La gestione documentale in San Benedetto festeggia il traguardo dei primi 10 anni di attività. Ora è al lavoro la nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED: robusta e flessibile, deve reggere il peso di un enorme volume di oltre 26 milioni di documenti.
San Benedetto, leader del beverage con presenza mondiale. Il Gruppo San Benedetto è attivo in 80 paesi nei cinque continenti. Con sede centrale a Scorzè (VE), 1.800 dipendenti, un fatturato globale di oltre 700 milioni di euro e una capacità produttiva di 17 milioni di pezzi al giorno solo in Italia, dispone di 5 stabilimenti nel nostro paese e di altri 4 fra Spagna, Polonia e Ungheria. In crescita continua dai primi anni ’90, a partire dai quali ha iniziato l’espansione verso l’estero, oggi i suoi principali mercati di riferimento – oltre all’Italia – sono l’Europa Occidentale e dell’Est, USA, Canada, Giappone, Israele, Australia, Singapore, Malesia e Thailandia. Il Gruppo, oltre ad acque minerali e bevande gassate, produce e commercializza anche altri prodotti, come thè freddo, camomilla, acque aromatizzate, succhi di frutta, sport drink, aperitivi e acqua tonica. Alla capogruppo Acque Minerali San Benedetto si affiancano in Italia le consociate Alpe Guizza, Gran Guizza e Nepi.
San Benedetto – “Ormai da molti anni Top Consult è per noi un vero partner e siamo molto soddisfatti della collaborazione”
Ciclo attivo e passivo, l’integrazione con SAP
La gestione elettronica dei documenti festeggia quest’anno il traguardo dei primi 10 anni di attività in San Benedetto. Con l’occasione il sistema documentale TopMedia NED di Top Consult è stato rimpiazzato dalla nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED: la migrazione dei documenti e delle applicazioni si è appena conclusa e darà spazio anche a nuove applicazioni che sfruttano le innovative funzionalità della nuova versione. Il sistema documentale è utilizzato dalla capogruppo e dalle 3 consociate italiane, esteso recentemente anche a due stabilimenti, per coprire una vasta gamma di applicazioni importanti, che vanno dalla gestione dei cicli attivo e passivo alla conservazione sostitutiva di libri e registri, fino alla tenuta digitale del Libro Unico del Lavoro.
La gestione automatizzata dei cicli attivo e passivo viene effettuata con una integrazione stretta ed automatica fra sistema documentale e sistema gestionale aziendale SAP, attraverso l’apposito “Connect per SAP” progettato da Top Consult. Tutti i documenti generati da SAP o in ingresso a SAP vengono archiviati in TopMedia e possono essere consultati direttamente, assieme alle loro correlazioni, dagli utenti SAP e non SAP. Nel ciclo attivo vengono gestiti ogni anno un milione di documenti (fatture clienti e DDT di vario tipo), pari a 2 milioni di pagine. I documenti di trasporto, emessi già con barcode stampato, al loro rientro con firma e annotazioni del cliente sono scannerizzati, automaticamente indicizzati e archiviati mediante Capture Barcode correlati fra loro e con la fattura emessa. Le fatture attive, alcune per la grande distribuzione anche di 50 pagine ciascuna, archiviate in TopMedia vengono automaticamente spedite via MailSender per e-mail, PEC o Postel (quest’ultimo in fase di estinzione) a seconda del tipo di clienti. In forte crescita la PEC, che consente a San Benedetto (azienda agroalimentare) di rispettare l’Art.62 del DL N1 del 18/10/12 e di poter chiedere gli interessi in caso di ritardi nei pagamenti, utilizzando la data certa e la certezza della ricezione archiviate in TopMedia. Nel ciclo passivo, che comprende circa 40.000 fatture fornitori cartacee ed elettroniche all’anno, è stato realizzato un flusso automatico di approvazione con un sistema di workflow che smista le fatture registrate e archiviate nel sistema documentale ad uno o più manager responsabili a seconda dei beni e servizi acquistati; al termine del ciclo di approvazione la fattura diventa pagabile all’interno del sistema SAP. Un’altra applicazione chiave della gestione documentale è la conservazione digitale a norma di libri e registri aziendali: il libro giornale, i registri Iva, le schede di conto, i registri contabili di 30 magazzini, per un totale di oltre un milione di pagine all’anno. Non si produce più carta per i libri, non si stampano più e non occupano più grandi spazi fisici di archivio. In conservazione sostitutiva va anche il Libro Unico del Lavoro (LUL), che viene realizzato e conservato come documento informatico. I dati dei 1.800 dipendenti italiani sono catturati dal sistema gestionale del Personale (Inaz Paghe), resi informatici con firma digitale e conservati in modalità sostitutiva mediante una seconda firma digitale con marca temporale; si tratta di circa 21.000 documenti all’anno. Oltre al LUL, anche il Modello 770 viene gestito e conservato in forma digitale sotto la supervisione della Direzione Personale.
Un impressionante volume di documenti tutti in linea
In azienda gli utenti del sistema documentale sono circa 300, dislocati per la maggior parte in amministrazione, acquisti, logistica, direzione del personale. Ciascuno può consultare la tipologia di documenti di sua competenza sotto lo stretto controllo di accessi e autorizzazioni effettuato da TopMedia. “In San Benedetto il sistema documentale – afferma Claudio Basso, Direttore Sistemi Informativi del Gruppo – è impegnato in un ampio spettro di applicazioni chiave che rendono più semplici, veloci ed efficienti processi fondamentali per l’azienda. E’ diventato uno strumento di lavoro quotidiano e, per alcuni versi, indispensabile. È innegabile che alcuni processi critici per il business, quali ad esempio l’invio fatture ai clienti, risultano presidiati attraverso questo strumento: risulterebbe estremamente difficile operare senza di esso. Il suo utilizzo ci ha permesso di tenere sotto controllo l’aumento esponenziale dei volumi di documenti da gestire legato all’espansione della società in Italia e all’estero. Oggi i documenti gestiti e archiviati da TopMedia superano la ragguardevole cifra di oltre 26 milioni, tutti disponibili in linea per consultazioni ed elaborazioni”. I documenti sono memorizzati in un unico archivio centralizzato per tutti gli stabilimenti italiani del gruppo, liberando le realtà periferiche da gestioni costose ed inefficienti. I documenti risultano così immediatamente reperibili con criteri di ricerca ampi e flessibili e condivisibili da tutte le strutture aziendali che ne hanno bisogno per il proprio lavoro, senza dover effettuare lunghe ricerche negli archivi o in altri uffici. L’integrazione applicativa, ad esempio con il sistema gestionale aziendale, consente di consultare un documento richiamandolo all’interno dell’applicazione stessa, senza dover uscire dal proprio ambiente di lavoro abituale e guadagnando conseguentemente efficienza ed immediatezza. Spazi e volumi occupati dagli archivi si riducono drasticamente perché la carta sparisce e si afferma il documento informatico.
Le caratteristiche innovative del nuovo sistema documentale
San Benedetto ha ora installato la nuova piattaforma documentale TopMedia Social NED: completata la fase di migrazione e gli ultimi step di allineamento e di formazione utenti, tutte le applicazioni ripartono nel nuovo sistema documentale. Sfruttando le sue potenziate capacità, ne partiranno anche di nuove, come ad esempio la fatturazione elettronica verso la PA (anche se i volumi sono limitati) mediante la soluzione Top Consult FEPA Distiller, la conservazione sostitutiva a norma dei documenti fiscali, il data entry automatico delle fatture passive. “Abbiamo scelto la nuova piattaforma TopMedia Social NED di Top Consult – aggiunge Basso – per le sue caratteristiche innovative. In particolare la robustezza, che deve sostenere i volumi di documenti molto elevati che caratterizzano la nostra attività; la versatilità, gli arricchimenti nelle funzioni di ricerca e la facilità d’uso per gli utenti che lavorano con le applicazioni operative. Per noi è molto importante che l’interfaccia dell’infrastruttura applicativa sia disponibile su piattaforma Web, proprio per facilitare la manutenzione dell’installato e la migliore fruibilità da parte degli utenti. E poi ci interessa notevolmente la possibilità di utilizzare la nuova piattaforma collaborativa per gruppi di lavoro che Top Consult per prima ha lanciato sul mercato: partiremo subito con un progetto pilota di workgroup & collaboration per il nostro settore IT (sviluppo integrato e documentazione progetti applicativi che coinvolgono team di progetto estesi dislocati in aree distanti)”. “Ormai da molti anni Top Consult è per noi un vero partner e siamo molto soddisfatti della collaborazione. E’ un’azienda innovativa nella creazione di nuovi prodotti e servizi, con competenze e professionalità di alto livello nelle varie attività; supporto tecnico ed help-desk remoto funzionano molto bene; c’è sempre stata la massima collaborazione, gli interventi dei tecnici sono precisi e puntuali nel risolvere i problemi, nel completare i progetti e nel venire incontro a qualsiasi nostra richiesta ed esigenza”.
