Gli agenti virtuali, veri e propri robot che consentono a dipendenti e collaboratori di un’azienda di evitare di svolgere lavori ripetitivi e a basso valore aggiunto, sono sempre più diffusi. Ogni organizzazione deve, però, procedere con attenzione nella delicata operazione di valutare quale sia il miglior software per la Robotic Process Automation (RPA) per soddisfare le proprie specifiche esigenze. I vantaggi generati dall’uso di queste soluzioni sono infatti molteplici, ma ci sono alcune importanti considerazioni da fare per non vanificare gli investimenti.
Top Consult, all’interno della propria piattaforma completa per la digitalizzazione dei processi TopMedia Social NED, offre sistemi che rispondono a tutte le necessità in ambito RPA.
Che cosa significa Robotic Process Automation
La Robotic Process Automation riguarda le tecnologie, i prodotti e i processi che possono essere coinvolti nell’automazione dei processi lavorativi: si tratta quindi di una vera e propria pratica di business che abbraccia aspetti strumentali e organizzativi.
Guardando, però, in particolare ai mezzi usati, essa sfrutta software intelligenti capaci di eseguire in modo automatico (o semi automatico nel caso serva l’input di un operatore) task ripetitivi; i software sono in grado di compiere tali task imitando il comportamento umano e interagendo con gli altri applicativi informatici presenti in azienda.
Che cosa fare per adottare un software per la RPA
Partendo dal presupposto che la RPA si va a inserire in un processo più ampio, prima di procedere a scegliere il software migliore di Robotic Process Automation per la propria azienda, è necessario capire e analizzare nello specifico i casi d’uso per l’automazione nei contesti dei propri processi. Le aziende solitamente si servono della tecnologia RPA per diverse motivazioni: in primo luogo, per raccogliere e aggiornare le informazioni utilizzate dalle applicazioni di business automatizzando il più possibile i passaggi; per semplificare e rendere più veloce l’adozione di progetti di integrazione dei sistemi IT; per contribuire a fare un’analisi dei processi in quanto la RPA può essere calata in vari contesti lavorando in combinazione con varie piattaforme (quelle di Document management, Decision management, ecc.), al fine di ottenere informazioni sul loro funzionamento.
Nello specifico, Top Consult propone alle aziende sia sistemi per la RPA attended (ossia che richiedono l’intervento umano, da client, per controllare l’esecuzione e prendere alcune decisioni circa il come e il quando utilizzare i software stessi) sia unattended, cioè robot completamente autonomi che eseguono le loro funzioni in automatico a livello di server.
Software per la RPA, quali funzionalità e come implementarlo
I sistemi per la Robotic Process Automation di Top Consult offrono diverse funzioni che rispondono alle esigenze principali per cui si ricorre alla RPA (riduzione delle attività manuali e degli errori a esse correlate, aumento della produttività e riduzione dei costi, maggiore velocità nell’esecuzione dei task) e permettono una completa tracciabilità delle attività svolte grazie alla produzione dei file log e l’analisi delle stesse mediante tecniche di analytics.
La soluzione Top Consult, inoltre, può essere adottata su larga scala in quanto, semplice e immediata, non richiede particolari skill tecnologici.
Le modalità di implementazione della tecnologia variano da realtà a realtà e per questo sono particolarmente importanti le attività di progettazione specifiche e di test dei comportamenti dei software robot. Completate queste fasi si procede alla distribuzione nell’organizzazione e alla loro gestione e, se necessario, a eventuali modifiche.
Top Consult è disponibile con le proprie risorse a supportare le aziende anche da questo punto di vista.
Alcune funzionalità dei software per la Robotic Process Automation di Top Consult
I sistemi per la RPA di Top Consult si inseriscono nella piattaforma per la gestione documentale e dei processi dell’azienda denominata TopMedia Social NED. Si tratta di una piattaforma potente, completamente virtualizzata, resa disponibile sia on premise sia in cloud, che garantisce alti livelli di security, business continuity e disaster recovery.
Entrando più nel dettaglio dell’offerta, tra i moduli software per la RPA proposti da Top Consult vi è RPA tax Free pensato per il ciclo attivo e, in particolare, per le fatture Tax Free emesse ai clienti non cittadini EU e che, rientrati in patria, possono chiedere il rimborso dell’IVA. Tale modulo si occupa del processo di acquisizione delle fatture emesse solitamente da un intermediario autorizzato dall’Agenzia delle Dogane per conto del venditore; ne fa l’archiviazione e, registrandole, estrae le informazioni utili per la contabilizzazione automatica.
Per quanto riguarda il ciclo passivo, RPA Deserialize consente l’estrazione dei dati dal tracciato XML delle fatture passive e quindi: agevola il controllo della fatturazione e del magazzino in relazione alla fattura passiva; consente l’estrazione dei dati IVA che implicano la necessità di scadenze diverse nei pagamenti; offre la reportistica per l’amministrazione e crea la Prima Nota contabile (oltre, naturalmente, a procedere alla registrazione delle fatture stesse).
I software per la RPA di Top Consult lavorano a prescindere da qualsiasi ERP sia adottato in azienda, così come da qualunque software per l’interfacciamento con lo SDI venga utilizzato.
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