Il Decreto Semplificazioni (art. 37 del D.L. 76/2020) prevede l’obbligo per tutte le imprese di comunicare telematicamente al registro imprese il proprio domicilio digitale, quindi la PEC, entro il 1° ottobre 2020.
Il processo di digitalizzazione nei rapporti tra PA, imprese e professionisti continua; il domicilio fiscale/Pec diventa prerequisito necessario per svolgere attività d’impresa ed essere regolarmente iscritti nel Registro delle imprese delle Camere di commercio. In caso di mancata comunicazione del domicilio fiscale, sono previste sanzioni per i soggetti inadempienti, e nel caso dei professionisti si rischia la diffida e successiva sospensione dall’Albo fino ad avvenuta comunicazione.
Coloro che non adempiono all’aggiornamento del registro delle imprese (sono circa 1,7 milioni le imprese iscritte che non hanno una Pec valida) oltre al pagamento della sanzione si vedranno assegnare d’ufficio dalla Camera di commercio un domicilio digitale che sarà reso disponibile tramite il Cassetto digitale dell’imprenditore erogato dalle Camere di commercio per la sola ricezione dei documenti.
La sanzione amministrativa ammonta dai 206€ a 2.064€ per le società e dai 30 ai 1.548€ per le imprese individuali.
Di conseguenza le imprese sono invitate a:
- Verificare il corretto funzionamento del proprio domicilio digitale (consultando la visura aggiornata dell’impresa scaricabile dal cassetto digitale dell’imprenditore e ricercando l’impresa sul sito del Registro Imprese)
- Controllare la corretta iscrizione del domicilio digitale al Registro Imprese
- In mancanza di un domicilio digitale attivo, richiederlo ad un gestore autorizzato e comunicarlo al Registro Imprese
La normativa italiana sulla PEC
Le aziende per adempiere ai fini civilistici (art. 2220 del Codice Civile) sono tenute a conservare la corrispondenza commerciale (e quindi la PEC) in entrata ed uscita per un periodo minimo di 10 anni. L’art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) stabilisce che la PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta certificata.
Come si fa conservazione digitale a norma di legge?
La conservazione digitale non è semplice archiviazione in una cartella del pc, o un semplice programma software da comprare; è un servizio, un insieme di elementi che ne determinano la qualità e l’efficacia complessive. Inoltre i cambiamenti introdotti dalle nuove regole normative non sono solo informatici, ma soprattutto organizzativi, richiedono quindi una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un’attività di formazione specializzata.
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