Due cambiamenti possono essere introdotti in azienda: strumenti social per gestire i processi aziendali e firma elettronica a norma di legge, per far sì che i documenti abbiano efficacia probatoria.
Buttare via carta e penna e percorrere l’ultimo miglio della trasformazione digitale con Top Consult
Pier Luigi Zaffagnini – Ceo di Top Consult, che quest’anno celebra il suo trentesimo anniversario e che da sempre è impegnata nel portar avanti la sua filosofia che prevede l’integrazione fra dati e documenti, fra database e archivi – sottolinea così il ruolo chiave della gestione documentale nella digitalizzazione delle imprese.
“Qualsiasi processo avvenga all’interno di un’organizzazione – ha spiegato Zaffagnini – inizia e/o termina con un documento, sia esso un ordine da evadere, una pratica di assunzione o altro. Con la nostra piattaforma TopMedia Social NED proponiamo due cambiamenti, che ritengo fondamentali, nella gestione di tali documenti. In primo luogo, abbiamo introdotto in modalità nativa strumenti collaborativi che consentono di andar oltre l’utilizzo della mail, ispirandoci ai social network che siamo soliti utilizzare privatamente, per offrire strumenti aziendali che consentano comunicazione immediata e condivisione di documenti in modalità semplice ed efficace. Questo porta a una diminuzione dell’utilizzo della mail che, tra l’altro, rappresenta uno strumento poco sicuro, basti pensare ai molteplici casi di cronaca di malware veicolato dalla posta elettronica. Secondariamente, tutti i documenti, per essere davvero digitalizzati, devono poter avere la firma elettronica, peraltro da sempre inclusa nell’offerta Top Consult”.
Con l’introduzione della nuova normativa europea eIDAS (electronic Identification Authentication and Signature), entrata in vigore a metà dell’anno scorso, la firma elettronica avanzata-grafometrica e quella qualificata-digitale sono state equiparate e rese inoltre entrambe valide in tutto il Continente. La firma elettronica apposta sui documenti informatici ne garantisce l’efficacia probatoria.
“Siamo convinti – ha sottolineato Zaffagnini – che avendo a disposizione entrambi gli strumenti, si potrà scegliere a seconda del processo da compiere e ciò significa ancora maggiore velocità nella gestione delle pratiche così come delle fatture (non bisogna infatti dimenticare l’importanza della firma digitale nella fatturazione elettronica, come sappiamo fondamentale nei rapporti con la Pubblica amministrazione)”.
“Sicuramente l’ostacolo principale all’adozione di strumenti di questo tipo – ha affermato Zaffagnini – è quello culturale, è nostro compito fare formazione e promuovere innovazione in azienda. Tra l’altro, una volta iniziata a utilizzare la nostra tecnologia ci si rende immediatamente conto che è molto semplice – essendo impostata, come dicevo, secondo logiche social di utilizzo ormai quotidiano per tutti – e le barriere culturali si annullano. D’altra parte, provvediamo anche a un supporto legale e organizzativo per aiutare le aziende nell’interpretazione e attuazione delle ultime normative in questi ambiti”.
