Processo di fatturazione elettronica: dematerializzare il ciclo attivo e passivo

Processo di fatturazione elettronica: è il momento di dematerializzare tutti i documenti del ciclo attivo e passivo

Con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le partite IVA a partire dal 2024, inclusi forfettari e associazioni, l’esigenza di digitalizzare si è estesa a una platea ancora più ampia.

Dematerializzare le fatture è un obbligo normativo ormai per tutti, ma è solo un passo nel percorso di digitalizzazione documentale e, più in generale, dei processi. Se, infatti, in un’azienda il processo di fatturazione è il solo a essere elettronico, nelle amministrazioni può verificarsi il bisogno di stampare. Ecco su questo ricordiamo che le fatture spesso vanno stampate per avere evidenza di quanto si è acquistato o per controllare gli ordini.

Digitalizzare tutti i documenti del ciclo attivo e passivo vuol dire rivedere i flussi di lavoro in ottica completamente digitale. Ovviamente dove possibile consigliamo di elaborare automaticamente i documenti che ne sono protagonisti.

Fatturazione elettronica: quali sono le fasi del processo

L’obbligo di fatturazione elettronica è scattato per tutti, le ultime categorie che erano rimaste esonerate sino al 2023, dal 2024 devono fare e fatture. Si tratta di: partite IVA con guadagni entro i 25 mila euro e dei forfettari, le associazioni sportive dilettantistiche, le no profit e le pro loco.

Coinvolte anche queste ultime tipologie di organizzazioni e persone, l’obbligo di fatturazione elettronica impresa digitale in Italia riguarderà qualunque ente, impresa e professionista.

Per le aziende, questo ampliamento dell’obbligo rappresenta un’opportunità significativa per rivedere e ottimizzare i propri processi interni. Il passaggio alla fatturazione elettronica non è solo una questione di conformità normativa, ma un’occasione per digitalizzare l’intero ciclo documentale, migliorando l’efficienza operativa.

Tale processo consiste nel realizzare una fattura elettronica rispettano le indicazioni legislative ossia:

• creando un file in formato XML
• il file deve dovrà essere predisposto e compilato in un software per fatturazione elettronica o in un servizio Web ad hoc
• bisogna inserire tutti i dati corretti (alcuni software sono impostati per accompagnare l’utente nella compilazione corretta) specificando data e numero, a chi ci si rivolge (PA o privato)
• la fattura deve essere inviata mediante SDI – Sistema di Interscambio che verifica che ci siano tutte le informazioni necessarie ai fini fiscali e l’indirizzo PEC del destinatario e poi gliela invia

L’importanza della conservazione digitale

Dal canto suo, chi riceve attraverso SDI, una fattura elettronica deve registrarla, processarla per autorizzarne il pagamento e mandarla in conservazione digitale. Naturalmente l’obbligo di conservazione vale anche per il mittente.

Conservare digitalmente le fatture non è solo un obbligo, ma una strategia per migliorare la gestione documentale. L’adozione di sistemi di conservazione a norma consente di avere accesso immediato e sicuro ai documenti, riducendo i rischi legati alla perdita di dati e garantendo la conformità alle normative fiscali.

Impresa digitale: la fatturazione elettronica come strumento di semplificazione

Il processo di fatturazione elettronica è il punto di partenza di un percorso che può giungere alla completa digitalizzazione dei processi. Nel 2024, con la completa estensione dell’obbligo, le imprese dovranno affrontare non solo l’adeguamento tecnologico, ma anche una trasformazione culturale, dove l’efficienza digitale diventa un driver di competitività. Sicuramente è una preziosa occasione per digitalizzare l’intero ciclo dell’ordine, di cui la fattura è uno dei documenti protagonisti.

Da un punto di vista molto pratico, adeguarsi all’obbligo di fatturazione elettronica deve servire per rivedere i propri flussi di lavoro sfruttando il più possibile le potenzialità informatiche. Un passo importante per  avvicinarsi all’obbiettivo di diventare un’impresa digitale con tutti i vantaggi in ottica di produttività e competitività che questo comporta.

Avere a disposizione un archivio digitale completo e aggiornato di documenti significa poter correlare tutti i dati, monitorare i processi che si svolgono su tali dati e che, a loro volta, mentre funzionano, ne producono di nuovi. Inoltre, la digitalizzazione permette di migliorare la trasparenza e la tracciabilità delle transazioni, elementi fondamentali per costruire un rapporto di fiducia con clienti e fornitori.

Basti pensare all’utilità di predisporre fatture elettroniche molto dettagliate che non si limitino solo a riportare i dati obbligatori per legge. Questo è possibile grazie a una piattaforma di document management evoluta e integrata. Un simile documento potrà servire per compiere riconciliazione automatica (a seconda dei dati inseriti) di ordini, documenti di trasporto, incassi e così via.

Automazione e integrazione: il futuro della gestione documentale

Gestione digitale del ciclo attivo e ciclo passivo

Il ciclo passivo fatture consiste nel flusso di documenti inviati dai fornitori ai clienti per acquistare prodotti e/o servizi, il ciclo attivo fatturazione funziona al contrario ovvero è inerente a tutto ciò che serve alle aziende per portare avanti le proprie vendite.

Con l’introduzione di soluzioni avanzate di automazione e intelligenza artificiale, le imprese possono ora gestire in modo proattivo e predittivo i loro flussi documentali, ottimizzando non solo la gestione del ciclo attivo e passivo, ma anche la pianificazione e la previsione delle esigenze future.

I documenti che appartengono al ciclo passivo fatturazione vanno dall’anagrafica dei fornitori ai vari documenti che vengono scambiati tra questi ultimi e l’azienda cliente. Possiamo elencare le richieste d’acquisto, i contratti di fornitura, sino ovviamente alla fatturazione. Tra questi sono inclusi eventuali solleciti e ciò che necessita per comprovare che l’approvvigionamento sia andato a buon fine e corrisponda alle concrete esigenze di produzione.

Digitalizzare il ciclo attivo consente una corretta gestione finanziaria facilitando (grazie a dati sempre completi) le attività di budgeting così come di approvvigionamento efficiente delle risorse. Su questo ci piace evidenziare che l’azione non comporta ritardi e, dunque, per esempio, interruzione di produzione.

D’altra parte, è protagonista del ciclo attivo quanto occorre per testimoniare la vendita di prodotti e/o servizi (ordini d’acquisto, conferme d’ordine, note di consegna), il che comprende anche la raccolta (e l’omogeneizzazione dei dati provenienti da più fronti quali registrazioni online). Inoltre, vengono raggruppate anche le informazioni utili per realizzare un database aggiornato e dettagliato dei clienti, delle loro abitudini e preferenze di shopping.

Con soluzioni per la gestione documentale è possibile costruire workflow bene strutturati che in alcune fasi sono anche automatizzati. Il vantaggio è che evitano rallentamenti, agevolano la fluidità finanziaria e anche possono tornare utili in caso di eventuali contestazioni.

I vantaggi che si possono ottenere con la digitalizzazione vanno ben oltre al risparmio di carta e stampa, di tempo e risorse. Digitalizzando il ciclo attivo sarà sempre possibile avere il controllo degli ordini, verificare il venduto e l’andamento di spedizione e resi.

Innovando la gestione del ciclo passivo, le aziende potranno sfruttare l’opportunità di studiare più agevolmente i listini. Tra gli altri vantaggi possiamo contare anche il monitoraggio degli acquisti, ottimizzazione delle tempistiche di consegna e, in generale, il livello di servizio dei fornitori.

Inoltre, l’integrazione dei sistemi di gestione documentale con altre piattaforme aziendali, come quelle di ERP e CRM, permette una visione olistica delle operazioni aziendali, favorendo decisioni più informate e strategiche.