Estratto RIVISTA Office Automation – Aprile 2020
Grazie a TopMedia Social NED l’azienda è riuscita a sfruttare la fatturazione elettronica per ottimizzare gran parte dei flussi documentali, abilitando processi totalmente digitali che si sono rivelati strumenti indispensabili anche durante l’emergenza Coronavirus. E i progetti non finiscono qui.
Sfruttare l’obbligo della fatturazione elettronica per cambiare in modo radicale l’approccio alla gestione documentale. È possibile farlo e la dimostrazione arriva da Servotecnica, società nata nel 1980 con l’obiettivo di fornire soluzioni per il controllo del moto sulle macchine automatiche. Un’azienda che da Nova Milanese, in provincia di Monza e Brianza, è cresciuta aprendo uffici in Veneto, Toscana e nel Lazio, con un’offerta in linea con le evoluzioni di settore e che oggi soddisfa le esigenze di clienti in tutta Europa. “Alla base del nostro lavoro ci sono i nostri valori: il miglioramento continuo, l’innovazione, lo spirito di squadra, la determinazione e la responsabilità – ha spiegato Tina Bosisio, Inside Sales Manager della società che oggi conta 50 dipendenti. Nell’ambito di questi nostri principi fondamentali si inserisce il passaggio alla digitalizzazione dei documenti che nel 2018 abbiamo intrapreso con Top Consult”.
L’Approccio
È stata Top Consult, infatti, a guidare Servotecnica nella riorganizzazione interna della gestione documentale, in un progetto ad ampio raggio che ha trovato le sue basi negli strumenti di workflow e collaboration offerti da TopMedia Social NED, la piattaforma enterprise di document management e collaborazione aziendale sviluppata da Top Consult.
“Se in un primo momento TopMedia Social NED sembrava andare oltre quelle che erano le nostre richieste, successivamente abbiamo compreso il valore aggiunto che poteva offrirci – ha evidenziato Bosisio. Top Consult si è dimostrata da subito un partner capace di comprendere le nostre esigenze e di guidarci con i suoi professionisti nel nostro percorso di riorganizzazione digitale, individuando quali processi potevano essere migliorati e in che modo. Un approccio che in poco tempo ha portato a risultati significativi”.
Non solo fatturazione elettronica
Non solo fatturazione elettronica L’utilizzo di TopMedia Social NED, oltre a consentire la conservazione a norma e la gestione del ciclo attivo e passivo i fatturazione, ha permesso a Servotecnica di sviluppare archivi totalmente digitali legati alle pratiche commerciali e di ottimizzare gran parte dei flussi documentali fino ad allora cartacei.
“Il progetto ha ormai coinvolto anche l’intera area amministrativa della nostra società, che oggi lavora completamente senza carta – ha spiegato Bosisio. Rivolgendoci sia al mercato domestico sia a quello europeo abbiamo avuto inoltre la necessità di digitalizzare tutto il flusso dei documenti doganali, sia in import sia in export, eliminando completamente la stampa dal magazzino all’ufficio amministrativo per la validazione e il relativo pagamento. Top Consult ci ha consentito di digitalizzare anche questa tipologia di documenti introducendoli in un flusso logico che oggi permette alla contabilità di poter procedere alle registrazioni del caso in modo agevole grazie all’integrazione tra TopMedia Social NED e il nostro software gestionale, SPACEnet di Cegeka”.
Nuovi flussi approvativi
Una ‘rivoluzione paperless’, quella intrapresa da Servotecnica, che ha ricevuto un importante impulso lo scorso anno, quando l’azienda ha deciso di integrare il modulo SocialFlow alla configurazione in cloud di Top Consult per facilitare la definizione di flussi di approvazione tra le diverse aree aziendali. Un supporto importante per la società, che grazie alla compatibilità della soluzione con tutti i dispositivi Android e iOS oggi consente al proprio personale amministrativo e commerciale la gestione di scenari approvativi anche complessi in modalità ‘mobile’, tramite smartphone e tablet. “Grazie a questa integrazione il nostro ufficio commerciale riesce ad autorizzare e confermare quanto fatto dal supporto vendite, nell’inserimento degli ordini e nelle conferme verso i clienti, in un workflow totalmente digitalizzato che abbiamo intenzione di implementare anche per la gestione degli ordini verso i fornitori e per l’approvazione delle fatture del ciclo passivo”.
Documentazione tecnica
“Un passaggio cruciale”, lo ha definito Bosisio, così come “cruciale” per Servotecnica è stato l’utilizzo di TopMedia Social NED per l’archiviazione dei disegni tecnici dell’azienda che oggi compongono un registro digitale strutturato facile da consultare dai professionisti che operano nelle diverse sedi della società, non solo in quella centrale. “Un archivio destinato ad arricchirsi con ulteriori documenti che rappresentano il nostro know how nei confronti dei clienti – ha aggiunto Bosisio. Un lavoro non semplice, ma che stiamo portando avanti grazie a Top Consult che è riuscita a interfacciarsi in modo produttivo e brillante con le diverse figure e competenze aziendali che collaborano alla realizzazione di questi progetti, come gli ingegneri dell’ufficio tecnico e il nostro team R&D”.
Il supporto durante l’emergenza Coronavirus
La dematerializzazione degli archivi, la digitalizzazione dei processi e l’integrazione dei flussi documentali tra le varie aree aziendali ha consentito a Servotecnica di migliorare anche il lavoro del personale, la collaborazione, con l’introduzione di nuovi modelli operativi che si sono rilevati di fondamentale importanza durante l’emergenza Covid-19. “Il personale di back office, dell’amministrazione e di altri uffici di Servotecnica hanno operato in smart working sin dalle prime fasi di questa situazione e lo hanno potuto fare anche grazie all’utilizzo di TopMedia Social NED in modalità cloud che ha garantito da subito l’accesso a tutta la documentazione necessaria per proseguire le attività da remoto”, ha concluso Bosisio evidenziando come i progetti di Servotecnica siano in continuo sviluppo: “In soli due anni, il percorso intrapreso ha condotto a importanti benefici in termini di ottimizzazione delle attività, di produttività interna e di riduzione dei costi. Risultati raggiunti grazie a Top Consult, una società con la quale vogliamo continuare a lavorare per cogliere appieno le opportunità derivanti dalla gestione documentale”.
“Un’ottima prova, un esempio, di come sia possibile passare in poco tempo dalla fatturazione elettronica alla dematerializzazione e digitalizzazione di documenti e processi”. Matteo Zaffagnini, Responsabile Marketing di Top Consult, descrive così Servotecnica, “un cliente lungimirante, che è stato capace di sfruttare un’esigenza normativa per migliorare determinati flussi, sfruttando appieno le potenzialità di TopMedia Social NED, non solo per sviluppare archivi totalmente digitali, ma anche per introdurre nuove vie di collaborazione. Un approccio alla gestione documentale che ha consentito a Servotecnica di digitalizzare una serie di processi prima cartacei e di adottare lo smart working sin dalle fasi iniziali dell’emergenza Coronavirus, a testimonianza di come TopMedia Social NED in modalità cloud sia abilitante anche una diversa modalità di lavoro che, indipendentemente da questa situazione, l’azienda potrà facilmente sfruttare anche in futuro”. Le iniziative di Top Consult, però, non finiscono qui. “Il nostro obiettivo è guidare Servotecnica, non solo alla digitalizzazione completa dei processi, ma anche alla loro automazione, sfruttando logiche di Robotic Process Automation che permettono di ridurre gli errori, di aumentare la produttività e di garantire un’ulteriore riduzione dei costi legati alla gestione documentale. L’automazione è insita nelle nostre soluzioni, la nostra società può dirsi pioniera in questo ambito – ha concluso Zaffagnini. Da oltre 30 anni Top Consult è un partner dei clienti e grazie all’esperienza maturata sul campo è in grado di calarsi nelle diverse realtà aziendali, di comprendere le differenti esigenze, di capire e far capire in che modo approcciare al meglio il document management. Servotecnica è un esempio di come, lavorando insieme a noi, sia possibile raggiungere in poco tempo risultati concreti”.
