Il servizio di Firma Elettronica dei documenti per tutti integrabile via REST

Nel costante evolversi delle soluzioni tecnologiche per la gestione documentale, l’integrazione di strumenti per la firma elettronica diventa un pilastro fondamentale. In questa prospettiva, l’approccio di Top Consult tramite l’Interfaccia Rest si rivela cruciale per garantire la conformità normativa e la fruibilità versatile di un servizio di firma digitale.

Obiettivo di Top Consult è dotare le aziende di soluzioni tecnologiche che consentano loro di abbandonare totalmente l’uso di carta e penna. Per conseguire questo risultato, la sua piattaforma di gestione documentale doveva necessariamente includere uno strumento per la firma digitale compliant alle normative e sfruttabile facilmente da qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone). In tale logica è stata sviluppata e arricchita la soluzione TopMedia Social NED che include Easy Contract e 4Sign per la firma elettronica e, quindi, la realizzazione di documenti completamente in digitale.

Si è scelto di agevolare l’integrazione delle soluzioni per la firma elettronica mediante Interfaccia Rest – Representational state transfer, il sistema di trasmissione che consente le interazioni tra i componenti di un’applicazione distribuita in rete. Così facendo, tutto può essere messo in cloud e in qualsiasi momento è concesso di apporre firme digitali legalmente valide.

Come funziona la firma digitale

Grazie ad app ad hoc per la firma digitale è possibile siglare i documenti direttamente da PC o smartphone assicurando loro pieno valore legale. Questo si traduce nella preziosa opportunità di concludere interi processi completamente senza carta, evitando attività ridondanti quali la stampa di documenti.

Meccanismi di autorizzazione e autenticazione sono utilizzati nell’integrazione REST per permettere un accesso sicuro al servizio di Firma elettronica, soluzioni che includono l’uso di token e certificati digitali.
Tutte le informazioni sensibili inerenti a tale servizio sono protette da tecniche crittografiche.

Ampliando lo sguardo sulla proposta Top Consult emerge che l’azienda si impegna a perseguire la sicurezza su tutti i fronti. Nello specifico, l’azienda si impegna a:

• Utilizzo di policy ad hoc per proteggere l’organizzazione da minacce interne o esterne
• Gestione del rischio strategico a 360 gradi, andando oltre la data security
• Definizione di principi e direttive specifici, oltre che di criteri per la valutazione dei rischi
• Tecniche di controllo degli accessi
• Massima protezione dei dati dei clienti residenti nelle proprie infrastrutture
• Supporto sulle possibili problematiche e delle misure da adottare (incluse quelle inerenti ai dispositivi mobili)
• Garanzia di compliance e rispetto delle disposizioni di legge nello sviluppo dei prodotti

Il ruolo di Easy Contract di Top Consult

È la soluzione proposta da Top Consult per la sottoscrizione di documenti digitali che dà la possibilità di apporre tutte le tipologie di firme elettroniche consentite adeguate a ciascun contesto (firma elettronica semplice, firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata).

Tale software è stato pensato nel contesto della piattaforma documentale perché non si limita a essere un tool per la firma, ma si pone quale ultimo tassello della creazione di un documento informatico, come, per esempio, un contratto.

Easy Contract è personalizzabile e integrabile in qualsiasi processo. Tale integrazione è possibile grazie all’esperienza degli specialisti Top Consult e dei propri partner tecnici. La strategia del vendor prevede, infatti, un forte impegno anche sul fronte della consulenza: tecnica, di business e legale.

Con Easy Contract di Top Consult è nato appositamente per gestire i contratti. Questo strumento consente di definire la firma da parte di un numero specifico di persone e le modalità e l’ordine con cui devono firmare, l’archiviazione e conservazione automatica del documento alla fine del processo, il tutto inviando automaticamente messaggi con link ai documenti, al fine di sollecitare la visione e la firma da parte dei destinatari specifici.

A cosa serve il servizio 4Sign

Una piattaforma di gestione documentale interconnessa con tutti gli applicativi che governano il business di un’organizzazione è un presupposto imprescindibile per l’integrazione dei processi. Favorendo la dematerializzazione e digitalizzazione si crea un archivio unico centralizzato, costantemente aggiornato, e si innalza l’efficienza operativa.

Flussi documentali il più possibile automatici mettono le imprese al riparo da rischi di errori, dimenticanze, ritardi nelle risposte. Infatti, avere accesso immediato e una condivisione facilitata dei dati agevola la collaboration tra team e interdipartimentale.

4Sign rappresenta una vera e propria scrivania virtuale dove poter appoggiare i documenti che devono essere condivisi con una o più persone e da loro siglati. Si tratta di un servizio in cloud (fruibile in modalità pay per use) basato sulla piattaforma di classe enterprise realizzata da Top Consult per la gestione documentale, che si conclude con la possibilità di conservare a norma i documenti realizzati.

4Sign è stato pensato per sostituire il tradizionale Libro firma Cartaceo. Mediante connettori ad hoc realizzati da partner tecnici specializzati di Top Consult, può essere inserito in qualsiasi processo documentale anche con automatismi attivati con chiamate via REST.

Investire in soluzioni come Easy Contract e 4Sign non solo si traduce nell’adozione di strumenti per la firma elettronica, ma rappresenta anche un passo significativo verso un’efficienza operativa senza carta, un’ottimizzazione dei processi e un solido impegno verso la sicurezza e la conformità normativa. L’integrazione fluida, resa possibile tramite connessioni REST, proietta le aziende verso un futuro di digitalizzazione avanzata e di gestione documentale agile e sicura.