Grazie all’armoniosa integrazione tra l’applicativo gestionale e la piattaforma documentale, è possibile potenziare significativamente la produttività e la competitività aziendale. Attualmente, fornitori di software e system integrator lavorano in sinergia per garantire questa preziosa opportunità.
L’integrazione tra i sistemi gestionali e le piattaforme documentali costituisce un elemento cruciale per migliorare l’efficienza operativa delle aziende. La mancanza di questa sinergia può generare diversi problemi, compromettendo la produttività e, di conseguenza, la competitività aziendale. Un maggiore livello di cooperazione tra i vari dipartimenti e unità aziendali emerge come il principale vantaggio per le organizzazioni che integrano il sistema gestionale con quello documentale.
Da tale integrazione, discende l’opportunità di agevolare le aziende nella creazione di un unico ampio repository di documenti, a cui fare riferimento per ottimizzare i propri processi operativi.
L’importanza strategica dell’integrazione tra sistema gestionale e documentale in azienda
Integrando sistemi di gestione documentale in azienda, è possibile digitalizzare e mantenere in conformità normativa tutti i documenti. Questo permette di creare un database completo in grado di scambiare informazioni con tutti gli applicativi aziendali, inclusi quelli gestionali come l’ERP, facilitando i flussi di lavoro e rendendoli più efficienti.
I benefici di questa integrazione sono molteplici: centralizzazione dei documenti e dei dati contenuti in essi, migliorata collaborazione tra i dipartimenti responsabili della produzione dei documenti stessi e accelerazione delle attività aziendali. In ultima analisi, l’integrazione tra i sistemi di gestione documentale e gestionale porta a un aumento della produttività complessiva dell’azienda.
È importante sottolineare che i partner tecnologici giocano un ruolo cruciale nell’aiutare le aziende a sviluppare una strategia di digitalizzazione efficace. L’integrazione dei sistemi dovrebbe coprire un ampio spettro di aspetti aziendali, garantendo una trasformazione completa e coerente.
Le implicazioni dell’assenza di integrazione tra sistemi
Quando manca l’integrazione tra i software, sorgono rischi di duplicazione dei documenti, con la conseguenza diretta di non avere certezza sull’utilizzo della versione più recente. Questo rende più complicato e costoso il recupero delle informazioni necessarie, con possibili violazioni delle normative sulla gestione documentale, esponendo l’azienda a rischi legali.
Tali inefficienze causano rallentamenti nell’intera catena produttiva.
La perfetta sinergia tra Top Consult e Agic Technology
Dopo l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, le aziende hanno dovuto rivoluzionare il loro approccio alla gestione dei processi amministrativi, generando nuove esigenze e sfide. In risposta a ciò, Agic Technology, uno dei principali system integrator specializzati nei Gestionali Microsoft, ha recepito le necessità espresse dai propri clienti di ottimizzare il processo di interscambio con lo SDI, nonché l’archiviazione e la conservazione delle fatture e delle ricevute, rendendo trasparente l’integrazione del gestionale con un servizio esterno dedicato.
“La scelta ci racconta Luigi Muoio, Partner in Agic Technology, è ricaduta su Top Consult in quanto realtà specializzata in queste particolari soluzioni, con una grande esperienza, accumulata presso aziende di qualsiasi settore e dimensione, e capace di mettere a disposizione tecnici e consulenti preparati”.
È proprio attorno a questo obiettivo che è nata la partnership con Top Consult.
In stretta collaborazione con Top Consult, Agic Technology ha ideato e realizzato un innovativo connettore che facilita lo scambio istantaneo di documenti tra il sistema gestionale e la piattaforma documentale. Questo connettore semplifica notevolmente il processo di fatturazione, automatizzando l’invio dei documenti al servizio di conservazione in conformità alle normative vigenti. Grazie a questa soluzione, è stato configurato un sistema in grado di gestire flussi documentali consistenti, migliorandone l’efficienza complessiva.
“La nostra collaborazione – specifica Mauro Parsi, Responsabile Vendite Indirette e sviluppo Partner di Top Consult – è scaturita, prima di tutto, dalla volontà di far interagire due sistemi collaudati e altamente specializzati sul tema fatturazione elettronica e conservazione a norma. Ad Agic serviva un sistema robusto e affidabile, capace di sostenere elevati volumi di file, compliant alle normative. D’altro canto, a noi che non operiamo sui gestionali ci occorreva un partner tecnologicamente preparato per implementare e personalizzare i nostri servizi presso i clienti finali che hanno – o stanno comprando – un applicativo gestionale in ambito Microsoft”.
L’accordo tra le due aziende prevede una netta separazione di compiti e ruoli tra Agic Technology e Top Consult: “Il supporto specifico sulla gestione dei documenti a norma – specifica Parsi – è compito nostro, tutta l’implementazione della soluzione gestionale sta a loro. Abbiamo al momento una ventina di clienti comuni. Questi appartengono a settori eterogenei e sono di qualunque dimensione. Il fattore che li accomuna riguarda l’urgenza di avere un trait d’union tra gestionale e documentale in modo da costruire un unico database documentale sempre aggiornato cui fare riferimento per lo svolgimento dei loro processi nella maniera più efficace”. così oltre alle fatture molti di loro hanno iniziato a conservare i registri contabili ed altro ancora.
Prospettive future
Top Consult intende promuovere i suoi servizi di firme elettroniche e i clienti comuni di Agic e Top Consult hanno sposato l’idea di utilizzarla facendo interagire maggiormente i due sistemi. Da qui la realizzazione di un nuovo connettore che permetta l’apposizione di firme elettroniche, tramite il nostro servizio “pay per use”, sui documenti all’interno di processi gestionali già realizzati garantendo inoltre la loro conservazione digitale a norma. Si potrà così firmare elettronicamente un qualunque documento all’interno di un workflow di share point esistente, tramite il connettore dedicato, con la sicurezza anche della sua conservazione secondo la legislazione vigente. Così facendo i documenti che andranno a popolare l’archivio documentale aziendale non saranno solo fatture, ma anche tantissimi altri appartenenti a diverse tipologie di uffici, dai contratti agli ordini a documenti del personale e tanti altri.
In prospettiva, inoltre, si sta pensando allo sviluppo di altri connettori per sfruttare maggiormente la piattaforma documentale Top Consult e automatizzare il più possibile i processi. “Per la seconda parte dell’anno – aggiunge Parsi – stiamo valutando di proporre un servizio di conservazione per la gestione delle note spese da implementare sulla soluzione HR di Agic.
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