PACCHETTI APPLICATIVI TOPMEDIA: IN AZIONE SUL CAMPO
Spedizione fatture e gestione della PEC
Due società agroalimentari Gruppo Martini e Masi Agricola ottimizzano con i Pacchetti spedizione fatture e gestione della PEC. Rispettano gli obblighi di legge e possono chiedere gli interessi sui pagamenti ritardati
GRUPPO MARTINI
Molta la carne al fuoco nel documentale
“Spinta iniziale all’introduzione del sistema documentale è stata la necessità di gestire la PEC … Abbiamo scelto Top Consult per la validità del suo software e per la completezza dell’offerta, ricca anche di informazioni normative”
E’ stato avviato un progetto documentale che tocca 4 società del gruppo ed è basato sui Pacchetti Applicativi TopMedia NED di Top Consult: Contabilità, Gestione Corrispondenza e Conservazione Sostitutiva.
Oggi il piatto forte del progetto documentale in Martini è la gestione e spedizione delle fatture attive per le 4 società coinvolte: circa 350.000 documenti all’anno, ciascuno in media di due pagine. Prodotte dal gestionale SAP, le fatture vengono trasformate in Pdf e archiviate in TopMedia NED; il sistema le preleva e le spedisce automaticamente ai clienti secondo le regole prestabilite per ciascuno: via posta elettronica o PEC, fattura unica centralizzata o per ogni punto di vendita, file unico per fattura o file cumulativo delle fatture di un giorno, tipo di periodicità, e così via. Ci sono caselle di posta che possono inoltrare anche mille fatture al giorno. In una società come il Gruppo Martini centrale è inoltre la gestione della PEC nel processo di fatturazione attiva e passiva per ottemperare all’Art. 62 del DL N.1 del 18/10/12 per il settore agro-alimentare. Il prossimo step del progetto documentale prevede la conservazione sostitutiva a norma di legge delle fatture attive e della PEC (messaggi più ricevute di consegna e spedizione) e poi anche di tutti i registri, libro giornale, partitari, giornali di magazzino, ecc., per un totale di quasi 900.000 documenti all’anno. La conservazione sostitutiva verrà fatta in outsourcing da Top Consult, che riceverà in duplicato nella propria Server Farm tutti i vari documenti in questione e assumerà anche il ruolo di Responsabile aziendale della conservazione …
MASI AGRICOLA
Software di qualità per vini d’alta gamma
“Siamo soddisfatti della scelta fatta con il software Top Consult… Al di là dei singoli vantaggi operativi, la gestione elettronica dei documenti si è dimostrata una leva che ci apre nuovi orizzonti, verso nuovi mondi applicativi e nuove modalità di gestione”
Inizialmente si è cercato di spedire le fatture direttamente dal sistema gestionale è un As/400 con le ACG di Ibm, ma questo non è in grado di gestire e conservare le PEC. Dopo una software selection, i Pacchetti Applicativi TopMedia di Top Consult, Fatturazione Elettronica e Gestione Corrispondenza, hanno permesso di risolvere positivamente il problema nella sua interezza.
Nel ciclo attivo oggi le fatture prodotte dal gestionale vengono archiviate in Pdf in modo omogeneo, importate nel sistema documentale e spedite ai clienti tramite PEC; alla fine vengono archiviate le fatture e le PEC (messaggi e ricevute di ritorno), conservate a norma. La PEC garantisce la data certa di ricevimento della fattura, permettendo di emettere, in caso di mancato pagamento, una fattura aggiuntiva con i costi del ritardo. Fatture, ordini e bolle (per un totale di 30.000 documenti all’anno), fra loro correlati, consentono inoltre una visuale completa di tutto il ciclo che va dalla emissione dell’ordine cliente alla spedizione della merce, fino alla emissione e spedizione della fattura. Le fatture attive sono prevalentemente rivolte ai clienti italiani, soprattutto enoteche, ristoranti, wine bar, mentre per l’estero – che pure totalizza la parte predominante del fatturato – si hanno poche fatture indirizzate agli importatori, di solito uno per Paese. Un’altra applicazione documentale riguarda l’invio automatico per e-mail da TopMedia agli agenti italiani degli estratti conto provvigionali relativi alle fatture del mese, prima spediti per posta assieme alla copia cartacea delle fatture …
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