Gestione, Conservazione, Collaborazione. Con questi 3 principali obiettivi Top Consult ha realizzato e continua ad arricchire la propria piattaforma di document management, TopMedia Social NED. Disponibile sia on premise sia in cloud, la soluzione di classe enterprise è robusta e potente, capace di sostenere elevati carichi di lavoro. La logica su cui si fonda, è sviluppata dalla consapevolezza che un’efficace gestione digitale dei documenti aziendali consente di rendere più efficienti i processi e innalzare il livello di coinvolgimento degli addetti, innovando il loro modo di lavorare e rendendoli più produttivi.
Cos’è e a cosa serve TopMedia Social NED
La soluzione Top Consult è costruita su un’architettura avanzata e scalabile che allo stesso tempo offre un’interfaccia smart. Sfruttabile in modo tradizionale, è stata progettata per occuparsi di massicci volumi di documenti di qualsiasi tipo.
In pratica, TopMedia Social NED è il motore che alimenta i molteplici servizi offerti per la gestione documentale a 360 gradi. Completamente virtualizzata, garantisce alle aziende sicurezza e business continuty.
A corredo della soluzione sono proposti servizi in outsourcing (per esempio, la fatturazione elettronica B2B e verso la PA, la firma elettronica di documenti, gli Ordini mediante NSO, la Conservazione digitale) e servizi di consulenza e supporto, oltre che tecnici, organizzativi e legali.
Secondo la ricerca “Software nelle PMI: un motore d’innovazione per l’Italia”, il tasso di penetrazione di soluzioni gestionali nel 2023 è rimasto abbastanza stabile nelle Pmi (la categoria di imprese maggiormente diffuso nel nostro Paese), fa eccezione il settore software Gestione documentale e workflow che segna un +5% rispetto al 2022. Tale crescita, ipotizzano gli analisti, è riconducibile alla diffusione dello smart working e al desiderio di automatizzare e snellire i processi di gestione dei documenti.
Vantaggi del Cloud VS benefici dell’On premise
Top Consult offre alle aziende la libertà di scegliere la soluzione più adeguata alle proprie esigenze.
Da un lato, consente loro di fruire del prodotto in cloud, sollevandoli da tutte le preoccupazioni inerenti all’hardware, manutenzione e al suo aggiornamento. TopMedia Social NED in cloud si adatta in tempo reale alle necessità che possono nascere da picchi di lavoro essendo (data la stessa natura tipica del cloud) caratterizzato da flessibilità e modelli di costo prevedibili.
Top Consult, d’altra parte, rispetta la scelta dell’on premise che assicura pieno controllo sulle informazioni, oltre a una maggiore percezione di sicurezza.
TopMedia Social NED è la piattaforma software per la gestione documentale e collaborazione aziendale che applica al document management le modalità di comunicazione tipiche dei social (quindi improntate su immediatezza e semplicità di recupero delle informazioni) al modo di organizzare, condividere e aggiornare le informazioni.
Tutto ciò significa avere la possibilità di disegnare e impostare flussi documentali, se si riesce automatici o comunque il più possibile adattati ai processi, affinché non si verifichino mai interruzioni di attività e, al contrario, fare sì che ogni pratica sia sempre portata avanti velocemente. Con TopMedia Social NED, infatti, si ha una comoda bacheca che riporta a tutti coloro che cooperano in un task le informazioni disponibili, le azioni da compiere eccetera così che ciascuno sia sempre aggiornato.
Interi flussi di lavoro potranno essere rivisti grazie alle opportunità di automation e collaboration offerte da una soluzione come TopMedia Social NED.
Abbracciare la totale digitalizzazione della gestione documentale, con tutte le ricadute positive che essa ha in azienda, si traduce inoltre in un fondamentale passo in ottica green, rendendo l’azienda più ecosostenibile da vari aspetti a partire dal risparmio di carta.
Come ottenere valore dai dati contenuti nei documenti aziendali
Mettendo a fattore comune tutte le informazioni in un unico hub, coinvolgendo i componenti dei team di lavoro puntualmente e sollecitando le azioni delle persone opportune, l’azienda aumenta inevitabilmente la propria produttività. Basti pensare all’intero processo di formazione di un contratto: grazie alla facile condivisione dei dati, si incoraggiano interazione e scambio di idee. I vari responsabili avranno a disposizione tutte le informazioni necessarie, contribuiranno con i loro commenti, porteranno avanti determinate decisioni e, chi di competenza, siglerà quanto prodotto a valle del lavoro svolto. Tutto questo può essere fatto mediante una piattaforma documentale come Top Media Social NED che aiuta a evitare colli di bottiglia e interruzioni di processo. Nel sistema risulta di fatto subito evidente se mancano firme, autorizzazioni o modifiche imprescindibili.
Inoltre, TopMedia Social NED è integrabile con gli altri applicativi aziendali. I dati contenuti nei documenti aziendali possono quindi essere utilizzati in maniera fluida, senza che vi siano barriere nell’ecosistema digitale che si può andare a creare.
Un ambiente di questo tipo, tra l’altro, supporta l’impostazione di modelli di smart working e agevola la collaborazione a distanza, favorendo la creazione di team multidisciplinari che non necessariamente devono risiedere nello stesso territorio. E questo è un ulteriore plus dal punto di vista dell’incremento dei risultati di business.
Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell’e-book: “10 cose da sapere per un’efficace gestione documentale“ e scoprirai le caratteristiche vincenti di un sistema documentale completo, alleato prezioso dell’azienda, con capacità evolute per ottimizzare e automatizzare i processi di esecuzione delle attività senza limitarsi mai alla sola gestione dei file.
