I vantaggi del processo di conservazione a norma della PEC con un sistema documentale

L’implementazione di un efficace sistema di conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata (PEC) all’interno di un robusto sistema documentale rappresenta un pilastro imprescindibile per le aziende nel contesto digitale contemporaneo. Esploriamo i molteplici benefici che derivano dall’aderire a tali regolamentazioni, non solo come obbligo legale, ma come fonte di vantaggio strategico per la gestione dei documenti aziendali. I messaggi di PEC – Posta elettronica certificata – devono essere conservati secondo specifiche regole tecniche per almeno 10 anni: questo è quanto stabilito per legge. Una piattaforma per la gestione documentale che integri la possibilità della conservazione a norma della PEC ha tra i suoi principali vantaggi quello di permettere alle aziende di impostare un flusso documentale che rispetti questa scadenza. Non solo. Un Document Management System evoluto favorisce la creazione di un archivio digitale centralizzato (capace di mettere a fattore comune documenti provenienti da fonti diverse, inclusa appunto la posta elettronica) che offre una vista completa delle attività di business. Quanto più la piattaforma documentale offre funzioni di integrazione e automazione tanto più sarà possibile predefinire workflow che in autonomia completano pratiche interamente digitali.

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Conservazione PEC a norma di legge: cosa c’è da sapere

I messaggi di posta elettronica certificata sono dei documenti informatici a tutti gli effetti. Premesso infatti che la normativa italiana definisce documento informatico “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, anche le PEC possono esserlo, posto che siano garantiti, autore, autenticità, integrità, immodificabilità, leggibilità e reperibilità dei contenuti trasmessi. Come anticipato, i messaggi di Posta Elettronica Certificata che hanno valore legale, devono essere conservati per 10 anni (secondo quanto fissato nell’articolo 2220 del Codice Civile), e hanno rilevanza giuridica solo se sono gestiti secondo uno specifico procedimento definito dalla normativa (articolo 43 e 4 del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Solo dando tali garanzie, i messaggi di PEC equivalgono pienamente alla tradizionale Raccomandata con ricevuta di ritorno. Ma cosa conservare dei messaggi PEC? La legge richiede che venga conservata la ricevuta di consegna completa, che comprende, oltre al messaggio inviato, la firma elettronica e il file daticert.xml con tutte le informazioni necessarie: identificato ID del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC e la ricevuta. Solitamente, il provider che fornisce il servizio PEC invia la ricevuta che contiene il messaggio e la notifica di consegna al destinatario. Il fornitore del servizio PEC deve conservare i log di tutte le operazioni inerenti allo scambio dei messaggi. L’azienda o ente non può svolgere queste operazioni manualmente (basti pensare che spesso vi sono più caselle di posta certificata, gestite da persone e uffici diversi e aperte in momenti differenti). È dunque necessario predefinire un servizio ad hoc e servirsi di strumenti appositamente creati per essere compliant. Così facendo, di fatto, si può essere certi di predisporre un processo che osserva quanto fissato dall’art. 2214 del Codice Civile che dice di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite».

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Vantaggi della conservazione a norma della PEC per le aziende

L’obbligo di conservazione a norma delle PEC non deve essere visto solo come tale perché rappresenta un’importante opportunità per le aziende. Premesso che è necessario verificare le varie tipologie di messaggi PEC per stabilire quali possano essere conservati a norma, integrare anche la posta in un unico repository documentale significa arricchirlo e avere l’occasione di tenere monitorati in tempo reale i rapporti tra collaboratori interni, con i partner/fornitori e con i clienti. Sempre più le comunicazioni tra tutti questi attori (che solitamente sono alla base dei processi) avvengono via mail. Non dimentichiamo che la Pubblica amministrazione per prima deve avere caselle PEC, abilitare i propri sistemi per la firma elettronica ed è fortemente invitata a utilizzare i canali digitali per le proprie comunicazioni. Far sì che i sistemi aziendali siano in grado di recepire, indirizzare e sollecitare l’attenzione sulle comunicazioni scambiate via PEC significa essere più reattivi, veloci nell’esecuzione delle operazioni e più precisi nell’acquisizione e trasferimento dei dati, in quanto non si corrono pericoli di ritardi nell’apertura dei messaggi, di intasamento delle caselle, di errori di distrazione umana nel trasferimento delle informazioni alle persone eccetera.

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Come scegliere il software gestione PEC aziendale perfetto

La conservazione a norma della PEC pone al riparo dal rischio di inadempienza alle regolamentazioni, ma i vantaggi non si limitano a una più efficace e sicura gestione dei messaggi. Se il compito di conservare la PEC è affidato a una piattaforma per la gestione documentale integrata con altri applicativi che si occupano del business (ERP e CRM), i benefici per imprese ed enti si moltiplicano.

• Accrescere le capacità di integrazione dell’ecosistema IT significa costruire un ambiente dove i dati si muovono in maniera fluida e sono in grado di fornire in ogni momento aggiornamenti sullo stato di avanzamento lavori. Grazie a una soluzione di gestione documentale in cloud, tale visione, tra l’altro, può essere restituita mediante qualsiasi dispositivo.
• Con un software documentale capace di integrare documenti originati da varie fonti, inclusi appunto quelli veicolati dalla PEC, è più facile tracciare le informazioni, avere evidenza di come si svolgono i processi e di dove si verificano inefficienze. Si possono calcolare più facilmente e con precisione le performance e realizzare interventi di riallocazione risorse, innovazioni, nuovi servizi per ottimizzare i processi, siano essi logistici, di customer care, di produzione eccetera.
• Ciascuna pratica, ogni affare gestito, tutto quel che riguarda un ordine o un contratto può essere raggruppato digitalmente, in un vero e proprio fascicolo digitale, promuovendo modalità di lavoro più efficaci e consentendo verifiche e attività di auditing più rapide e complete.

In conclusione, adottare un sistema di gestione documentale integrato, che includa la corretta conservazione a norma della PEC, non solo garantisce il rispetto delle normative, ma si rivela un investimento che offre trasparenza, efficienza e un controllo completo sul flusso documentale. L’integrazione di tali strumenti non solo promuove la conformità legale, ma si trasforma in un catalizzatore per l’innovazione, l’ottimizzazione dei processi e l’elevazione dell’efficacia operativa aziendale.

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