Il Gruppo Unifarm di Trento aggrega quasi 2.000 farmacie di Trentino-Alto Adige, Veneto, Liguria e Sardegna; con un fatturato che sfiora i 600 milioni di euro, opera nell’industria della salute spaziando dalla distribuzione di farmaci attraverso 6 centri logistici alla produzione farmaceutica, fino ai servizi finanziari e allo sviluppo di soluzioni tecnologiche.
Unifarm: il progetto di gestione documentale
L’installazione di un sistema TopMedia Social NED ha dato il via a un progetto articolato che dovrà gestire al meglio i milioni di documenti che interessano Unifarm.
I punti principali riguarderanno il flusso dei documenti dei cicli attivo e passivo, la spedizione multicanale dei documenti, la fatturazione verso la PA, l’archiviazione automatica di e-mail e PEC, la gestione dei Vettori. Sarà prevista anche la conservazione digitale dei documenti attivi e passivi in outsourcing presso la server farm di Top Consult.
Nel ciclo passivo si userà una specifica soluzione OCR Data Capture, integrata con il sistema documentale e con quello gestionale, che effettua il data entry dei dati presenti su DDT e fatture fornitori. Verrà anche avviato nella piattaforma documentale un workflow approvativo dei carichi merce, in cui il responsabile del flusso evidenzia i documenti assieme a quelli correlati e li approva, li respinge o chiede ulteriori informazioni.
L’importanza della gestione documentale con Top Consult
In un contesto aziendale sempre più digitalizzato, una gestione documentale efficiente è fondamentale per garantire l’organizzazione, la sicurezza e l’accessibilità dei dati. Con le soluzioni di Top Consult, le aziende possono semplificare e ottimizzare il processo di archiviazione e gestione dei documenti, migliorando la produttività e riducendo i rischi legati alla gestione manuale.
Le soluzioni di Top Consult permettono di:
- Centralizzare e archiviare documenti in modo sicuro: la gestione digitale elimina la necessità di archivi cartacei, riducendo il rischio di perdita di informazioni e garantendo la tracciabilità dei documenti.
- Ottimizzare i flussi di lavoro: i sistemi di gestione documentale automatizzano i processi, migliorando l’efficienza e riducendo i tempi di lavoro.
- Garantire la compliance: le soluzioni di Top Consult assicurano il rispetto delle normative in materia di gestione dei dati e di conservazione elettronica dei documenti.
- Migliorare la collaborazione: la possibilità di accedere ai documenti in tempo reale e da qualsiasi luogo facilita la collaborazione tra i team aziendali, anche a distanza
Adottando una piattaforma di gestione documentale avanzata come quella di Top Consult, le aziende possono affrontare con successo le sfide della digitalizzazione, migliorando l’efficienza operativa e garantendo una gestione sicura e conforme dei dati.
