Trecento postazioni connesse via web: la via di San Benedetto alla gestione documentale totale e al Collaboration.
Smau Milano 2015 Finalista San Benedetto. Gestionali evoluti per migliorare le performance in azienda: Acqua Minerale San Benedetto – Top Consult
Workshop collegato:
Venerdì 23 – ore 14:30
Sala 1 – Pad. 2
L’IDEA IN BREVE
Una “multinazionale tascabile” italiana dal marchio molto conosciuto nel mondo delle acque minerali e delle bibite gassate. E l’esigenza di rendere anche le fatturazioni, i registri contabili e le bolle di accompagnamento delle merci un sistema fluido, senza intoppi e ingorghi, anzi incentivando la massima collaborazione fra i dipendenti. È questo in estrema sintesi il caso di successo di Acqua Minerale San Benedetto, che ha completamente rinnovato il proprio sistema di gestione documentale confermando la partnership con Top Consult e implementando la nuova versione del software TopMedia Social Ned.
L’ESIGENZA
Dopo dieci anni di utilizzo del software Top Consult, San Benedetto ha colto l’opportunità di un aggiornamento alla sua versione più recente (TopMedia Social Ned) per sfruttare le sue nuove funzionalità, in particolare per quanto concerne l’estensione della gestione documentale a documenti non di carattere strettamente amministrativo e contabile. Contestualmente, un’altra esigenza da soddisfare era la costruzione di strumenti digitali per la collaborazione fra dipendenti impegnati in team di lavoro su progetti di ampio respiro.
LA SOLUZIONE
Nel mese di maggio 2015 è cominciata la procedura di aggiornamento alla nuova piattaforma enterprise TopMedia Social Ned: il lavoro potrà dirsi completato alla fine del mese di ottobre quando sarà completata la migrazione di tutti gli archivi dalla vecchia alla nuova versione. Si tratta di una grande mole di record, circa 26 milioni di documenti archiviati e consultabili, conservati in dieci anni di attività.
Oltre alle applicazioni esistenti (ciclo attivo e passivo integrati con il gestionale SAP, gestione dei ati del Personale, conservazione sostitutiva di libri e registri aziendali) parte essenziale della nuova soluzione sono ad esempio le funzioni di gestione della fatturazione verso la Pubblica Amministrazione, grazie a un’interfaccia digitale verso la PA implementata con un nuovo modulo introdotto nell’aggiornamento. Ma non meno importante è lo sviluppo dell’interfaccia client in modalità web. Si semplifica così l’accesso al sistema di gestione e archiviazione aprendolo alla maggior parte delle circa 300 postazioni di lavoro che utilizzano l’archiviazione negli uffici centrali e negli stabilimenti del gruppo.
IL CAMBIAMENTO
In San Benedetto il sistema documentale è impegnato in un ampio spettro di applicazioni chiave che rendono più semplici, veloci ed efficienti processi fondamentali per l’azienda. I documenti sono memorizzati in un unico archivio centralizzato e sono immediatamente reperibili con criteri di ricerca ampi e flessibili e condivisibili da tutte le strutture aziendali che ne hanno bisogno per il loro lavoro. Sono numerosi anche i cambiamenti in positivo generati dalla nuova innovativa piattaforma documentale. Dal punto di vista dei costi, innanzitutto, si registra un sensibile risparmio nei costi di manutenzione e supporto sulle 300 postazioni di lavoro. Le postazioni infatti sono state connesse via web all’archivio centralizzato e in questo modo qualsiasi aggiornamento del software viene implementato solamente nel server centrale e i terminali vengono aggiornati tramite browser. In precedenza invece era necessario l’intervento di un tecnico che operasse gli aggiornamenti al software su ognuno dei terminali. Un’altra direttrice di cambiamento sarà attivata in un prossimo futuro con il progetto pilota di una piattaforma di collaboration. Questa è pensata per offrire una piattaforma digitale ai gruppi di progetto che in San Benedetto lavorano in ambiti che vanno dalla progettazione di nuovi prodotti alla ricerca e sviluppo fino al marketing. Il modulo collaborativo che sarà testato permetterà di condividere le informazioni fra i soggetti – dipendenti e consulenti esterni – che fanno parte di un team, di archiviare tutta la documentazione relativa e di rendere così semplice una ricerca documentale ex post.
L’AZIENDA
Acqua Minerale San Benedetto, con sede a Scorzè, in provincia di Venezia, conta cinque stabilimenti produttivi in Italia e quattro in altri paesi europei. Il gruppo – di cui fanno parte altri marchi come Gran Guizza, Alpe Guizza e Acqua di Nepi – è attivo commercialmente in 98 paesi di tutto il mondo. I dipendenti sono 110 nella sede veneziana e circa 1800 nel complesso del gruppo. Il fatturato ammonta a circa 700 milioni di euro.
