Nel tessuto operativo di un’azienda, i documenti rappresentano il fulcro dei processi. Tuttavia, l’organizzazione non riguarda solo la struttura dei documenti, ma anche il procedere delle attività che formano il workflow documentale.
L’automazione del workflow documentale non si limita alla gestione dei documenti legali o normativi, ma coinvolge ogni tipo di documento aziendale, dai contratti agli ordini, dall’amministrazione ai progetti. Un approccio comune ma errato è concentrarsi solo su certe tipologie di documenti, trascurando l’intero processo aziendale.
La gestione documentale diventa inefficace quando i documenti sono gestiti in modo disomogeneo e sovrapposto, rendendo difficile il controllo delle informazioni e aumentando il rischio di errori. L’integrazione di un software per il workflow documentale diventa cruciale in un contesto aziendale complesso, permettendo una gestione collaborativa dei processi e una maggiore flessibilità operativa.
L’adozione di soluzioni integrate, come la firma elettronica, all’interno del sistema documentale, offre vantaggi tangibili. Oltre ad automatizzare i processi, favorisce la collaborazione e l’accessibilità remota, creando un ambiente di lavoro inclusivo e attrattivo per i talenti. La firma elettronica, unitamente a strumenti di gestione documentale integrati, consente un flusso di lavoro continuo e efficiente, adattabile ai cambiamenti e capace di coinvolgere attivamente tutte le risorse aziendali.
Secondo Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult, “Gestire i processi strutturati, anche quelli più complessi, in modo collaborativo consente di svolgere tutte le regole e procedure aziendali in modo flessibile e intuitivo”. Questa affermazione sottolinea l’importanza della collaborazione nell’automazione dei processi aziendali.
La progettazione del flusso di lavoro automatizzato che aiuta i team sia a passare da un’attività all’altra che a scambiarsi informazioni in modo veloce è un vantaggio rilevante.
Con questa soluzione sia on premise che in cloud, Top Consult, come continua a spiegarci ing. Zaffagnini, ha voluto applicare alla gestione documentale le stesse modalità operative che sono alla base dei social network e della social collaboration. Interfacce smart, funzionalità social e strumenti collaborativi vanno a eliminare l’uso più articolato delle e-mail. Al loro posto vengono utilizzati gruppi di lavoro e notifiche. La piattaforma, inoltre, può essere integrata con ERP e sistemi gestionali. L’integrazione con altri applicativi favorisce ancora di più l’abbattimento di quei silos in favore di un workflow collaborativo all’insegna dell’efficienza.
In conclusione, ottimizzare il workflow documentale attraverso soluzioni integrate rappresenta un investimento strategico per le aziende che mirano a migliorare la produttività, ridurre gli errori e promuovere un ambiente lavorativo collaborativo e flessibile.
Massimizza l’efficienza della tua azienda ottimizzando il workflow documentale! Riduci i tempi di esecuzione, elimina gli errori e aumenta la produttività integrando soluzioni avanzate di gestione documentale. Non lasciarti sfuggire questa opportunità di miglioramento e successo!
Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell’e-book: “10 cose da sapere per un’efficace gestione documentale“ e scoprirai le caratteristiche vincenti di un sistema documentale completo, alleato prezioso dell’azienda, con capacità evolute per ottimizzare e automatizzare i processi di esecuzione delle attività senza limitarsi mai alla sola gestione dei file.
