Il bisogno di efficienza e accessibilità dei dati hanno guidato le organizzazioni in un percorso di rinnovo dei propri processi. La digitalizzazione delle attività, anche in parte riconducibile a imposizioni legislative (basti pensare alla fatturazione elettronica) ha velocemente reso evidenti i propri effetti positivi in termine di efficienza e opportunità per offrire nuovi servizi sia agli addetti sia a partner di filiera e clienti finali.
Potenziare la propria gestione documentale utilizzando le tecnologie, inclusa l’intelligenza artificiale, significa adottare un approccio strategico all’organizzazione delle informazioni contenute nei documenti stessi.
La digitalizzazione delle aziende e dei loro processi si fonda sulla gestione documentale elettronica che assicura quella centralizzazione dei documenti che, a sua volta, promuove la possibilità di sfruttare meglio le informazioni, di creare servizi e flussi di lavoro nuovi.
L’applicazione dell’intelligenza artificiale alla gestione documentale consente di automatizzare alcune attività, rendendo più snelli i workflow di creazione, approvazione, classificazione, conservazione dei documenti, ma non solo. Funzionalità evolute di analisi permettono l’elaborazione di insight che possono servire per un processo decisionale più consapevole e oggettivo all’interno delle organizzazioni.
Tutto questo, naturalmente, è possibile premettendo massima sicurezza dei dati e policy organizzative che garantiscano protezione della privacy.
L’evoluzione dell’approccio strategico alla Gestione Documentale: dall’analogico all’AI
L’evoluzione della gestione documentale sta comportando il passaggio in pochi anni dalla costruzione di archivi contenenti grandi quantità di carta a sistemi digitali capaci di immagazzinare, omogeneizzare, conservare e restituire file. La diffusione di pc e device mobili ha trasformato il modo di lavorare, da un lato, e dall’altro ha determinato la necessità di accedere ai dati da dovunque ci si trovi.
Grazie alla digitalizzazione dei documenti e all’uso di piattaforme documentali potenti, complete e integrabili nell’ecosistema applicativo, le organizzazioni hanno potuto sperimentare innovative metodologie di lavoro abilitando dallo smart working a rivoluzionarie modalità di impostare e redigere contratti, ordini.
In questa rapida trasformazione, l’intelligenza artificiale aggiunge potenzialità significative.
Secondo i recentissimi dati pubblicati dall’Osservatorio Artificial Intelligence, il mercato AI in Italia nel 2023 è cresciuto del 52% (dopo un +32% del 2022). Analizzando l’uso di questa tecnologia, si è notato che la quota più significativa (29%) della spesa è legata a soluzioni per analizzare ed estrarre informazioni dai dati (Data Exploration & Prediction, Decision Support & Optimization Systems). Inoltre, nei dati si legge che vi è un elevato potenziale di automazione riconducibile all’IA.
Le applicazioni dell’IA alla gestione documentale
L’intelligenza artificiale gioca un ruolo cruciale nella gestione dei documenti, poiché grazie a sofisticati algoritmi e modelli computazionali avanzati, è capace di gestire diversi incarichi per automatizzare i processi. Vediamoli nel dettaglio.
- Indicizzazione e classificazione: istruiti i sistemi con indicazioni precise inerenti a categorie, tag e metadati, l’IA riesce a eseguire autonomamente la classificazione e ne migliora l’efficienza. Grazie alle potenzialità dell’apprendimento automatico, infatti, i sistemi analizzano i contenuti e suggeriscono categorie e keyword appropriate.
- Robotic Process Automation: sfruttando funzioni RPA, le aziende possono delegare ai software task ripetitivi e di routine, dall’invio di e-mail allo scambio di dati tra applicazioni diverse.
- Riconoscimento dei caratteri: l’intelligenza artificiale è anche un valido alleato per migliorare le funzionalità OCR – Optical Character Recognition, ovvero per convertire in digitale nel modo più fedele possibile il documento cartaceo (anche immagini) e nel renderlo accessibile e ricercabile come qualsiasi altro.
- Estrazione dei dati: l’intelligenza artificiale comprende i contenuti e trasforma informazioni destrutturate in dati che possono essere agevolmente rielaborati.
- Monitoraggio del ciclo di vita del documento: i software per la gestione documentale registrano e conservano tutte le versioni di un file, in modo che sia disponibile sempre e solo l’ultima versione con tutte le informazioni necessarie sui vari passaggi. Grazie all’AI è possibile individuare scorrettezze, elementi mancanti, errori di distrazione.
- Ottimizzazione dei flussi di lavoro: i sistemi più evoluti monitorano lo svolgimento delle attività e segnalano colli di bottiglia e anomalie nella produzione o smistamento dei documenti. Se necessario, sono in grado di riassegnare le risorse in modo da risolvere velocemente eventuali problemi.
- Analisi predittiva: le piattaforme di gestione documentale restituiscono output personalizzati sul funzionamento dei processi documentali, in base alle richieste degli utenti. Per fare un solo esempio, possono tenere traccia di informazioni come lo scadere dei vari contratti e, quindi, fornire in anticipo indicazioni sulle priorità lavorative.
- Sicurezza e privacy: mediante tecniche di intelligenza artificiale è molto facile e immediato avere alert su anomali quali accessi inusuali, attività che si discostano dalla normalità e dal flusso di lavoro standardizzate che sono identificate in tempo reale. I documenti risulteranno perciò più accurati, oltre che protetti.
I vantaggi dell’adozione dell’AI nella gestione documentale
La diffusione dell’uso di AI nella gestione documentale determina una vasta gamma di benefici e, con l’evoluzione della tecnologia, se ne sperimenteranno di nuovi. Partiamo dai principali già attualmente ottenibili.
- Semplificazione della dematerializzazione dei documenti cartacei
- Minimizzazione degli errori umani
- Standardizzazione dei workflow operativi
- Classificazione automatica
- Ottimizzazione dei processi di archiviazione in funzione di ricerca e recupero delle informazioni
- Miglioramento e automazione dei processi decisionali grazie alla disponibilità di dati certi
- Risparmio di tempo e risorse
- Adattabilità e scalabilità
- Integrazione con altri sistemi
- Competitività aziendale
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