La gestione e la conservazione della Posta Elettronica Certificata (PEC) costituiscono pilastri fondamentali per l’operatività delle aziende nel panorama digitale contemporaneo. In questo contesto, l’importanza di soluzioni innovative e conformi alla normativa assume un ruolo cruciale per garantire non solo la conformità legale ma anche l’efficienza operativa.
La PEC è tra i prerequisiti obbligatori per fare attività di impresa ed essere iscritto nel Registro delle imprese delle Camere di Commercio. Anche ditte individuali e professionisti che appartengono a un particolare Albo devono avere una casella PEC. I documenti scambiati attraverso questo canale hanno spesso valenza legale, la loro conservazione è dunque un’attività obbligatoria e delicata.
Top Consult, nel contesto della sua piattaforma Enterprise per il document management, offre una soluzione completa per la gestione e conservazione della PEC – Posta elettronica certificata.
D’altra parte, con la digitalizzazione, poter contare su un archivio centralizzato, realizzato a regola d’arte è ormai imprescindibile.
L’obbligo di conservazione PEC
In Italia si ha una netta definizione di documento informatico riportata, come segue, nel CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (DLgs 82/2005) “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. In tale contesto rientrano, dunque, anche i messaggi di posta elettronica ordinaria e, naturalmente, le comunicazioni di Posta Elettronica Certificata.
Più nello specifico, alle organizzazioni pubbliche e private nell’art. 2220 del Codice Civile è imposto di conservare documenti e scritture contabili per 10 anni.
A ciò si aggiunga che, nell’art. 2214 si dice che imprese e enti devono “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e, ovviamente, si interpreta tale obbligo anche in relazione alle mail rilevanti per l’impresa.
Come conservare legalmente le PEC
L’art 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale dice che i documenti informatici vanno conservati in modo permanente in modalità digitali, rispettando determinate regole tecniche.
Per quanto riguarda la conservazione a norma di legge delle PEC, la legislazione stabilisce che sia archiviata la “ricevuta di consegna completa” per ottenere la stessa validità della raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionalmente posta per 10 anni nei vari faldoni.
Con ricevuta di consegna completa si intende quell’insieme di elementi utili a garantire la conservazione nel tempo stabilito, cioè si tratta: del messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e file daticert.xml che include tutte le informazioni necessarie (identificativo ID del messaggio PEC, la consegna e la notazione di chi ha spedito la PEC).
Conservare la PEC non è solo un obbligo legale. O meglio, le aziende non possono vivere tale obbligo esclusivamente come un’imposizione. In generale, dematerializzazione e digitalizzazione devono rappresentare per le organizzazioni delle preziose opportunità.
Creare un archivio digitale, unico, centralizzato a disposizione di addetti e collaboratori sempre e ovunque che racchiuda tutti i documenti, comprese le comunicazioni PEC, significa offrire l’opportunità di innalzare la produttività personale, favorire nuove metodologie di lavoro, abilitare servizi innovativi e automatizzati per ottimizzare i processi.
TopMedia Social NED, la piattaforma di gestione dei flussi documentali di Top Consult
Il software documentale proposto da Top Consult è una soluzione completa, realizzata con un approccio innovativo. Il prodotto è potente, lavora in condizioni di volumi e carichi elevati e si contraddistingue per la sua potenzialità di stimolare la collaborazione aziendale.
È stato, infatti, sviluppato, oltre che per dotare le aziende di tutti i tool indispensabili per gestire l’intero ciclo di vita dei documenti, per consentire l’uso di funzionalità social che favoriscono il coinvolgimento degli addetti in modo semplice, con strumenti analoghi a quelli usati nel privato, quali la messaggistica istantanea e la creazione di bacheche che focalizzano l’attenzione dei componenti di vari team di lavoro su informazioni importanti.
TopMedia Social NED è una piattaforma documentale di classe enterprise , disponibile in cloud e on premise. Il software è flessibile per rispettare le singole necessità e garantisce massima affidabilità e scalabilità. Può lavorare con migliaia di utenti in contemporanea, grazie a funzioni di load balancing e fault tolerance.
TopMedia Social NED è stata costruita da Top Consult compliant alla normativa italiana per una gestione dei documenti a norma di legge. È, particolarmente, focalizzata sul tema della conservazione a norma e, sulla base della propria esperienza e delle competenze dei suoi addetti, oltre alla tecnologia mette a disposizione formazione e consulenza.
Il software assicura la data privacy usufruendo di tecniche di cybersecurity all’avanguardia e, in particolare, di sistemi di crittografia che pone al riparo dai rischi di alterazione delle informazioni.
I servizi di TopConsult per la conservazione a norma della PEC
La conservazione digitale rappresenta la fine del processo di gestione documentale e, per tanti documenti informatici è obbligatoria.
Qualsiasi siano le ragioni, in uno scenario di rinnovamento delle metodologie operative è fondamentale poter avere un accesso rapido ai dati, il più possibile aggiornati ed esaustivi. Top Consult supporta imprese ed enti offrendo la propria consulenza legale e applicativa per creare e mantenere archivi digitali che includano più documenti possibili, dagli ordini ai disegni tecnici, dai contratti alle comunicazioni di posta elettronica e PEC.
In particolare, l’azienda propone i servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0. Con il primo sono offerte formazione per avviare la conservazione e realizzare il Manuale di conservazione (ossia il documento che descrive tecniche e policy utilizzate per proteggere i dati) e il relativo rilascio del certificato di conformità.
Con Manlex 2.0 Top Consult aiuta le aziende a mantenere tali archivi, compie la ricertificazione annuale ed è a disposizione con i propri specialisti per rispondere a domande specifiche e per visite periodiche di audit e collaudi.
In conclusione, la conservazione a norma della PEC non è solo un obbligo imposto, bensì un’opportunità per le aziende di modernizzare i propri processi, garantire la sicurezza dei dati e accrescere la produttività. Con soluzioni come quelle offerte da Top Consult, il mondo delle comunicazioni elettroniche diventa un terreno fertile per la crescita e l’innovazione, supportando le imprese nel raggiungimento dei loro obiettivi operativi e legali con affidabilità e conformità senza compromessi.
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