandare in automatico, internamente ed esternamente, e si arriva sino al pagamento in modo semplice e intuitivo, gestibile da qualsiasi utente.
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