La Conservazione Digitale ieri e oggi, il fattore comune è la fruibilità dei documenti in futuro

Intervista a Viviana Belluco, Resp. Servizio di Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale | Top Consult

Oggi si è agli archivi digitali come conseguenza dello sviluppo della digitalizzazione. “Una solida gestione documentale, osserva Viviana Belluco, facilita moltissimo anche la fase di conservazione. L’attenzione alla scelta dei formati ed alla metadatazione fa sì che il documento venga vissuto e lavorato al meglio e, dopo un certo periodo di “stagionatura”, possa essere conservato digitalmente senza forzature e nel rispetto delle norme vigenti. Anche l’arrivo delle nuove regole tecniche, pur se ha enfatizzato alcuni aspetti, lo ha fatto senza stravolgere quanto già fatto in precedenza. Top Consult si occupa da 35 anni di sistemi documentali e di conservazione, con un target essenzialmente rivolto al mercato dei privati”.

I 3 plus della Conservazione Digitale: sicurezza, affidabilità e fruibilità

La conservazione digitale è un tema sempre più rilevante per le aziende che devono garantire la sicurezza, la disponibilità e la fruibilità dei propri documenti informatici anche nel futuro.

Nel 2022 sono entrate in vigore nuove regole tecniche che stabiliscono le caratteristiche dei sistemi di conservazione, sia per i documenti informatici sia per i fascicoli di documenti. Queste regole riguardano aspetti tecnici come la qualità e la stabilità dei supporti di archiviazione, la descrizione e la catalogazione dei documenti, la sicurezza dei sistemi informatici e la gestione degli accessi.

Per le aziende, il passaggio a queste nuove regole tecniche ha rappresentato una sfida ma anche un’opportunità per migliorare i propri processi di conservazione digitale. Ad esempio, alcune aziende hanno optato per una gestione interna della conservazione digitale, utilizzando tecnologie avanzate e competenze specialistiche interne. Altre aziende invece hanno scelto di affidarsi a servizi di conservazione digitale esterni, come quelli offerti da Top Consult.

In entrambi i casi, è importante che i modelli organizzativi prevedano ruoli e compiti precisi per il responsabile della conservazione digitale, in modo da garantire la corretta applicazione delle regole tecniche e la fruibilità dei documenti informatici anche in futuro. Inoltre, la conservazione digitale non riguarda solo la tecnologia, ma anche l’evoluzione dei modelli comportamentali e normative. Ad esempio, la crescente attenzione alla privacy e alla protezione dei dati personali impone nuove responsabilità e obblighi per le aziende che devono gestire questi dati in modo sicuro e rispettoso delle norme vigenti.

La gestione documentale, ancora di più se integrata con i software gestionali, svolge un ruolo importante in questo flusso di documenti perchè fa sì che i processi aziendali siano svolti con efficienza. Molti documenti oggi nascono e vivono esclusivamente come documenti informatici; in alcuni casi anche le azioni di firma – un tempo autografa – vengono tradotte in apposizione di firme elettroniche (semplice, elettronica avanzata e/o qualificata). Simili documenti non possono che essere conservati digitalmente per non perdere quelle caratteristiche che – se trasposte su carta – verrebbero perse.

Dunque, sempre di più la Gestione Documentale porta in modo naturale alla conservazione digitale, che ne rappresenta l’ultimo miglio. “In ogni caso, rimarca Belluco, l’attenzione al profilo conservativo è tanto più semplice quanto più l’obiettivo finale è tenuto presente sin dalle fasi di formazione o ricezione dei documenti. In questo senso il ruolo del responsabile della conservazione è ruolo cardine e la normativa ci ricorda come – qualunque sia il modello adottato (conservazione all’interno dell’organizzazione oppure affidata ad outsourcer) – sia compito del responsabile della conservazione definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione, governandone la gestione con piena responsabilità ed autonomia.”

Che ruolo ha il Disaster Recovery e quanto è importante per la Conservazione Digitale?

Il Disaster Recovery (DR) è un componente importante della Conservazione Digitale, in quanto si occupa di proteggere i dati digitali dalle conseguenze di eventuali disastri naturali, problemi tecnici o altri eventi imprevisti che possono causare la perdita o il danneggiamento dei dati.

Il DR si concentra sulla creazione di piani e procedure per ripristinare rapidamente l’accesso ai dati digitali in caso di emergenza, garantendo così la continuità delle attività aziendali. Ciò può comportare la creazione di copie di backup remote o la duplicazione di sistemi interi in un sito di backup.

In sintesi, il Disaster Recovery è molto importante per la Conservazione Digitale poiché garantisce che i dati digitali siano protetti e disponibili anche in caso di emergenza, contribuendo a preservare la sicurezza, l’affidabilità e la fruibilità dei dati a lungo termine.

Quali sono gli aspetti importanti nell’adozione di una soluzione di Conservazione Digitale?

Volendo sintetizzare, i passi essenziali da fare sono i seguenti:

• Definire i ruoli e conferirli con chiarezza (proprio a partire dal ruolo di Responsabile della conservazione); in funzione delle tipologie di documenti operare la scelta dei metadati.
• Scegliere formati idonei per la conservazione ma valutare il formato sin dalla creazione dei propri documenti.
• Redigere il manuale della conservazione che è una occasione davvero unica – oltre che obbligatoria – per formalizzare le scelte effettuate e l’organizzazione che l’azienda si è data.

“Pertanto, aggiunge Viviana Bellucco, la conservazione digitale non è solo una questione tecnica, ma anche organizzativa e culturale, che richiede una visione integrata e un impegno costante per garantire la fruibilità dei documenti informatici in futuro. Uno dei principali vantaggi della conservazione digitale è la possibilità di accedere ai documenti in modo veloce e semplice, anche da remoto. Questo consente di migliorare l’efficienza e la produttività delle attività aziendali, rendendo più rapido e facile l’accesso alle informazioni importanti. Inoltre, la conservazione digitale offre un maggiore livello di sicurezza rispetto alla conservazione su supporto analogico, poiché i documenti sono protetti da sistemi di crittografia e di autenticazione degli accessi. Tuttavia, la conservazione digitale presenta anche alcune sfide, come la necessità di mantenere costantemente aggiornati i sistemi di conservazione, di monitorare la qualità e la stabilità dei supporti di archiviazione e di garantire la disponibilità dei documenti in caso di emergenze o di guasti tecnici.”

Secondo gli esperti di conservazione digitale, per garantire la fruibilità dei documenti informatici in futuro è necessario investire in tecnologie avanzate, adottare processi di gestione documentale rigorosi e addottare servizi di conservazione digitale affidabili e sicuri.

Inoltre, gli esperti sottolineano che la conservazione digitale non è solo una questione tecnica, ma soprattutto culturale. Per questo, è importante che le aziende adottino un approccio proattivo alla conservazione digitale, una cultura organizzativa che valorizzi la conservazione digitale e che promuova la formazione e la sensibilizzazione dei dipendenti sull’importanza di questo tema.

In conclusione, la conservazione digitale è un tema di grande importanza per le aziende, è necessario un approccio integrato che combini regole tecniche avanzate e modelli organizzativi precisi che valorizzi la conservazione digitale come un elemento strategico per il futuro dell’azienda. Affidandosi a servizi di conservazione digitale di qualità, le aziende possono garantire la sicurezza, la disponibilità e la fruibilità dei propri documenti informatici anche nel futuro.

Come scegliere il partner giusto a cui potersi affidare?

Per scegliere il partner giusto, è consigliabile valutare i seguenti fattori:

1. Esperienza e competenza: è importante che il partner scelto abbia una solida esperienza e competenza nella conservazione digitale, che gli permetta di offrire soluzioni efficaci e adeguate alle esigenze dell’azienda.
2. Tecnologie avanzate: il partner deve utilizzare tecnologie avanzate, conformi alla normativa vigente, e affidabili per la conservazione digitale, che garantiscano la sicurezza e la fruibilità dei documenti informatici.
3. Processi di gestione documentale rigorosi: è importante che il partner abbia processi di gestione documentale rigorosi e affidabili, che garantiscano la corretta gestione dei documenti informatici.
4. Servizi personalizzati: il partner deve offrire servizi personalizzati e adattati alle esigenze specifiche dell’azienda, che garantiscano la massima flessibilità e personalizzazione.
5. Assistenza e supporto: il partner deve offrire una solida assistenza e supporto, che permetta di risolvere eventuali problemi e di garantire la corretta gestione dei documenti informatici.

In sintesi, per scegliere il partner giusto per la conservazione digitale è importante valutare la sua esperienza e competenza, le tecnologie utilizzate, i processi di gestione documentale e la qualità dei servizi e dell’assistenza offerti.