Sottoscrizione digitale dei documenti: i diversi servizi di firma elettronica di Top Consult

Nel percorso di digitalizzazione di qualsiasi processo aziendale, la sottoscrizione digitale dei documenti rappresenta un aspetto importante. Poter firmare i documenti senza aver bisogno di avere in mano fisicamente il documento significa, infatti, rendere decisamente più veloce lo svolgimento delle attività.

Sottoscrizione digitale dei documenti: i vantaggi per le aziende

Con sottoscrizione digitale dei documenti si intende il processo che permette di verificare l’integrità e l’origine di un documento informatico firmato digitalmente.

Più nello specifico, seguono tutti i benefici che le aziende possono ottenere utilizzando dei sistemi che consentano di firmare digitalmente.

• Integrità: una volta firmato digitalmente il documento non può più essere modificato
• Autenticità: chi firma digitalmente (procedimento che non può essere falsificato) deve assumersi la responsabilità del proprio benestare
• Affidabilità: operatori autorizzati si occupano di fornire i certificati elettronici che occorrono per garantire che la firma elettronica sia valida
• Validità legale: Apponendo una firma elettronica qualificata il documento ha validità legale, equivalente a quando si sottoscrive con firma autografa
• Velocità: non essendo necessaria la presenza fisica, i processi in cui sono contemplati documenti che possono essere sottoscritti digitalmente si svolgono più velocemente, indipendentemente da dove si trovano le persone coinvolte
• Praticità: grazie alla firma elettronica si possono impostare workflow documentali più semplici che sostituiscono i tradizionali processi di approvazione su carta
• Risparmi: sia di tempo che risorse, incluse quelle ambientali dato che, per esempio, non serve ricorrere alla stampa.

Firma elettronica: garanzia di integrità e autenticità dei documenti

La firma elettronica è uno strumento digitale basato su algoritmi matematici e tecniche crittografiche progettati per assicurare integrità e autenticità dei documenti. Tali tecnologie fanno sì che i documenti firmati digitalmente abbiano valenza legale e piena efficacia probatoria e non possano essere ripudiati da chi ha apposto la firma stessa.

Vi sono varie tipologie di firme in base al livello di sicurezza. In estrema sintesi, esistono:

• la firma elettronica semplice o debole che fornisce la sola autenticazione di un documento elettronico, efficacia probatoria valutabile dal giudice caso per caso.
• la firma elettronica avanzata è più sicura e consente di fornire una connessione univoca al firmatario, efficacia probatoria della scrittura privato (art. 2702 cc).
• la firma elettronica qualificata che è completamente equiparabile a quella autografa, efficacia probatoria della scrittura privato (art. 2702 cc), integra “l’inversione dell’onere della prova”.

I servizi Top Consult per la sottoscrizione digitale dei documenti

La piattaforma di document management di Top Consult è TopMedia Social NED. Nel contesto di tale soluzione sono offerti una serie di servizi attivabili dalle aziende per ottimizzare la gestione dei documenti e i processi che su quest’ultimi sono basati.

Nello specifico, Easy Contract è il software che pone le organizzazioni nelle condizioni di formare e firmare digitalmente i documenti avendo piena certezza che siano autentici, affidabili e abbiano validità legale. Easy Contract garantisce l’identità del titolare di firma e che non si effettuino modifiche del documento firmato.

Il suo utilizzo è raccomandato per la firma di contratti per i quali è anche disponibile un servizio legale specializzato per sviscerare le particolarità dei singoli clienti.

Una volta caricato il documento sulla piattaforma è possibile condividerlo, mandarlo a chi di dovere in modo che vi faccia le opportune considerazioni e modifiche e poi può essere sottoposto alla sottoscrizione elettronica dei firmatari.

Easy Contract, infine grazie alle funzionalità native della piattaforma TopMedia Social NED, conclude il proprio compito inviando in conservazione il documento e arricchendo, dunque, l’archivio sostitutivo che man mano si va a produrre.

4Sign è invece un’app presentata da Top Consult che rappresenta una vera e propria scrivania virtuale su cui poggiare i vari documenti da firmare. Si tratta però di una scrivania intelligente, per così dire dinamica, capace di coinvolgere nel processo di firma le persone giuste, sollecitandole con notifiche che le raggiungono tempestivamente. La soluzione indica i punti dove apporre le firme e può essere usata per rimandare il documento a chi di dovere. Un libro firma dinamico e semplice integrabile in ogni processo.

Il servizio, fruibile in modalità pay per use, ed è pensato per qualsiasi dipartimento aziendale, dall’amministrazione alle risorse umane sino agli ambiti del procurement e delle vendite con tutti i contratti che li caratterizzano.

Proprio perché destinato a tantissime tipologie di utenti, il prodotto vanta un’interfaccia molto semplice e intuitiva, in modo che non richieda la necessità di fare formazione.