Il Decreto Semplificazioni, nella sezione dedicata alla posta elettronica certificata, obbliga le imprese ed i professionisti a comunicare il domicilio digitale.
Il domicilio digitale è un indirizzo di posta elettronica PEC che deve essere inserito nell’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente.
Questa PEC deve essere comunicata entro il 1 ottobre 2020 al Registro delle Imprese. Cosa succede se non lo comunico in tempo? C’è una sanzione prevista dall’art. 2630 c.c. con una sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro. Inoltre, il registro delle imprese dopo la sanzione comunica un nuovo Domicilio Digitale all’impresa.
Il Protocollo d’intesa per la digitalizzazione degli atti
Il 27 ottobre 2020 la Corte Suprema di Cassazione ha siglato con il Consiglio Nazionale Forense, la Procura Generale e l’Avvocatura dello Stato, il Protocollo d’intesa per la digitalizzazione degli atti nei processi civili davanti alla Corte di Cassazione.
Lo scopo del protocollo è quello di consentire che gli atti processuali già depositati dalle parti in formato cartaceo siano inviati digitalmente alla Suprema Corte e quindi resi disponibili in via telematica per la trattazione dei procedimenti presso le sezioni civili della Cassazione e della Procura Generale.
Gli atti sono trasmessi tramite gli indirizzi mail PEC – Posta Elettronica Certificata.
La strada segnata è quella che porta alla digitalizzazione di tutti gli atti, l’unico sistema in grado di archiviare, gestire, ricercare e modificare tutti i documenti digitali è un sistema di gestione documentale strutturato, disponibile su tutti i dispositivi e completamente sicuro.
L’importanza della PEC
La PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento, per questo ai fini civilistici (art. 2220 del Codice Civile), le aziende sono tenute a conservare la corrispondenza commerciale (e quindi la PEC) in entrata ed uscita per un periodo minimo di 10 anni.
La Conservazione Digitale a norma deve essere considerato un servizio obbligatorio che le aziende devono attivare, non necessariamente è compreso nell’acquisto di una casella PEC da un provider autorizzato.
È onere quindi dell’utilizzatore della PEC procedere ad una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata. Il provider PEC, infatti, è obbligato a conservare per 30 mesi i soli log degli invii/ricezioni che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto ma non il contenuto del messaggio PEC.
Va da sé che, passati i 30 mesi, i provider avranno facoltà di eliminare tutto con il rischio reale che, in fase di contradditorio, la parti non saranno in grado di portare ad evidenza le PEC come prove esaustive.
Di conseguenza in vista del nuovo protocollo d’intesa per la digitalizzazione degli atti civili alla Corte di Cassazione, è importante che gli studi legali adeguino la loro gestione dei processi e adottino un sistema di gestione documentale che metta in conservazione digitale le PEC, gli atti e i documenti fiscalmente rilevanti.
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