Estratto INTERVISTA pag. 77: Matteo Zaffagnini, Responsabile Marketing e Business Development, sulla rivista Office Automation Aprile-Maggio 2021 di Soiel International
Riduzione degli errori, benefici in termini di tempo, produttività, efficienza. Capacità di liberare il dipendente dallo svolgimento di task ripetitivi, consentendo alle persone di dedicarsi ad attività di maggior valore, per se stesse e l’azienda. L’introduzione di soluzioni di Robotic Process Automation (RPA) è in aumento tra le imprese, anche in Italia, e ricopre un ruolo chiave in quel cammino di trasformazione digitale che sempre più, anche sull’impulso delle esigenze emerse in questo periodo di emergenza, organizzazioni operanti in diversi settori stanno seguendo.
Dai contact center al marketing, dalle risorse umane alle vendite, dall’amministrazione alla contabilità: sono molteplici le aree d’impresa in cui soluzioni di RPA registrano attualmente una crescente adozione…
…In che modo? Quale strategia adottare? Office Automation lo ha chiesto direttamente a Top Consult.
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Dal vostro osservatorio, quali sono oggi i maggiori ambiti di utilizzo della Robotic Process Automation da parte delle aziende?
La Robotic Process Automation non si può attuare senza la gestione documentale, questo perché a prescindere dalla tipologia di impresa e dalle tecnologie di Intelligenza Artificiale, la digitalizzazione dei processi e dei flussi documentali rappresentano il primo step della trasformazione digitale. Negli ultimi anni infatti l’intervento dell’Italia a favore della dematerializzazione ha portato al consolidamento del documento informatico e digitale nelle realtà aziendali. La RPA consente infatti di fare un grande balzo in avanti alla gestione documentale: è in grado di lanciare applicazioni, spostare file e cartelle, estrarre dati dai documenti XML e UBL, compilare moduli e far partire automaticamente workflow documentali.
La RPA, come sappiamo, ha impatti sui processi aziendali e su modalità di lavoro consolidate negli anni: in che modo introdurre al meglio queste tecnologie, sia a livello progettuale che di change management?
Top Consult da sempre parla di gestione documentale collaborativa, perché la piattaforma TopMedia Social NED applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti. Qui la digitalizzazione, che apparentemente può sembrare un percorso articolato e complesso, non è sinonimo di rimozione del capitale umano in azienda, ma al contrario: applicare la Robotic Process Automation ai flussi documentali riduce le attività manuali e il numero di errori che gli utenti aziendali possono fare, diminuisce i costi di produzione e di processo, velocizza l’esecuzione dei compiti e aumenta la compliance, traccia il funzionamento dei processi eseguiti e garantisce massima fruibilità dei sistemi anche da parte di chi non ha particolari skill tecnologici.
Quali soluzioni proponete in questo ambito specifico e in che modo guidate i clienti nel cogliere pienamente i vantaggi offerti dalla RPA?
Top Consult oggi propone al mercato e ai propri clienti RPA Ciclo Passivo: una soluzione applicativa mirata ad automatizzare tutto il Ciclo Passivo documentale di un’azienda. RPA Ciclo Passivo raffronta in modo automatico le informazioni della fattura ricevuta con i dati contabili a disposizione (ordine, entrata merce) e restituisce un set di risultati che instraderà il documento alla sua contabilizzazione automatica o, nel caso di errori, avvia il workflow documentale che notifica l’anomalia all’ente aziendale di riferimento (individuato direttamente dal sistema) o all’esterno dell’organizzazione, richiedendo azioni correttive direttamente al fornitore. È possibile inoltre estrarre dalla fattura tutti i dati per arrivare a una completa contabilizzazione evitando o alleggerendo il data entry da parte degli utenti aziendali. I software RPA proposti da Top Consult, in pratica, rappresentano un’interfaccia essenziale per il recupero dei dati da qualsiasi fonte, consentono molteplici tipologie di elaborazione dei dati stessi (grazie a tecniche di analytics), che poi possono essere indirizzati a qualsiasi gestionale sia presente nell’organizzazione.
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